航空会社X社は、日本を拠点に国内外を運航しており、革新的で快適な空の旅を提供する次世代の航空会社です。
この会社では、新規事業開発を目的として、半期に1回、部門横断型のプロジェクトを立ち上げています。
プロジェクトチームは、運航部門、整備部門、運送部門、営業部門など、各部門・各部署から1名ずつ選出され、月1回のミーティングを実施します。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：ミーティングの日程調整が難航
プロジェクト立ち上げ時には、管理部が以下の業務を担当します。
- 各部長へメンバーの選出依頼
- メンバーリストを作成（Googleスプレッドシートへ自動生成）
- 初回ミーティングの設定（Googleカレンダーへ登録）
- メンバーへ初回ミーティングの日程連絡
関係部署や部門が多いため、初回ミーティングの日程を決める業務に大変時間がかかっていました。
プロジェクト内容によっては特定のメンバーの出席が必須であり、さらに「全メンバーの8割が出席」「各部門から最低1名が出席」といった条件も考慮する必要がありました。しかし、日程調整ツールでは対応しきれず手作業で行うため、ミスが発生し、条件を満たさない日程や必須メンバーが欠席する事態が頻発。再調整を繰り返すことで初回ミーティングが大幅に遅れることもありました。
この遅れによりプロジェクト全体の進行が滞り、新規性やスピード感が求められる事業において競争力の低下が懸念されていました。
2. 解決策：生成AIによる日程調整を導入
この問題を解決するため、プロセスオーナーは生成AIを導入しました。複数の条件に合う日程を生成AIが調整し、返ってきた結果をGoogleカレンダーに登録するようにしました。今回、条件には「特定のメンバーの出席必須」「全メンバーの8割が出席」「各部門から最低1名が出席」などを設定し、結果はMarkdown形式で出力するよう指示しました。
出力例を明示したことで、必要な情報だけが返され、結果が一目で分かります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届くよう追加で設定しました。
3. 参加者リストの作成
2. のデータをもとに参加者リストがGoogleスプレッドシートに自動的に生成されます。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届きます。
5. 日程調整
管理部が 4. のデータを元に会議予定日を検討します。
6. Googleカレンダーに登録
管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
After
ワークフロー図の詳細を見る
1. 参加者の選定依頼
管理部が各部長へ参加者の選定依頼フォームを送ります。
2. 参加者の選定
各部長が部内の参加者を選定し、フォームへ入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届くよう追加で設定しました。
3. 参加者リストの作成
2. のデータをもとに参加者リストがGoogleスプレッドシートに自動的に生成されます。
4. 予定の入力
参加者が会議可能な日程を入力します。入力期限1日前にリマインダー通知がメールで届きます。
5. 日程調整
4.のデータを元に、提示した条件に従って生成AIが日程調整を行います。
6. Googleカレンダーに登録
5.で返ってきた結果をもとに、管理部が決定した会議の日程をGoogleカレンダーに登録します。
7. 開催通知メールの配信
管理部が会議の開催日時・場所の連絡を行います。
※視認性を高める目的により、本ワークフロー図は一部省略して表示しております。
3. 効果
日程調整の作業負担解消
生成AIが条件に基づき日程を自動的に調整するため、これまで手動で行っていた作業が不要になり、人的な負担が完全に解消されます。
プロジェクト進行のスピード向上
条件を確実に満たした日程が迅速に設定されることで、初回ミーティングの遅延がなくなります。その結果、プロジェクト全体の進行が加速し、新規事業の早期立ち上げが可能になります。
調整ミスの削減
AIが全ての条件を正確に反映した日程を提示するため、人的ミスが大幅に減少します。また、必須参加者や各部門からの代表者が確実に参加できるスケジュールが設定されることで、プロジェクトチームの活動がより効率的で効果的になります。
4. その他の業務への応用
シフトや勤務スケジュールの調整
必要なスキルや役割を持つ人材を考慮し、スタッフの予定など複数の条件に応じたシフト作成の効率化や公平性の向上が期待できます。
カスタマーサポートや訪問サービスの日程調整
顧客の希望日時と技術者の空き時間を自動調整し、顧客満足度を向上させます。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
