翻訳センターとして標準化とコスト削減を両立
1. 課題: タテワリ組織の非効率
組織の効率と成果を高めるためには、情報共有とプロセスの統合が重要な要素と言えます。しかし、多くの企業・組織は、縦割り組織構造の影響によって、情報共有も、プロセスの統合も、実現できずにいます。
Ｋ市の市役所でも、部署間における情報共有とプロセス共有が課題となっています。翻訳業務も例外ではなく、各部署が独自のノウハウに基づいて翻訳チームを編成し、翻訳を行っています。
その結果、各部署がそれぞれのノウハウで、それぞれの翻訳チームを編成して対応しています。たとえば、同種の翻訳業務が各部署で重複し、翻訳ガイドラインも組織全体で一本化されていません。
2. 解決策: 翻訳ワークフローのサブプロセス化
この課題を解決するために、プロセスオーナーは、翻訳ワークフローをサブプロセス化し、役所内他部署のワークフローからも自動的に呼び出せるように改善しました。
これにより他部署のワークフローアプリのプロセスオーナーが、ワークフロー図内に〔サービスタスク（子プロセス開始）〕を配置できるようになります。すなわち、”親ワークフロー” において案件が〔サービスタスク（子プロセス開始）〕に到達すれば、”子ワークフロー” である「翻訳ワークフロー」が自動的に呼び出されるようになります。（呼び出す側の部署で翻訳チームを組成する必要がなくなります）
Before:
翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” を入力します〔1.原文（和文）をセット〕。あるいは、翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” をメール転送します。〔メッセージ開始イベント（メール）〕
各言語の翻訳者は［引き受け待ち］にリストされているタスクを引き受け、翻訳結果を入力します。〔2.翻訳する（日⇒英）〕
After:
翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” を入力します〔1.原文（和文）をセット〕。
あるいは、親プロセスが “翻訳して欲しい和文” を、HTTP経由でリクエストします〔サービスタスク（子プロセス開始）〕⇒〔メッセージ開始イベント（HTTP）〕。 翻訳ワークフローの全工程が終了すれば、成果物が親プロセスに戻されます。
3. 効果
- 情報共有とプロセス共有の促進:
- サブプロセス化にともなって、各部署が独自に持っていた翻訳ノウハウや翻訳ガイドラインが共有されます。
- 翻訳の品質向上と作業効率化が期待されます。
- 翻訳業務の標準化:
- 翻訳業務の標準化が可能になります。
- 翻訳の品質が安定し、納期短縮にもつながります。
- 翻訳コストの削減:
- 翻訳業務の重複をなくし、翻訳コストを削減することができます。
- 翻訳業務の透明性の向上:
- 翻訳業務の進捗状況が可視化されます。
- 翻訳業務の透明性が向上し、関係者間の連携強化にもつながります。
4. その他の業務への応用
“サブプロセス化” は、会社全体の効率化と円滑な運営において有効です。
- 顧客情報更新サブプロセス:
- 顧客情報の更新（変更）をサブプロセス化しておく。
- 様々な業務で発生した顧客情報の更新を一元的に対応できる。
- 顧客対応サブプロセス:
- 顧客からの問い合わせやクレームへの対応をサブプロセス化しておく。
- 迅速かつ丁寧な対応を実現し、顧客満足度を高められる。
