受付プロセスと翻訳プロセスをモレなくつなぐ方法
1. 課題: 翻訳ワークフローの開始モレ
観光産業従事者の多いＫ市では、”持続可能な観光都市の実現” という理念のもと、観光案内文や史跡解説文の多言語翻訳サービスを提供しています。
翻訳依頼は、原則として電子メールを通じて受け付けられています。翻訳を依頼する市民は、 “translation-service@example.com” に和文原稿を送信し、受付事務局は「受け取りました。しばらくお待ちください。」のような返信を電子メールで行います。（すなわち、”受付プロセス” は、ワークフローアプリとして定義されていません）
これは、依頼者とのやり取りをスムーズに行い、依頼者の要望を正確に把握するためです。そして、翻訳すべき和文が確定した段階で、受付事務局の担当者は翻訳ワークフローを開始し、翻訳家たちに翻訳を依頼しています。
しかしながら、担当者が翻訳ワークフローの開始を忘れてしまうケースが発生することがあります。これは、人間による作業であるため、ある程度は仕方ないこととも言えます。しかし、重要な翻訳案件が開始されていないことは、関係者にとって大きな問題です。
2. 解決策: メール転送で起動できるように
この課題を解決するために、プロセスオーナーは「メール着信で自動開始される仕組み」を追加します〔メッセージ開始イベント（メール）〕。これにより受付担当者は、「メールの転送」で翻訳ワークフローを開始できるようになります。
なお、受付事務局側は Google グループ（メーリングリスト）で情報共有しています。つまり全ての “やり取り” がチーム全員で共有されています。翻訳ワークフロー起動のための「メール転送」も Google グループアドレスを CC に加えるルールとすることで、受付チームは全員、「翻訳ワークフローが開始されたこと」を認識できます。延いては “開始モレ” にも、より早い段階で気づくことができるようになります。
Before:
翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” を入力します。〔1.原文（和文）をセット〕
各言語の翻訳者は［引き受け待ち］にリストされているタスクを引き受け、翻訳結果を入力します。〔2.翻訳する（日⇒英）〕
After:
翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” を入力します。〔1.原文（和文）をセット〕
あるいは、翻訳依頼者（受付事務局の担当者）は “翻訳して欲しい和文” をメール転送します。〔メッセージ開始イベント（メール）〕
各言語の翻訳者は［引き受け待ち］にリストされているタスクを引き受け、翻訳結果を入力します。〔2.翻訳する（日⇒英）〕
3. 効果
- 翻訳ワークフロー開始モレの防止
- メール転送による自動起動仕組みを導入することで、関係者全員が翻訳ワークフローの開始を共有できます。
- 担当者の開始忘れリスク（翻訳案件の開始遅延リスク）を低減します。
- 翻訳業務の効率化
- 受付担当者は翻訳依頼のたびにワークフローを手動で起動する必要がなくなり、業務負担を軽減できます。
- 受付担当者（翻訳依頼者）は、翻訳依頼が確実に開始されるという安心感を得ることができます。
4. その他の業務への応用
この「メール転送で起動できるように」という解決策は、翻訳ワークフロー以外にも様々な業務に適用することができます。以下に、いくつかの例を挙げます。
- 経費精算
- 経費精算書類の提出時に、自動的に経費精算ワークフローが開始されるように設定できます。
- 経理担当者が書類の提出漏れを見逃すリスクを低減し、処理時間を短縮することができます。
- 顧客サポート
- 顧客から問い合わせメールが届いたときに、自動的に顧客サポートワークフローが開始されるように設定できます。
- 担当者が対応漏れを見逃すリスクを低減し、顧客満足度を向上させることができます。
- プロジェクト管理
- プロジェクトの開始時に、自動的にプロジェクト管理ワークフローが開始されるように設定できます。
- 関係者全員がプロジェクトの進捗状況を共有し、効率的にプロジェクトを進めることができます。
- イベント管理
- イベントの申込受付時に、自動的にイベント管理ワークフローが開始されるように設定できます。
- イベント主催者は申込状況をリアルタイムで把握し、スムーズにイベントを運営することができます。
