アパレルや雑貨を扱うオンラインショップ 森のショッピング株式会社 では、商品の認知度向上と販売促進を目的に、広報部が毎日1件、自社商品の投稿を Facebook や Instagram などのSNSで行う定例業務を続けています。
この地道な取り組みは、アカウントの成長を支える重要な基盤となり、ブランド力の向上や販売促進にも大きく貢献しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：割り込み依頼による定例投稿忘れ
SNS投稿フローは、会社全体のマーケティング活動を支える重要な定例業務の一つです。そのため、投稿漏れを防ぐために、毎朝タイマーを使用して確実に実施されています。
しかし最近では、定例投稿中に、緊急性の高い投稿依頼が頻繁に割り込むようになりました。他部署からの依頼は定例投稿よりも優先されるケースが多く、これにより、担当者は急な対応に追われ、投稿計画が乱れます。そのため、定例投稿が遅延したり、漏れてしまうことが増えていました。
2. 解決策：投稿依頼専用フローを追加
この課題に対応するため、プロセスオーナーは新たにメッセージ開始イベントを追加しました。この仕組みにより、他のワークフローアプリからのHTTPリクエストを受信すると、他部署からの投稿依頼を処理する専用のプロセスが自動的に立ち上がるようになりました。
これにより、定例投稿とは独立した形で処理できる環境が整備されました。
結果として、他部署からの依頼は別ルートで対応可能となり、定例投稿のスケジュールを安定して維持できるようになりました。
Before
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タイマー開始
毎日7:00AMにプロセスが開始され、作業担当者全員にタスクが届きます。設定した締切時間になっても部員がタスクを引き受けない場合、プロセスは終了します。
1.投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
件名変更
件名に投稿予約日時を追加します。
投稿報告
SNSへの投稿予約内容と日時を、Slackに自動投稿します。
After
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タイマー開始
毎日7:00AMにプロセスが開始され、作業担当者全員にタスクが届きます。設定した締切時間になっても部員がタスクを引き受けない場合、プロセスは終了します。
1.投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
件名変更
件名に投稿予約日時を追加します。
他部署からの依頼
他部署からのHTTPリクエストを受信すると、投稿依頼対応の専用プロセスが開始されます。
1a.依頼対応投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
投稿予約完了
件名に投稿予約日時を追加します。
投稿報告
SNSへの投稿予約内容と日時を、Slackに自動投稿します。
3. 効果
定例投稿のスケジュールが安定
定例投稿と他部署からの投稿依頼が分離されることで、定例投稿が計画通りに進行し、スケジュール遅延が防止されます。
他部署との連携が円滑化
他部署からの投稿依頼専用フローが追加されたことで、依頼内容が整理され、対応がスムーズになります。これにより、他部署との調整が効率的に行えます。
メッセージ開始イベントは、受信パラメータで受け取った値を業務データにセットすることができます。つまり、投稿依頼に必要な情報（例：投稿日時、優先度、依頼内容など）を自動的に反映させることで、依頼処理の手間を削減し、情報漏れを防ぐ仕組みが整っています。
確認ミスや情報漏れのリスク軽減
投稿依頼が整理され、フローが明確になったことで、急ぎの対応でもミスや漏れが発生しにくくなります。
4. その他の業務への応用
顧客対応業務（カスタマーサポート）
問い合わせを緊急度や内容に応じて分類し、それぞれのフローで対応を自動化。緊急対応の処理速度を向上させつつ、通常の対応が遅れない仕組みを整備できます。
人事管理業務
人事業務を定型処理（データ更新）とイレギュラー対応（相談・採用）に分け、各フローを明確化。一部を自動化することで、イレギュラー対応を迅速に行える仕組みを整えることが可能です。
プロジェクト管理業務
定例タスクと緊急タスクを専用フローで分け、それぞれにリソースを割り当てます。タスクの進捗状況や優先順位をリアルタイムで可視化することで、効率的なプロジェクト運営を実現できます。
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