契約プランが変わったなら共有して

Last Updated：

2025-05-12

契約情報のリアルタイム共有は、アップセル提案の効率を上げる！

MokuMokuクラウド社では、サポートチームで発生した「契約プラン変更」というイベント情報が、営業チームと共有されておらず営業活動に支障をきたしていました。そこで契約更新アラートが通知される仕組みを導入しました。このプロセス改善により、情報共有が円滑化し、営業活動の効率化と顧客満足度の向上が実現しました。

1. 課題: 担当営業との情報共有不足

B2B SaaS ベンダの MokuMokuクラウド社 。”毎月の請求” は、各契約それぞれの「請求日」に発行される方式です。

請求日: 契約開始日が「1月10日」の場合は『毎月10日』
サービスプラン: 松プラン・竹プラン・梅プランの3種類

この請求業務は、次の2つの［ワークフローアプリ］のキャッチボールで運用されています。

ワークフローアプリ “A:契約管理プロセス”:
- 全案件が、ヒューマン工程『2.契約プランを変更』に滞留されている
- プラン変更があれば、サポート担当が更新する
- 案件が「請求日」の0時をむかえると “B:請求プロセス” を起動する
ワークフローアプリ “B:請求プロセス”:
- 起動された案件は、”請求書を作成する工程” に到達する
- 経理担当は、請求書を送付する

たしかにサポート担当としては、契約プラン変更の「受付時刻」や「変更内容」をキチンと記録できています。下流プロセス（B:請求プロセス）の経理担当にも正確な請求情報が届いています。しかし、担当営業にはリアルタイムに共有されておらず、「お客様にプラン変更（アップセル）の提案を行った際に、すでに手続き済みだった」というような 入れ違い が発生しています。

2. 解決策: 手続発生時に自動通知

「A:契約管理プロセス」のプロセスオーナーは、メール送信イベント『契約内容の更新アラート』を追加しました。

このプロセス改善により、サポート担当によって『プラン変更』の手続きが実施された際、その手続き内容（契約変更内容）が担当営業に、自動的に通知されるようになりました。

※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

ワークフロー図（BEFORE AFTER）

契約管理プロセス BEFORE (Professional edition):

契約管理プロセス AFTER (Professional edition):

2つのワークフロー図をスライダーで比較

“請求タスク” が処理される仕組み（下流の業務プロセス）について：

『A:契約管理プロセス』は『B:請求プロセス』を呼び出します。（▲a が △b をキックします）

『B:請求プロセス』が起動されると案件は、幾つかの自動工程（x0 および x1）を経て、ヒューマン工程『2x.請求書PDF確認』に到達します。経理チームは、請求書PDFに不具合なければ、確認完了ボタンをクリックします。（請求書PDFは自動的にお客様に送付されます）

なお別途、（更新フラグが true なら）、『B:請求プロセス』は『A:契約管理プロセス』を呼び返します。（▲b が △a をキックします）

※詳細はコチラ

3. 改善効果

メール送信イベント「契約内容の更新アラート」による自動通知で、MokuMokuクラウド社の営業チームおよびサポートチームには以下のような効果が現れました。

情報共有の円滑化
- プラン変更などの手続きが、担当営業にリアルタイム通知されるようになりました
- 手作業による情報伝達のミス（ヒューマンエラー）が減り、業務効率が向上しました
- メールのCC送信設定により、管理職者にもリアルタイムに通知されるようになりました
セールス活動の活性化
- 担当営業は、顧客の契約状況が常に把握できるように（いつでも調べられるように）なりました
- 担当営業は、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました
- 担当営業は、顧客とのコミュニケーションを円滑にできるようになり、顧客満足度向上につなげられました
- 担当営業は、最適なタイミングでアップセルを提案できるようになりました

4. 他業務での応用

メール送信イベントによる自動通知は、”契約更新管理” の他にも様々な業務プロセスに応用可能です。

サポートチケット管理:
- 顧客からのサポートリクエストが受理された際や、対応が完了した際に担当者へ自動通知を行う
- 迅速な対応とフォローアップを行う
- 特定のキーワードを含むリクエストが受信された場合に、専門担当者に自動的に通知されるよう設定する
在庫管理:
- 在庫が一定の閾値を下回った際に、購買担当者に自動的に通知されるようにする（在庫切れを未然に防ぐ）
- 新しい在庫が入荷した際に自動通知を行う（販売チームに迅速に情報を共有）
プロジェクト管理:
- マイルストーン達成時や重要なタスクの完了時に、関係者全員に自動通知を行う
- 期限が迫っているタスクがある場合に、担当者にリマインダー通知を送信する
人事管理:
- 新しい従業員が入社した際に、関係部署に自動通知を行う（円滑なオンボーディング）
- 昇進や部署異動が発生した際に、自動的に通知を送信し、関係者に情報を共有する