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  • i Cubed Systems, Inc.

    i Cubed Systems, Inc.

    i Cubed Systems, Inc.

    Established

    2001

    Number of Employees

    110 (as of December 2022)

    Business

    Development and provision of software service “CLOMO”


    Industry

    Hitech

    User Departments

    Marketing (Order processing), Manufacturing dept (Procurement)

    Visualizing the Progress of Order Fulfillment

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    We, i Cubed Systems, Inc., are providing CLOMO, a service that provides the operation, management, and the platform necessary to implement the corporate introduction and utilization of smart devices.

    Ease of implementation is its biggest feature, achieved by a purchase system that allows customers to select only the features they need and a cloud service that customers can start using without capital investment. Now more than 5000 companies have introduced our system, mostly with large-scale users.

    We use Questetra for order processing operations.

    The CLOMO service comes with various optional services such as anti-virus and emergency remote lock/wipe, etc., thus there are many settings arrangements to be applied to the order handling process. We use Questetra for those purchase orders to reduce errors and mistakes.

    Q. What has changed after the introduction?

    We used to manage tasks on paper, so we couldn’t follow the progress of each operation, and we couldn’t shared business tips easily because our business sites were divided between two locations in Fukuoka and Tokyo. There were actually frequent exchanges asking “what should I do in such and such a case?”

    I think the visualization of the progress of orders has been made possible and each work rule has been clarified since we started managing orders in Questetra.

    Auto-Generation of Outsourcing Documents

    Q. Are there any points that you have devised?

    There are cases when procurement occurs in some of CLOMO’s optional services. We used to create document forms for procurement purchasing one by one, but now Questetra automatically generates these in the business flows.
    The function of data embedded PDF forms allows us to generate documents automatically when an issue goes through an automatic processing step in each business flow diagram.

    Of course it’s wonderful that the working efficiency has been improved dramatically by automation, but above all we are very thankful for the fact that we no longer have to worry about transcription errors. We apply this function in various ways, and now about 10 types of documents are automatically generated.

    Q. Please tell us about your future prospects.

    Questetra is very convenient as it can work with G Suite (formerly Google Apps) with single sign-on, and i Cubed Systems, Inc. already has full use of G Suite. Now, about 20 internal operations such as paid leave requests, expense reports and contract management are now also being processed on Questetra. By the way, we are using our product CLOMO GATE for single sign-on connection.

    For the future, I am thinking of establishing data linkage with other systems such as Salesforce, taking advantage of the API functions of Questetra. Specifically, we would like to analyze how much each task is costing from the results of operational processing that has been accumulating in Questetra, and we want this to lead to further business improvement.

    CLOMO MDM マルチデバイス/マルチOSを統合管理 -製品デモ-

    *The name of “G Suite” was changed into “Google Workspace” in October 2020

  • 株式会社アイキューブドシステムズ

    株式会社アイキューブドシステムズ

    「お客様のサービス申込」 に始まる初期設定業務をワークフロー化。 外注帳票は人手を介さず自動生成。

    株式会社アイキューブドシステムズ

    2001年

    110名

    ※2022年12月末 時点

    ソフトウェアサービス「CLOMO(※)」の開発と提供

    ※企業等の組織で利用されるモバイルデバイス(スマートフォンやタブレットPC等)を活用するための管理サービス

    マーケティング(受注処理業務)、製造・開発(調達)

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    多くのオプション設定がある自社クラウドサービスの「受注処理業務」に活用

    株式会社アイキューブドシステムズは、スマートデバイスの法人導入から活用に必要な運用・管理・活用環境を提供するサービス「CLOMO」を提供しています。

    「お客様が必要な機能のみを選択できる購入体系」や「設備投資不要ですぐに利用開始できるクラウドサービス」を実現するなど、導入の手軽さが特長です。大林組様、佐賀県庁様、東京海上日動火災保険様、日本調剤様、ノエビアホールディングス様、福岡市役所様など、大規模運用ユーザーを中心に、5,500社を超える多種多様な企業様に導入していただきました。

    Questetra は、その「受注処理業務」で活用しています。

    CLOMO サービスには「ウィルス対策」や「緊急時のリモートロック / ワイプ代行」など様々なオプションサービスがあり、一口に「受注処理業務」と言っても非常に多くの設定パターンがあります。アイキューブドシステムズでは、それらのお申し込みに対してミスモレ無い作業を行うべく Questetra を活用しています。

    以前は「紙」で管理していた作業があり、個々の作業進捗が把握しきれていませんでした。また事業所が福岡と東京の2拠点に分かれていたこともあって業務ノウハウが全社共有できずにいた部分もあったと思います。実際「○○の場合はどうしたらいいですか」というやりとりが頻繁に行われていました。

    Questetra で受注管理するようになってからは、全てのオーダーに対する対応進捗が可視化され、また個々の作業ルールが明確になったと思います。

    転機ミスが起こりやすい帳票作成を自動化

    CLOMO のオプションサービスの中には「仕入れ」が発生するケースがあります。以前は仕入調達のための帳票を1枚1枚作成していましたが、今では Questetra の業務フロー内で自動生成させています。各案件が業務フロー図の「自動処理工程」を通過する際に「データが挿し込まれた PDF 帳票」が自動的に生成される機能です。

    自動化によって作業効率が飛躍的に向上した事も素晴らしいのですが、何より「転記ミス」等の心配が無くなったのは非常にありがたいことでした。この機能は色々と応用され、今では10種類ほどの帳票が自動生成されています。

    APIを活用して他システムとの連携を目論む

    もともとアイキューブドシステムズは『G Suite(旧Google Apps)』をフル活用していたため、『G Suite』とシングルサインオン連携できる Questetra は非常に便利でした。今では、「有給休暇申請」「経費精算」「契約管理」と言った約20の社内業務も Questetra の上で処理されるようになりました。なお、シングルサインオン連携にあたっては、弊社製品の「CLOMO GATE」を利用しています。

    今後は、Questetra の API 機能を活用し、Salesforce 等の他システムとデータ連携させようと考えています。具体的には Questetra に蓄積された作業処理実績から、「どの作業にどの程度の経費がかかっているか」と言った分析を行い、さらなる業務改善につなげたいと考えています。

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました

    ※本事例は2014年6月時点の情報です

    同業種の導入事例

  • aratana inc.

    aratana inc.

    Business Process Improving, 128 times in 3 years

    aratana inc.

    Established

    2007

    Number of Employees

    120

    Business

    E-commerce website development and support, Development of e-commerce website development support software


    Industry

    Professional Service

    User Departments

    Manufacturing dept

    Visualizing the Entire Process from Order to Delivery

    Q. What kind of business do you use Questetra for?

    Aratana inc. is a business venture that supports E-Commerce sites (Online Shops), which started in Miyazaki prefecture.

    We offer a variety of consistent services including site design, management system customization, system management on behalf of our clients and we also do consulting to attract customers, etc. (CAGO-LAB Service)

    We introduced Questetra in July 2010 with the purpose of improving the service delivery flow for Online Shops. We have set various work steps, from registration of orders received to delivery. For example, in the case of constructing a new site, we have set a checking processes spanning about 2 months, which includes hearing about designs, checking deliverables and options setting.

    Q. What kind of advantages did you find?

    We have found it very beneficial to be able to see the progress of issues in real time.

    For example, the delivery date is the most important factor in the construction of an E-Commerce site. Needless to say, if by any chance there is a delay in the delivery it could cause a great deal of inconvenience to the business of the online shop. In Aratana, the progress of all projects is monitored frequently and used as material for regular meetings. I think it is very useful because even in the situations where multiple operations are in progress concurrently, we can easily keep track of them. I also found an advantage in terms of ease of changing configurations and definitions.

    E-Commerce site management may require a flexible response to external changes, such as changes in specifications of linked systems, new design trends and  technological evolution. In some cases, we need to change the business rules and work procedures of Aratana. I like Questetra for its business flow settings, which can be changed simply using only a browser. Because I can run tests as soon as I make changes I also felt as if I was playing a game.

    Incidentally, especially when it was first introduced there were complaints such as “I don’t know what to input” or “I can’t find my incoming work”. It is very good that we can make small changes to solve problems and make improvements, like descriptive notes on the operating screen or email notifications when issues arrive.

    I found myself using it in all kinds of operations

    Q. Have you applied Workflow to more operations since then?

    Now it has been more than three years since its introduction, and we are using Questetra for everything.

    It had been used only in business in the service providing department at first, but after a while it came to be used for application approval flows that all employees use.

    Application based flows came to be maintained by the Administrative department. It was very helpful because the operation screen is very easy to understand, so members of the Administrative department could use it soon after a brief explanation of the operation.

    Even recently it has been updated continuously, and also the number of operations that are processed in Questetra have increased. We think the new staff can integrate into the company smoothly if operations are defined in Questetra. Some mid-career employees have said they were impressed that it is managed more neatly than expected. We found that a business definition (Process Model) which has been running since the introduction of Questetra has been updated 128 times.

    Incidentally, in some cases there’s a large difference between the newly created business definition and the business in reality. In such cases, the members involved analyze it and make changes little by little.

    Q. Please tell us if you came up with any creative ways to use Questetra.

    In the development team they can now transfer business data seamlessly by API in conjunction with the cloud-based project management system “Backlog” (Nulab Inc.). I think it became very efficient.

    The management philosophy of Aratana is to create employment for 1,000 people in Miyazaki.

    Group companies are increasing. The number of people involved in the business is also increasing. Yet I believe that we must be able to provide services which comply with business rules and the Workflow. We would like to actively incorporate automation mechanisms such as API integration.

  • 株式会社アラタナ

    株式会社アラタナ

    全受託案件の進捗状況を常にモニタリング。業務プロセスを3年間で128回改善し、全社の申請系業務にも展開。

    株式会社アラタナ

    2007年

    120名

    ネットショップ構築及びサポート、ネットショップ構築支援ソフトの開発

    製造・開発

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    「受注から納品まで」の全工程を可視化

    株式会社アラタナは、「EC サイト」(ネットショップ)をサポートする宮崎発ベンチャーです。

    サイトのデザイン、管理システムのカスタマイズを始め、システム運営の代行、集客コンサルティングと言った様々なサービスを一貫してご提供しています。(『カゴラボ』サービス

    Questetra は「ネットショップ様へのサービス提供フローの整備」を目的に、2010年7月に導入しました。受注案件の登録後、納入に至るまでの様々な作業工程が設定されています。例えば 『新サイトの構築案件』 であれば、「デザインのヒアリング」、「成果物のチェック」、「オプションの設定」など、約2か月間に及ぶチェック工程が設定されています。

    リアルタイム進捗モニタリングと設定変更の容易さがメリット

    「案件の進捗状況」をリアルタイムで確認できる所に、大きなメリットを感じています。

    例えば EC サイトの構築案件では「納期」が最も重要です。言うまでもありませんが、万が一「納期遅れ」が発生するとネットショップ様のビジネスに多大なご迷惑をおかけしてしまいます。アラタナ社内では、全ての案件進捗が頻繁にモニタリングされ、定例会議の資料としても利用されています。複数作業が同時並行で進行している状況も簡単に捕捉できるので、非常に重宝しています。

    また「定義や設定の変更しやすさ」と言う視点でも大きなメリットを感じています。

    EC サイト運営では、「連携システムの仕様変化」、「新しいデザイントレンド」、「技術の進化」など、外部変化への柔軟な対応が必要になる場合があります。場合によっては、アラタナ社内の作業手順や業務ルールを変更する必要も出てきます。 Questetra の業務フロー設定は、ブラウザだけで簡単に変更できるところが良いと思います。すぐに動かしてテストできるので、「ゲームをしているような感覚」と言う感想もありました。

    ちなみに、特に導入当初の話ですが、「何を入力したら良いか分からない!」「そもそも仕事の到達に気付かない!」と言った声がありました。そんな時に、「入力画面に注記を書く」や「案件到着時にメール通知する」と言った小さな改善変更を、すぐに実現できる所が良いです。

    気が付けばどんな仕事でもワークフロー(BPM)を適用

    導入して3年以上経ち、今では、何をするにしても Questetra を使用しています。

    当初はサービス提供部門が所管する業務だけで利用されていたのですが、しばらくして「全社員が利用する申請承認フロー」等に利用される様になりました。

    申請系フローは管理部門がメンテナンスする事になったのですが、こちらから管理部門のメンバーへは「操作の概要」を簡単に説明しただけですぐに使うことができ、非常に分かりやすい操作画面で非常に助かりました。

    最近でも次々と更新されており、また Questetra で定義されている業務も増えました。中途入社の社員さんから「想像以上にキッチリと管理しているなぁ」と感心されたこともありますが、Questetra で定義しておけば、新人スタッフの方にスムーズに会社に溶け込んでもらえる様な気がしています。調べてみると、Questetra 導入当初から稼働している業務定義(プロセスモデル)は、128回も更新されています。

    ちなみに「現実の業務の進め方」と「新たに作成した業務定義」でズレが大きくなってしまうケースもあるのですが、その時は、メンバーからの指摘をコツコツ反映するスタイルで少しずつ変更しています。

    他システムとの連携も積極活用

    開発チームでは、クラウド型プロジェクト管理システム 『Backlog』 (ヌーラボ社) と API 連携させ、業務データがシームレスに受け渡しできるようになりました。非常に効率がよくなったと思います。

    アラタナの経営理念は、「宮崎に1000人の雇用を作る。」です。

    グループ会社も増え、事業に関わる人数も増えていますが、それでも業務フローや業務ルールに則ったサービス提供が実現できなければならないと考えています。API 連携の様な「自動化」の仕組みは、積極的に取り入れて行きたいと考えています。

    社員の皆様

    ※ 本事例は2014年4月時点の情報です

    同業種の導入事例

  • Cloud Workflow v9.9 Enhanced Exporting Feature

    Cloud Workflow v9.9 Enhanced Exporting Feature

    Include base-PDF and Master Data! Duplicate your Business!!

    Kyoto, Japan, April 28, 2014, Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 9.9 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on April 28, 2014. With the new version, export function of ‘Business Process Definition’ (Process Model) is largely enhanced. For example, you will be able to copy the whole business procedure of Strong performance branch or, to copy the whole business procedure of the campaign in the past easily.

    Process Model Exporting

    Questetra BPM Suite

    “Questetra BPM Suite” is a Workflow product which makes you be able to handle your business data on the Cloud. It will contribute to enhancing internal control and operational efficiency. It has a great feature that you can modify the configurations with easy Drag & Drop operation for the business rule or business flow. Non-technical uses can systemize complicated business process such as Decision-making, Translating, or Complaint handling. (Free of charge up to 5 Users)

    Process Definition Export Feature

    A Business process is defined by setting 3 elements that are, ‘Flow of the business (Process Diagram)’, ‘Assignment rule at each Steps (Operator)’ and ‘Data Items’. With the Business process Definition file (extension .QAR), Users can run the business system (Workflow system) at any time. It has been possible to save the “business process definition file” so far. But v9.9 and later, now it is possible to bundle a group of related files. In the business process that “to mail the quotation to the customer after getting supervisor’s approval”, for example, it will be able to include the files which are associated with, such as “Master Data of customer segments” or “PDF template for quotation”, within the archive.

    If a corporation that has developed sales offices in many regions, it becomes much easier to let other branch offices to learn Quotation submission flow of the Strong performance office, or to let each branch arrange ‘New business procedure’ which the head quarter has created. Also for consulting companies, it is possible to improve the reusability of the business process proposed in the past.

    In addition, we Questetra already have published more than 500 business templates. From now on, we are going to publish business templates using features of v9.9.

    Other Improvements

    In the new version 9.9, we have implemented various improvements other than ‘Business Process Definition export’.

    Separation of company-wide use master and individual business master

    We have separated the management of “master that can be used for cross-business (company-wide)” and management of “master to be used only on an individual business” explicitly. Also, we have separated the management of “Template PDF to be used only on an individual business” and management of “Template PDF that can be used for cross-business” explicitly.

    Added Auto-overwrite function of Choice Master (company-wide use)

    We have added a feature to overwrite ‘Choice Master to be used Cross-business’. For example, it will be able to automatically retrieve an office list or the product master, and stores them as the Choice data which can be used for all business.

    Changed the locations of the Menu buttons (Model Editor screen)

    In modeling screen for business process definition, we have changed to menu placement that would allow more intuitive business designing. Also, we have implemented a warning displaying on the operation of the “close button” or “back button” of the browser. In addition, we have speeding up the rendering speed and enriched the modeling guide.

    Future Works

    “Cloud computing” is now entering the stage of spreading both domestic and overseas. Especially, in the computer system such as email groupware or CRM (customer relationship management), paradigm shift “from ownership to use” is accelerating. Cloud based workflow “Questetra BPM Suite” that has grown to be used in 4000 companies in 100 countries (including Free SaaS), has the plan of enhancing the features to grasp the business progress and processing performance more easily.

    About Questetra, Inc.

    Questetra, Inc. is the enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes.

  • WOM SYSTEM DESIGN

    WOM SYSTEM DESIGN

    Visualizing the Entire Process from the Estimates of the System up to Delivery of the System

    WOM SYSTEM DESIGN

    Established

    March 29, 1989

    Number of Employees

    23 (as of July 2021)

    Business

    Planning, development, and implementation of logistics warehouse management systems and image recognition systems using 2D barcodes.


    Industry

    Hitech

    User Departments

    Marketing, Accounting

    Achieved Visualization of the Order Statu

    Q. What businesses are you using Questetra for?

    WOM SYSTEM DESIGN is a system development company that specializes in warehouse management systems.

    Speaking of warehouses, there are a variety of warehouses from clothing warehouse for the apparel industry to cold storage warehouses for groceries. The range of differences that a warehouse management system must absorb is vast, such as differences in terminal equipment used or differences in work procedures. Even if the name of the operations involved, such as product picking or inventory management, are the same, there are many differences.

    We at WOM SYSTEM DESIGN are proposing “KURA STAR”the best warehouse management system (WMS) for each of our customers, by modularizing the functions that are required at each step. We have introduced Questetra BPM Suite to standardize the internal procedures. I think that the sharing of information between the Management department and the Sales Force has significantly improved, because the progress of estimates, orders and billing can be monitored in real-time. ※ WMS = Warehouse Management System

    Q. How many types of flow diagram are you using?

    We are running about 20 different Business flows. Among them, 3 operations have the Business flow at their core, which are: Status Investigation – Approximate Estimate, Detailed Design – Formal Estimate, and System Construction start – System Start.

    The first one is a free of charge procedure which the Sales Department carries out with a survey of the current situation in order to submit an approximate estimate. Final quotations for expensive cases require explicit approval by the Management department and the Sales Manager. The second is a Process to create and submit the system specification and formal quotation. This process incurs a fee, therefore it has been defined so that the process of receiving inspection reports and the invoicing are done by the Management department. The third is actually the process of building the system and deployment. This process has been defined up to the step where the invoice is issued by the management department.

    From the point of view of order management, it has been defined as three separate flows. However, the required data is set to be shared (across the business flows) automatically. It used to be very difficult to capture the real progress because it was managed in Excel, but since it started being recorded automatically in Questetra the status of cases can be grasped very easily.

    Long-term Perspective is Important for the Improvement Cycle

    Q. Please tell us about the difficulties faced during deployment.

    I think that there was confusion in the field, because conventional procedures which were not clear were standardized for the first time clearly.

    For example, the details of the quote were closed to two of the developers and the Sales staff, but now we are required to register it in Questetra to get explicit approval. I guess there were many workers who felt frustrated that it was troublesome.

    However, thanks to this verification rule, I found it has helped to significantly reduce ambiguous expressions in the quote documents. I think the internal information gap became less and reviewing the project became easier. In other words, at first there was a period when operational efficiency dropped, but now I can see the real improvement of the business processes.

    Q. Do you have any expansion plans for the future?

    To be honest, sometimes I felt there was a lack of features in Questetra a few years ago, and for a certain period I actually covered some processes with Excel. However, various functions of Questetra were enhanced in the last couple of years, and now I feel that it has features which we are not using now that I want to use.

    We now would like to actively incorporate automatic processing in the existing Workflows (Process Models). Particularly, we are feeling a variety of challenges in managing formal documents, so we are trying to expand the automatic generation of PDF documents to more operations.

  • ワム・システム・デザイン株式会社

    ワム・システム・デザイン株式会社

    システム見積からシステム納品までの全工程を可視化

    ワム・システム・デザイン株式会社

    1989年

    23名

    ※2021年7月 時点

    物流倉庫管理システム、二次元コードを活用した画像認識関連システムの企画・開発・導入。

    営業・マーケティング、会計・経理

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    受注状況の可視化を実現

    Q. どのような業務でQuestetraをご利用なのですか?

    ワム・システム・デザイン株式会社は「倉庫管理システム」に特化したシステム開発会社です。

    一言で “倉庫” と言っても「食料品の冷凍倉庫」から「アパレル業界の洋服倉庫」まで様々な倉庫があります。「商品ピッキング」や「在庫管理」など、作業の名称は同じでも、利用するハンディー機器の違いや作業手順の違いなど、倉庫管理システム側が吸収しなければならない違いは多岐に及びます。

    ワム・システム・デザインでは、各工程で必要とされる機能を部品化(モジュール化)し、お客様1社1社に最適化された倉庫管理システム(WMS) 『KURA STAR』 を御提案しています。『Questetra BPM Suite』 は、社内手続きを標準化するために導入しました。見積・受注・請求の進捗がリアルタイムにモニタリングでき、営業部隊と管理部門の情報共有が大幅に改善したと思います。 ※ WMS = Warehouse Management System

    Q. フロー図は何種類位あるのですか?

    運用している業務フローは20種類程度になります。中でも事業の中核となる業務フローは、「現状調査~概算見積」、「詳細設計~正式見積」、「システム構築着手~システム稼働」の3業務です。

    1つ目は、営業部門が現状調査を行い「概算見積書」を提出するまでの無償対応工程です。最終的に作成される見積書のうち高額な案件の見積書は、営業部長と管理部門の「明確な承認」が必要となります。2つ目は、「システム仕様書」と「正式見積書」を作成・提出する工程です。この工程は有償対応工程なので、検収報告の受領や管理部門が請求書を発行する工程まで定義されています。3つ目は、実際にシステムを構築し稼働させる工程です。この工程は、管理部門が請求書を発行する工程までが定義されています。

    受注管理の視点から、3つのフローは別々に定義されていますが、必要なデータは(業務フローをまたいで)自動的に引き継がれる仕組みにしています。以前は案件進捗を Excel で管理する方式だったので「本当の進捗」を捕捉するのが非常に難しかったのですが、Questetra に自動的に記録される様になってからは、案件の状況が非常に簡単に捕捉できる様になりました。

    改善サイクルは長期的な視点が重要

    Q. 導入時の苦労を教えて下さい。

    従来、明確でなかった手続きが、非常に明確な形で標準化されたため、やはり現場の混乱はあったと思います。

    たとえば、「見積の詳細情報」は営業担当と開発担当の2人に閉じた情報だったのですが、「Questetra に登録して明確な承認を得なければならない」となりました。やはり「メンドウだ」と不満に思った人間も少なくなかったと思います。

    しかし、この「“関所”を通す」と言うルールのお陰で、見積書類の中にあった曖昧な表現が大幅に減ったと実感しています。社内の情報格差も少なくなり、またプロジェクトの振り返りもしやすくなったと思います。つまり、当初「業務効率が下がった時期」もあったのですが、今では正に「業務プロセスの改善」が出来たのではないかと感じています。

    Q. 今後の展開予定はありますか?

    正直な所、数年前の Questetra には「機能不足」を感じた事もあり、実際に一部の処理を Excel の機能でカバーしていた時期もありました。しかし、この2年程は様々な機能が強化され、今では「使っていないけど使いたい機能」が沢山あると感じています。

    現在は、既存のワークフロー(プロセスモデル)に対して積極的に「自動処理」を組み込んで行きたいと考えています。特に正式な書類の管理には様々な課題を感じている所でもあり、「PDF 書類の自動生成」をより多くの業務に展開してみたいと考えています。

    同業種の導入事例

  • みんな知るべきクラウド技術 「OAuth」 ってナニ?

    みんな知るべきクラウド技術 「OAuth」 ってナニ?

    0. 進化する Web 技術

    時代の流れは非情だ。

    『HTTPS』、『OpenID』、『OAuth』。。。一般ユーザも「きちんと理解しておいた方が良い基礎技術」が、日々、高度化・複雑化しているのだ。

    情報通信技術の進化の早さの中にあっては、俗に「ITベンチャー」と呼ばれる会社に勤めているプロ達(?)ですら、理解する時間を取れずに居る人も少なくない。例えば、今や非常に多くのサイト/アプリで活用されている「パスワード不要の連携技術」(OAuth)も、その概要が深く理解されていないのが実情だ。

    今回は、「最新の Web 技術」の概要を、一般のビジネスユーザにも何となく理解してもらえるように、平易に解説してみようと思う。「サーバとは何か?」から始めて「OAuth とは何か?」まで。。。

    「ナンデ?」 動機は若干不純だが、我が社(クエステトラ社)のワークフロー製品『Questetra BPM Suite』の「他システム連携機能」がパワーアップし、ますます最先端の技術用語を説明する機会が増えたからだ。。。(??!)

    ※ クエステトラ: クラウド型ワークフロー、マッシュアップ機能を強化
    ~Force.com 等の OAuth 2.0 リソースにもアクセス可能に~ (2014-01-20)
    https://questetra.com/ja/info/oauth-connection-20140120/

    1. OAuth 理解に重要な2つの用語

    サーバとは何か? API とは何か?

    1-1. 「サービス」するから『サーバ』!

    サーバとは何か?

    『Web サーバ』と聞けば、どうしてもメマイがするが、『ビールサーバ』と聞けば、ニコヤカになる。。。(まーそんなモンだ)

    しかし良く考えれば、サービスする機械だから「サーバ」なのだ。この両者に大した違いはない。確かに『Web サーバ』(実物)を目にする機会はほとんど無いが、恐れることはない(?)。「インターネットの中で、何かサービスをしてくれる機械」と言うだけの話だ。

    ここで大切な事は、インターネット(≒HTTP/HTTPS)の世界では「リクエスト」(依頼)と「レスポンス」(返答)で成り立っている、と言う事実だ。意外とココを忘れてしまっている人が多い。しかしコレを認識していないと、Web 技術(Web の仕組み)の理解は進まない。当然だが「依頼に応える側」が『サーバ』だ。(そして依頼する側は『クライアント』と呼ばれる)

    1-2. 誰かに向いてるから『インターフェース』?

    一度は聞いた事がある「ゆーあい」(UI)と言う言葉。。。『USER インターフェース』の略だ。

    ゲームに代表される「スマホアプリ」(「ネイティブアプリ」とも)の場合は、サーバから情報を受け取った「スマホアプリ」自身が「インターフェース」を表示する。また「汎用ソフト」(ブラウザ)の活用を前提とするシステムの場合は、『Web サーバ』自身が情報のレイアウトを配慮した上でデータを送信している。いずれにせよ UI とは、USER (人間)に対する情報提供の仕組みであり、人間と近い機械が「情報のレイアウト」を行ってくれている。

    #「ウチのシステムは UI にコダワッテまして、是非この洗練された UI を…」などと、ユーザが見える部分だけを説明されると、個人的には「中の仕組みは洗練されてないのん?」とか「システム全体の仕組みを説明してよん?」とか思ってしまう。が、そんな話はどうでもイイ。

    一方、ちまたでウワサ(?)の「えーぴーあい」(API)は、『PROGRAM インターフェース』だ。

    ナンてことは無い、「ゆーあい」(UI)の相手は『USER』だったが、「えーぴーあい」(API)の相手は『PROGRAM』だ。つまりプログラム(ソフト)に対する情報提供機構を指している。この場合、人間にとって理解しやすい情報レイアウトにする必要が無い。むしろ「人間にとって心地よいデザイン要素」なんて無用だ。(※ Application Programming Interface )

    さて、、、ここで大切な事は、

    • コンピュータは「人に対して情報を提供する」以外にも
    • コンピュータは「機械同士で情報を提供しあっている」

    と言う現実だ。実際、「(1)スマホ (2)サーバ (3)他のサーバ」と言った連鎖的な通信はガンガン行われているし、人間(USER)が寝ている時間帯ですら、サーバ同士で様々な通信が行われている。意外と忘れがちなのだがこの「機械同士で情報を提供しあっている」と言う事実を認識していないと、Web 技術(Web の仕組み)の理解が進まない。

    2. 『リクエスト』と『レスポンス』

    目を閉じる。。。

    インターネット上に無数の『リクエスト』が飛んでいる。。。

    「サーバの存在」(1-1)と「サーバのインターフェース」(1-2)について認識すると、その様子がイメージできる。。。(ん? デキルか? デキルのか??)

    2-1. 『リクエスト』(依頼)の種類

    まずはその発信、つまり『リクエスト』について、掘り下げてみたい。。。

    • A. リクエストの際に、何も渡さない
    • B. リクエストの際に、何かを一緒に渡す

    まずもって『リクエスト』には2種類ある。(ホントはもっとある)

    マッコウ真正面から説明しても認知しづらいので、ビールサーバをイメージしてもらいたい。「ハンドルだけのビールサーバ」と「自販機っぽいビールサーバ」をイメージする。なるほど、同じリクエストでも「お金」が必要なサーバと、そうでないサーバが存在するのだ。(!!?)

    インターネット上に飛び交っている『リクエスト』にも「a.簡単なリクエスト」と「b.中身のあるリクエスト」の2種の依頼方法がある。(!!)

    • a. 葉書っぽい『リクエスト』
    • b. 封筒/小包っぽい『リクエスト』

    両者の違いは「中身」のアルナシだ。

    「a.簡単なリクエスト」の場合、いわゆる URL だけで良い。例えば「 https://questetra.com/ja/blog/ 」と書けば、それは「ブログを表示して」と依頼している事になるのだ。この方法をクロウト達は『GETメソッド』と呼んでいる。「プロ達」は「あー、そのデータは GET で受け渡しするんだよ」とかワケの分からん表現をするのだが、要は「a.簡単なリクエスト」と言う事だ。

    一方「中身のあるリクエスト」は URL だけでは済まない。アンケートフォームに答えたり、画像情報をアップロードしたりする際には、『封筒』や『小包』にして「リクエスト」を渡さなければならない。この方法を『POSTメソッド』と呼んでいるのだ。

    ん。待てよ。『封筒』と『小包』もナンカ違う? そう、『封筒』の場合はテキスト情報だけが入っているのに対して、『小包』の場合は写真や動画などバイナリ情報が入っているのだ。

    と言う事で、『リクエスト』を大別すれば、以下の3種類が実存する。(ぎゃー、、、メマイが、、、)

    • a. 葉書⇒ 「GETメソッド」
    • b1.封筒⇒ 「POSTメソッド (application/x-www-form-urlencoded)」
    • b2.小包⇒ 「POSTメソッド (multipart/form-data)」

    #深夜ラジオに「チェッカーズの新曲、流して!」と依頼するリクエストは、ハガキだ。(どうでもイイ)
    #あ、「涙ぁ~のぉ~、リクエぇ~スト」は、誰に何をリクエストしてたのだろう。(どうでもイイ2)

    2-2. 『レスポンス』(回答)の種類

    では、(『リクエスト』に応答する)、『レスポンス』には、どんなものがあるのだろう? (頑張ってイコー)>自分

    考えてみれば難しいことではないが、『レスポンス』(返信)には必ず「中身」がある。

    text/html」、「text/css」、「application/octet-stream」、「video/mpeg」。。。非常に種類が多いのでアンマリ知らなくて良いが、(ワタシも良く知らない)、こちらも「テキスト情報系」と「画像系情報」がある。つまり、テキスト情報系なら『封筒』でよいが、画像系情報なら『小包』で返ってくるのだ。

    ここで大切な事実は、『レスポンス』も『リクエスト』と非常に似ていると言う事だ。実際、両者は共に「メッセージ」と呼ばれる。ちなみにレスポンスの『封筒』や『小包』には、(『リクエスト』(依頼)には必須だった)、「URL」や「メソッド命令」はない。

    2-3. API への『リクエスト』と API からの『レスポンス』

    いや、待てよ・・・。

    イマドキの Web 通信は「コンピュータ同士もすなる」とぞ言ふ。

    そう、今、コンピュータ達の間で流行している「中身」は『application/json』だ。(「ジェイソン」と言っても「殺人鬼」ではない ←オキマリ)

    API からの『レスポンス』(の中身)は「application/json」だったり、「application/soap+xml」だったりするのだ。既に説明したように、人間には読みづらい。が、機械には非常に読み易い。ここで大切な事は、『レスポンス』だけでなく『リクエスト』でも、API との通信においては「人間には読みづらいフォーマット」が多用されていると言う事実だ。

    #ちなみに json や xml はテキストなので、画像系データを載せづらいと言う弱点がある。

    3. 具体的な API リクエスト

    さて、、、ここまでの説明を踏まえて、『API リクエスト』の例を見てみよう。

    3-1. 事例:カレンダー予定の追加

    いきなり、リクエスト例を書いてみる。簡単追加(quickAdd)と言う API を使っている。

    Request:

    POST https://www.googleapis.com/calendar/{TeamCalendarID}/events/quickAdd
    Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
    
    text=Meeting 2014-01-22

    「にゃるほどぉー!!」と、1人にでも言ってもらえれば、この記事を書いてよかったのだが、どうだろう?

    先頭のPOSTとContent-Typeの説明で、「封筒(POST)でリクエストするよー」と言って、URL部で、「カレンダ{TeamCalendarID}に、予定(events)を追加してー」と言って本文で、「予定の内容は「Meeting 2014-01-22」だよー」

    と言っているのだ。するとすかさずサーバから「登録したぜ」と言う内容が json フォーマットで返ってくるのだ。

    Response:

    {
      “kind”: “calendar#event”,
      “status”: “confirmed”,
      “created”: “2014-01-21T07:28:46.000Z”,
      “updated”: “2014-01-21T07:28:46.357Z”,
    }

    3-2. 事例:ブログ原稿の投稿

    例をもう一つ。

    Request:

    POST https://www.googleapis.com/blogger/v3/blogs/{TeamBlogId}/posts?isDraft=true
    Content-Type: application/json
    
    {
      “content”: “Hello<br>Hello<br>Hello”
    }

    このリクエスト例は

    先頭で、「封筒で(POST)でリクエストするよー」
    URLで、「ブログ{TeamBlogId}に、草稿を追加してー」
    本文で、「草稿の内容は「Hello<br> Hello<br> Hello<br>」だよー」

    と言っている。こちらはリクエスト本文にも json が使われている例だ。そして返事にも恐怖の json 殺人鬼が…。

    {
      “kind”: “blogger#post”,
      “content”: “Hello<br> Hello<br> Hello<br>”,
      ...
    }

    4. 誰が許したリクエスト?

    「API へのリクエスト」と「API からのレスポンス」が解読できる様になった。(へ?、なった??)

    しかし、誰でもリクエストできるワケでは無い。つまり権限の問題がある。そこで重要な技術は「許可」の技術だ。その名も「おーおーす」(OAuth)と言う。いまや Facebook Twitter などなど、さまざまなサービスで利用されている。

    そう言えば、会議の場で「その件は未だ社内で“オーソライズ”されて居ないので云々」などと発言するオトナ達がいるが、あの “オーソライズ” と同じ言葉だ。Web サーバ間の OAuth 通信も、システムユーザに「オーソライズ」された通信しかできない。

    以下は、「システム利用者」ではなく、「システム運用者/設定者」や「業務プロセス設計者」が知るべき知識を書く。つまり日頃ユーザとして利用するだけの方は、以下の内容までは知る必要が無い。

    ちなみに、この「許可」(認可)と言う概念は、「IDパスワードを渡す」(認証)の概念と本質的に違う。例えば、「許可」であれば後で取り消せるが、「IDパスワード」を忘れてもらう事はコンナンだ。

    4-1. OAuth 2.0 通信の設定

    OAuth 通信設定とは、要するに「自動送受信の御膳立て」だ。大きな流れは以下の通りとなる。

    しかしこの「許可設定」は、実際に設定画面と格闘してもらう方が早い。手順等を詳細に書いたとて、ナカナカ頭に入るものでもない。と言う事で、無責任な話ながら、まずは「Googleコンソール」にアクセスし、新しい「Project」を作成する所から始めるのをオススメする! ※ https://cloud.google.com/console/project

    • 1) 自動接続の受け入れ設定(Google側)
      1-1. 連携設定ユーザが「Googleコンソール」にアクセス
      1-2. [Credential](証明書)メニューに移動し「CLIENT ID」を作成  ← 要 Questetra の 「Callback URL」
      1-3. 『Client ID』と『Client secret』を取得
    • 2) 自動発信の設定(Questetra側)
      2-1. プロセスモデル(業務プロセス定義)を作成
      2-2. 日付型のデータ項目、文字列型のデータ項目を作成
      2-3. 自動送信文字列の生成
      2-4. 自動送信アイコンの[OAuth 2.0 設定]に証明書を登録
      2-5. 自動送信アイコンの「通信設定」にて送信先を設定

    <より詳細には…>
    ◇クラウド型 Workflow と Google Calendar (OAuth 2.0 連携) (2014-01-27)
    https://ja.workflow-sample.net/2014/01/oauth2-google-calendar.html

    4-2. OAuth 2.0 通信の基礎知識

    • Credential (証明書)
      • OAuth サーバ側で、特定の通信に対して発行する証明書
    • OAuth 2.0 サーバの種類
      • A. 接続許可証(Access Token)のみを提供する API
      • B. 接続許可証を更新する仕組み(Refresh Token)併せて提供する API
      • 1. 許可の範囲(Scope)の指定が必須の API
      • 2. 許可の範囲(Scope)の指定が任意の API
    • OAuth 2.0 の構成
      • a. OAuth 2.0 クライアント
        • a1. Web Application に組み込まれたプログラム(Webサーバー上 Confidential クライアント)
        • a2. Web クライアント等に組み込まれたプログラム(User-agent-based application)
        • a3. Android/iOS等ローカルアプリに組み込まれたプログラム(Native application)
      • b. OAuth 2.0 認可サーバ (アクセストークンを発行する:Authorization Server)
      • c. OAuth 2.0 リソースサーバ (データ提供等を行う:Resource Server)
    • OAuth 2.0 の用語
      • [Consumer key] クライアントを識別するID(client_id)
      • [Consumer secret] クライアント識別IDとペアの秘密鍵(client_secret)
      • [Authorize URL] エンドユーザーがクライアントにリソースの使用許可を出す確認画面
      • [Redirect URI] クライアントが認可コードなどを受け取ることになるエンドポイント

    5. まとめ

    • サーバへの「リクエスト」には POST/GET と言う依頼の種類がある。
    • サーバへの「リクエスト」中身がある時とない時がある。
    • サーバからの「レスポンス」には色々な中身がある。
    • コンピュータ同士の API 通信では「json」と言うテキストやり取りが流行しているらしい。

    非常に乱暴な概説だったが、まずはこの程度の「システム構築知識」があれば自動連携通信の設定ができるようになる。以上の知識に「プログラミング知識」は要らない。

    しかし、、、クラウド時代のシステムインテグレータ(システム構築)はタイヘンだ。つまるところ、世界中の「OAuth リソース」を活用する事になるのだ。そこにはいわゆる通信知識だけでなく、どこにどの様な「OAuth リソース」があるか?、その利用コストはどの程度か?、あるいは「OAuth リソース」が使えない場合にはどの様な対策を取るべきか??と言った幅広い知識が必要になる??

    PS. 無料試用のススメ

    クラウド型ワークフロー 『Questetra BPM Suite』 は、少人数なら無料で使い続ける事ができる!!そして、OAuth 2.0 のクライアント機能を標準装備している。まだ、色々と機能制約はあるのだが、ぜひ一度試してみてもらいたい。

    PS2. 専門家向けFAQ

    アクセストークンは HTML ヘッダ部にて送出されマス。ファイル型データはファイル名が送出されます。同一パラメータ名で複数データを送出する設定にすれば配列になります。今(v9.8)のところ「多階層な json データ」をリクエスト送出する事はデキマセン。

    「スクリプト工程」や「Addon サービス工程」(自作の自動工程)などで、多階層な json を送出することが可能です(20160905, v11.1~)

     

     

  • What is “OAuth”, the Cloud Technology which Everyone Should Know?

    What is “OAuth”, the Cloud Technology which Everyone Should Know?

    What is “OAuth”, the Cloud Technology which Everyone Should Know?
    The Web server and the OAuth server are something similar! The important fact is that being communicated by “request” and “response”!

    0. Web technology to evolve

    The flow of the times is ruthless…

    “HTTPS”, “OpenID”, “OAuth”,,, “Basic technology”, which general users should understand properly about, is becoming more sophisticated and complicated every day.

    In the speed of evolution of information and communication technology, even professionals who work for a company commonly known as an “IT start-up” do not have time to understand them all. “OAuth”, “a password-free collaboration technology” that is now being used by so many sites / applications for example, the outline is not yet deeply understood.

    In this article, I will try to explain the outline of “the latest web technology” in a simple way so that even general business users can somehow understand it. Starting from “What is a server?”, to “What is OAuth?” …

    “What’s it for?”

    The reason behind it is that, the opportunity to explain more advanced cutting-edge technical terms has increased, since the “external system cooperation function” of our company Workflow product “Questetra BPM Suite” has been upgraded… (?!)

    1. Two terms important for you to understand Web technology

    What is a server? What is OAuth?

    1-1. Referred as “Server”, because it serves services!

    What is a server?

    When you hear the word “Web server”, you might feel dizzy. When you hear the word “Beer server(*)”, you might feel happy.(* In Japan, Beer taps are referred to as Beer server)

    But if you think carefully, it’s a “server” because it’s a machine for serving. There is no big difference between the two. Surely, there are not many opportunities to see a “Web server” (in real life), but there is nothing to be afraid of. It is only a “machine that does something on the Internet”.

    What is important here, is the fact that it is based on “request” and “response” in the world of the Internet (≒ HTTP / HTTPS). Strangely, many people seem to have forgotten that. However, if you do not understand that, your comprehension of Web technology (the mechanism of the Web) will not improve. In this way, “the side to respond to requests” is the “server”. (And the requesting side is referred as “client”)

    1-2. Is it called “Interface” because it is facing somebody?

    UI, a term which many people may have heard sometime… Stands for ‘User Interface’.

    In the case of “smartphone applications” (also “native applications”) like video games, an “interface” is displayed via a “smartphone application” itself which received the information from the server. Also, in the case of a system using a “general purpose software” (browser), a “Web server” itself transmits data after arranging the layout of information.

    Anyway, UI is a mechanism for providing information to a USER (human), that machines close to humans present as a “layout of information”.

    # When I heard from a sales representative explaining only the parts where a user can see, like saying “Our system sticks to UI, definitely this sophisticated UI …”, I personally tend to think that ‘Is the internal mechanism not sophisticated?’, or ‘I want the explanation about the entire system’s mechanism’. Yet, such a thing is unimportant.

    Whereas, an API, is a “PROGRAM Interface”.

    The partner of “UI” was the “USER”, but the partner of an “API” is the “PROGRAM”. That is, it refers to the information providing a mechanism against to a program (software). In this case, there is no need to make an information layout easy for a human being to understand. That part is not necessary. (* Application Programming Interface)

    Now, what is important here are the facts that

    ・in addition to computers “providing information to people”,
    ・computers are also “providing information between them”.

    In fact, a chain-like communication between “(1) smartphone (2) server (3) other server”, etc. is being carried out. And even when the human being (USER) is sleeping, such communications are taking place.
    Even though it tends to be ignored, unless you are aware of the fact that information is provided between machines, your comprehension of Web technology (the mechanism of Web) will not improve.

    2. “Request” and “Response”

    Close your eyes and imagine,,, There are countless “requests” on the Internet… Recognizing the “presence of a server” (1-1) and the “interface of the server” (1-2),

    2-1. Types of “Request”

    First of all, I want to delve into the transmission, that is, the “request”…

    A. Not handing over anything when transmitting request
    B. Handing over something when transmitting request

    First, there are two types of “requests”. (There really are more.)
    Since it is hard to recognize, I would like you to imagine a beer server.
    Imagine a “Beer server with only one tap” and a “Beer server like a vending machine”. You see, upon the same request, there are servers that require “money” and ones that don’t.

    There are two methods “a. Simple request” and “b. Request with content” for “Requests” that are flying over the Internet.

    a. postcard-like “request”
    b. envelope/ parcel-like “request”

    The difference between them is the presence or absence of “contents”. In the case of “a. Simple request”, only a so-called URL is enough. For example, if you write “http://www.questetra.com/blog/”, it means that you are asking to “Displaying a blog page”.
    Experts call this method “GET method”. “Professionals” use expressions, such as “ah, that data is delivered by GET” or the like, they are talking about “a. Simple request”.

    On the other hand, the “request with contents” cannot be done with just the URL. When answering the questionnaire form or to upload an image, you must hand over a “request” as “envelope” or “parcel”. This method is referred to as “POST method”.

    Hmm. Wait a minute. The metaphor of “envelopes” and “parcels” may be even wrong somehow…
    Yes, in the case of an “envelope”, only text information is contained, while in the case of a “parcel” it contains binary information such as photos and videos.

    So, “Requests” are roughly classified into the following three types. (Oh no, I’m getting dizzy!)

    a. Postcard⇒ “GET method”
    b1.Envelope⇒ “POST method (application/x-www-form-urlencoded)”
    b2.Parcel⇒ “POST method (multipart/form-data)”

    2-2. Types of “Response”

    So, what kind of “responses” are there?

    It is not difficult to think about, that a “response” (reply) always has “contents”.

    “Text/html”, “text/css”, “application/octet-stream”, “video/mpeg”…

    You don’t have to know it all since there are so many types (I do not know them all either), but there are also “text type information” and “image type information”.

    The important fact here is that a “Response” is very similar to a “Request”. In fact, both are referred to as “messages”. By the way, there is no “URL” or “method order” in an “envelope” or “parcel” “response” (it is mandatory for “requests” only).

    2-3. “Request” to API and “Response” from API

    Hold on a second…

    They say, Web communications of these days are carried out between computers.

    That’s right, the “content” that is popular among computers is “application/json”, now.
    (The contents of) “Response” from the API is “application/json” or “application/soap+xml”.
    As I already explained, it is hard to read for human beings. But, it is very easy to read for machines.

    The important thing here is that not only in “response” but also in “request”, it is a fact that “communication formats hard to read by humans” are widely used in communication with APIs.

    # Incidentally, since json and xml are texts, the downside is that it is difficult to put image type data.

     

    3. Examples of API Request

    Well, let’s take a look at examples of “API request” based on the explanation so far.

    3-1. Case: Adding schedule to a calendar

    Here, I write an example of a request. I use an API called quickAdd.

    Request:

    POST https://www.googleapis.com/calendar/{TeamCalendarID}/events/quickAdd
    Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
    
    text=Meeting 2014-01-22

    If only one of you understand this, I would be satisfied for having written this article. In the request above, it says

    “I send a request by an envelope (POST)” at the top and in the part of Content-Type, “Add a schedule (events) to the calendar {TeamCalendarID}” in the URL, “The content of the schedule is ‘Meeting 2014-01-22′” in the body.

    And then, soon the response with content of “registration completed” is returned from the server in json format.

    Response:

    {
      “kind”: “calendar#event”,
      “status”: “confirmed”,
      “created”: “2014-01-21T07:28:46.000Z”,
      “updated”: “2014-01-21T07:28:46.357Z”,
    }

    3-2. Case: Posting a blog article

    Request:

    POST https://www.googleapis.com/blogger/v3/blogs/{TeamBlogId}/posts?isDraft=true
    Content-Type: application/json
    
    {
      “content”: “Hello<br>Hello<br>Hello”
    }

    In this request sample, it says;

    “I send a request by an envelope (POST)” at the top, “Append an article to the blog {TeamBlogId}” in URL part, “The content of the article is ‘Hello<br> Hello<br> Hello<br>’” in the body

    This is an example in which we are using json also for in the body. And json is also in the response:

    {
      “kind”: “blogger#post”,
      “content”: “Hello<br> Hello<br> Hello<br>”,
      ...
    }

     

    4. The Request, allowed by Whom?

    Now that you are able to understand the “Request to API” and “Response from API” concepts.

    However, not everyone can make a request. That is, there is an authority issue. So, what is important here is the “authorization” technology. That is referred to as OAuth, which is now used in various services such as Facebook and Twitter.

    OAuth communication between Web servers can only communicate with “authorized systems” by system users.

    In the following, I will mention about knowledge which “System operators / Configurators” and “Business Process designers” should know. Not for “System users”. In other words, those who only use it as a daily user do not need to know the following contents.

    By the way, the concept of “permission” (authorization) is essentially different from the concept of “giving ID and password” (authentication). For example, if it is a “permission”, you can cancel it later. But it is difficult to ask to forget “ID and password”.

    4-1. Setting up OAuth 2.0 communication

    In short, “OAuth communication setting” is “a setup for automatic transmission and reception”. The flow is roughly as follows:

    However, it would be faster for you to learn about “authorization setting” by actually doing it in the setting screen. Even if I write the procedure etc. In detail, it is not easy to get it into your head. So, forgive me, but I recommend you to access the “Google Console” first, and to start from creating a new “Project”! ※ https://cloud.google.com/console/project

    1) Setting up automatic connection reception (Google side)
    1-1. Federation setting user to access “Google console”
    1-2. Go to the [Credential] menu and create [CLIENT ID]
    – “Callback URL” of Questetra is required
    1-3. Acquire “Client ID” and “Client secret”

    2) Setting up automatic transmittal (Questetra side)
    2-1. Create Process Model (Business Process Definition)
    2-2. Create a Date type Data Item and a String type Data Item
    2-3. Generate a string to be automatically sent
    2-4. Register the Credential in [OAuth 2.0 setting] of the automatic transmission icon
    2-5. Set the transmission destination in the “Communication setting” of the automatic transmission icon

    4-2. Basic knowledge of OAuth 2.0 communication

    Credential
    Certificate for specific communication issued on the OAuth server side

    Types of OAuth 2.0 server
    A. API that provides only a connection permission (Access Token)
    B. API that provides a mechanism for updating connection permission (Refresh Token) included

    1. API that specification of permission range (Scope) is mandatory.
    2. API that specification of permission range (Scope) is arbitrary.

    Component of OAuth 2.0
    a. OAuth 2.0 client
    – a1. Program embedded in Web Application (Confidential client on Web server)
    – a2. Program embedded in the Web client, etc (User-agent-based application)
    – a3. Program embedded in local applications such as Android / iOS (Native application)
    b. OAuth 2.0 authorization server (to issue access token: Authorization Server)
    c. OAuth 2.0 resource server (to provide data, etc.: Resource Server)

    OAuth 2.0 Terminology
    [Consumer key] ID for identifying the client (client_id)
    [Consumer secret] The secret key in pair of the client identification ID (client_secret).
    [Authorize URL] Confirmation screen on which the end user gives permission to use the resource to the client
    [Redirect URI] Endpoint that the client will receive an authorization code etc.

    Specification of OAuth 2.0 communication [RFC6749,RFC6750] [RFC6749,RFC6750]
    http://tools.ietf.org/html/rfc6749
    http://tools.ietf.org/html/rfc6750

    5. Summary

    • There are types of request called POST / GET to send a “request” to the server.
    • “Request” to the server may or may not have contents.
    • “Response” from the server has various contents.
    • Text communication called “json” seems to be prevalent in API communication between computers.

    Although it was a very rough overview, first of all, if you have “system development knowledge” of this degree, it will be possible to set up automatic cooperation communication. The above knowledge does not require “programming knowledge”.

    However, it is tough for system integrators (system construction) in this Cloud era.
    After all, they must face “OAuth resources” around the world. In addition to so-called communication knowledge, they are required a wide range of knowledge, such as where and what kind of the “OAuth resource” are there, how much the use cost will be, or what measures should be taken if “OAuth resource” was unavailable.

    P.S. Recommendation of Free trial

    The cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” can be used for free if only a few people will use it! And, it has OAuth 2.0 client function as standard functionality.

    There are still various functional restrictions, but I would like you to give it a try.

    P.S.2 FAQ for Experts

    The access token is sent in the HTML header. Currently (as of v9.8), it is not possible to send a request with “multi-level json data”. For File type data, the filename is sent. If you set to send multiple data with the same parameter name, it becomes an array.

  • Cloud Workflow v9.8 Enhanced Mashup Function

    Cloud Workflow v9.8 Enhanced Mashup Function

    Accessible to OAuth 2.0 Resource

    Kyoto, Japan, January 20, 2014, Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 9.8 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on January 20, 2014. With the new version, automatic data transmission to ‘API that requires access right’ is available. For example, you will be able to easily build a system, that article which was approved in the workflow is automatically posted to external Blog system.

    Automation of Transmission and reception of Business Data

    Questetra BPM Suite

    “Questetra BPM Suite” is a Workflow product which makes you be able to handle your business data on the Cloud. It will contribute to enhancing internal control and operational efficiency. It has a great feature that you can modify the configurations with easy Drag & Drop operation for the business rule or business flow. You can continuously improve complicated business processes such as Decision-making, Translating, or Complaint handling.

    New Feature OAuth 2.0 Client

    You can automate data communication with external system by placing Event Icon in the middle of a Workflow. By setting connection with the external system such as Google API or Force.com API, you can send and receive business data without human intervention. So far, it has been available ‘connecting function with API without Access Restriction’ or ‘connecting function that the usage was limited like file output to Google Drive’. But with this ‘OAuth 2.0 Client function’, you will be capable of accessing to various ‘OAuth 2.0 resource server’, so that you will achieve more flexible system conjunction (Mashup). We will publish successively for the specific method of connection setup and application examples as free samples, now on.

    Other Improvements

    In the new version 9.8, we made various improvements, other than “OAuth 2.0 Client function”.

    Attachment on Form Start feature

    The “Form Start feature” (of v9.7), which is capable of embedding an ‘Application Form’ or ‘Contact Form’ into Web page etc., and takes in input data from those Form to Workflow directly, now supports file attachment. You can use it for such as Public Offering that need file attachment.

    Input Check with Regular Expression

    In the input field of String type, Input Check using the “regular expression” is now available. In combination with such length limit and mandatory settings, you will be able to easily build business systems that require accurate data entry.

    Script Check on Automatic Data Processing

    In the “Script Task”, an automatic data processing which is capable of complicated data processing, is now to detect a syntax error of “ECMA Script” at script setting. It will allow you to efficiently perform improvement cycle for automatic processing steps.

    Folding Display in ‘Task Feed’

    In the “Task Feed”, the Enterprise Social Networking which associated with business data in Workflow, now sentence posts is folded automatically. Business communications in the team will be browsed more clear and easy.

    Future Works

    Cloud Computing is now going into popularization phase. Especially in the SaaS field, “Switching from company-owned to per-use” is accelerating, not limited to workflow, in many computer systems such as e-mail, groupware, CRM (Customer Relationship Management). Questetra BPM Suite has been grown to be used by 4000 companies in 100 countries (including Free SaaS). In the next major version Ver10, we are planning to continue to enhance the ability to understand the processing performance and business progress more easily.

    About Questetra, Inc.

    Questetra, Inc. is the enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes.

  • 業務の可視化(見える化)、3つの視点

    業務の可視化(見える化)、3つの視点

    業務のルール・遂行状況・実績の視点で整理すれば分かりやすい!

    こんにちわ!矢作です!
    我らがクエステトラも、あと数カ月で設立から6年が経過します。この6年の間、多くの会社の BPM – Business Process Management – 活動をお手伝いしてきましたが、その中で「業務の可視化(見える化)」という言葉は本当によく使われてきました。

    • 業務効率向上のため、同じ手順で進められるよう業務プロセスを可視化したい!
    • 問題が発生したときに、すぐに検知できるように業務プロセスを可視化しなければ!
    • 業務を改善したいけど、業務プロセスを可視化しないとどこに問題があるかわからないぞ!

    などなど、業務改革に取り組んでいる人たちは「業務の可視化」の重要性を語ります。しかし、「業務の可視化(見える化)」って一体何なのでしょう!?

    1. 「業務の可視化」という言葉の罪
    2. 3つの視点
    3. ルール(Rule)の可視化
    4. 遂行状況(Progress)の可視化
    5. 実績(Results)の可視化(見える化)
    6. 業務の可視化とBPM

    1: 「業務の可視化」という言葉の罪

    「業務の可視化」はとても重要なこと。誰でも、なんとなく知っています。

    しかし、「業務の可視化」は何のことを言っているのか理解しづらい。理解しづらいから、「業務の可視化」を実現するのは、とても難しいことのように感じてしまいます。「業務を可視化するぞ!」とリーダが声高に叫んだとしても、その言葉を聞いた、業務改革プロジェクトに参画する人たちは、リーダが考えていることを正しく理解できないことはよくあるんじゃないかと思います。

    「業務の可視化」という言葉は、その響きから、なんとなく良いことのように思えるけど、具体的に何を指すのかがイマイチ分かりづらい。人によって受け止め方が異なります。この言葉はとても罪な言葉だと思うのです。本記事では、「業務の可視化」という言葉の曖昧さをなくすことで、より理解しやすくなる方法を紹介します。

    2: 3つの視点

    「業務の可視化」という言葉が曖昧であるのは、「業務」という2文字が何を示しているのかがよく分からないから。

    この「業務」を3つの視点で少し掘り下げると何を「可視化」するのかがクリアになります。
    3つの視点、それは RPR。アールピーアール!(?)

    1. ルール (Rule)
    2. 遂行状況 (Progress)
    3. 実績 (Results)

    これら3つの視点で業務を可視化すると、業務改革の目的である、売上倍増!50%コストダウン!品質向上120%!などにどんどん近づいていくはず!?です!

    3: ルール(Rule)の可視化

    業務のルール(手順と言い換えた方がいいかも知れません)を明らかにし、業務に携わる人全員でそのルール(手順)を共有する、ということ。業務の標準化、とも言われますね。

    対象の業務について、成果物は何か?業務のスタートは何がきっかけか?誰が何をどんな順番で処理するのか?を明らかにし、これをみんなで共有すれば、きっと良いことありそう!な気がしますよね。

    そして、そのような業務ルールを、業務マニュアル、業務プロセス図(業務フロー図)という見える形に仕上げて、みんなに見えるところに貼っておいたり、参照できるようにしておくことで、「正しい進め方」「効率の良い進め方」「ミスのない進め方」をみんなで共有することができるようになります。

    もし、業務マニュアル、業務プロセス図(業務フロー図)が無い場合は、急いで作成すべし!

    4: 遂行状況(Progress)の可視化

    業務マニュアルや業務プロセス図に基づいて、実際にどのように業務が進められているのか、その状況を把握できるようにすること。

    もう少し具体的に言うと、一件一件の業務について、”遅れ”にすぐ気付くことができる、”ヌケ・モレ”にすぐ気付くことができる、スタッフの”負荷状況”がすぐにわかる、というようなことができる状態にあることです。

    「業務遂行状況の可視化」を実現するには、まず「業務ルールの可視化」が実現されていなければなりません。また、業務遂行状況を把握するためには、何らかの方法で管理する仕組みを用意する必要があります。

    業務遂行状況を把握するための仕組みは、業務の発生件数が少ない場合は、電子メールとスプレッドシート(Excel等)の古典的な方法で管理できます。しかし、業務の発生件数が多い場合にはその古典的な方法ではすぐに破綻を来す(きたす)ので、 BPM システムなどの業務の遂行状況を管理することが得意な仕組みを活用することをオススメします。

    業務遂行状況を可視化し、遅れの検知、ヌケモレの防止を実現することで、業務の品質・効率を向上させることができます。その結果、顧客満足度の向上や、コストダウンを実現できる可能性が広がります。

    5: 実績(Results)の可視化(見える化)

    終了した業務について、その実績を把握できるようにすること。きちんと振り返る(レビューする)ことができる状態にする、ということですね。

    例えば、一定期間に処理した件数、平均処理時間などをすぐに確認できる状態にあることです。

    「業務実績の可視化」を行うためには、こちらもやはり何らかのシステムを利用することをオススメします。古典的なスプレッドシート(Excel等)を活用しても良いのですが、自動的に業務の件数や、業務の処理時間などを記録し、グラフ化するなどの機能を持つ BPM システムを活用すると、より楽により確実に可視化することができます。

    「業務実績の可視化」により、その業務のKPIを計測したり、ボトルネックを発見することができます。その結果、現在の業務の進め方についてより良い方法(業務改善)を検討することができます。

    6: 業務の可視化とBPM

    3つの視点の「業務の可視化」について書いてきましたが、「業務の可視化」に取り組むことが、そのまま BPM 活動につながります。

    BPM 活動は、

    • 業務プロセスを定義する
    • 定義した業務プロセスのとおりに業務を遂行する
    • 業務遂行結果を分析する

    という3つのステップを繰り返し行う業務改善活動です。

    「業務の可視化」についても、業務ルールの可視化、業務遂行状況の可視化、業務実績の可視化、という順に行い、業務実績の可視化から得られた知見に基づいて、再び業務ルールの可視化(改善)、業務遂行状況の可視化、業務実績の可視化を繰り返します。

    業務の可視化サイクルにおける3つの視点と、BPM活動の3つのステップが1対1で対応しているわけではありませんが、次の図のように似たような位置づけになっています。

    「業務の可視化」という活動を、3つの視点で順に進めていくことで、それは結果的にBPM活動を行っていることなります。業務の現場において、BPM(Business Process Management)という言葉は、残念ながらあまり浸透していません。そういう場合には、「業務の可視化(見える化)」という言葉を整理して語ることで、結果的にBPMを理解していただくとができるのではないかと思っています。

    今すぐ「業務の可視化」に取り組みたいとお考えの人は、Questetra BPM Suite という BPM システムを使って、早速取り組んでください。Questetra BPM Suite は無料でお試しいただけます。

    無料で業務可視化に取り組む場合は、「Questetra BPM Suite」を無料でお試しください。

    今回はここまで!

    (おわり)

  • Cloud Workflow v9.7 Connected to Inquiry Form

    Cloud Workflow v9.7 Connected to Inquiry Form

    Embedded HTML kicks Workflow directly!




    Kyoto, Japan, October 7, 2013, Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 9.7 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on October 7, 2013. With the new version, ‘Application Form’ can be embedded in Web pages.

    Workflow processing starts with the inquiry form entry

    Questetra BPM Suite

    “Questetra BPM Suite” is a Workflow product which makes you be able to handle your business data on the Cloud. It will contribute to enhancing internal control and operational efficiency. It has a great feature that you can modify the configurations with easy Drag & Drop operation for the business rule or business flow. You can continuously improve business flows complicated as such as Decision-making, Translating, or Complaint handling.

    New Feature FORM START

    In this v9.7, you can install ‘Application Form’ or ‘Inquiry Form’ on your Web site or blog page. The submitted application data or inquiry will be directly taken into the Workflow, and will be processed along the business rule that has been configured in advance. Although it has been available to start the processing automatically from the external system by using ‘API function’ so far, now you can connect the Workflow to your Web site or blog page easier. (This feature is a beta release for the time being. ‘File attachment’ is not available.

    Other New Features

    In the new version 9.7, the following features are added or enhanced.

    Business Manual

    Added a page to describe and edit the business manuals. Operators of the Process will be able to see “the Business Manuals” on the screen of Business Flow Diagram or Task Operating screens. It has been available to indicate manuals on the Operating screen so far, but this Business Manual feature is assumed to use for explanations on entire flow, etc..

    In addition, together with release of this feature, hashtag (topic) on Business Model (Process Model) is available on the ‘Enterprise Social Networking’. It will help discussing on a whole Business Flow by putting Process Model ID (e.g. #m123), as well as putting Process ID hashtag (e.g. #p1234) to make communication on a project easier.

    Data type Organization

    You can set an allocation rule more flexible. Also, you can send emails to the Organization email address by Auto email transmission (Message Throwing Intermediate Event (email)). Including this Organization type, number of the Data type of the Workflow becomes 11 types (19* subtypes).

    * String Type (single line/multiple lines), Numeric type, Select type (radio/check/select/search select), Date type (Y/M/D, Y/M, Y, M/D), Datetime type, File type, User type (select/search select), Organization type, Discussion type, Guide Panel type.

    Auto Scripting

    Auto-processing feature “Script Task” is newly added. Although it has been available to set Business data easily in “Service Task” so far, but now you can achieve more complicated data processing with ‘ECMA script’, a Script language made by incorporating parts that are common to JavaScript and JScript.

    Future Works

    Cloud Computing is now going into popularization phase. Especially in the SaaS field, “Switching from company-owned to per-use” is accelerating, not limited to workflow, in many computer systems such as e-mail, groupware, CRM (Customer Relationship Management). Questetra BPM Suite has been grown to be used by 4000 companies in 100 countries (including Free SaaS). In the next major version Ver10, we are planning to continue to enhance the ability to understand the processing performance and business progress more easily.

    About Questetra, Inc.

    Questetra, Inc. is the enterprise cloud computing company in Kyoto Japan, founded in 2008. We optimize the world’s Business Processes. Visit https://questetra.com/en/