Q. どのような業務でQuestetraをご利用なのですか？
ワム・システム・デザイン株式会社は「倉庫管理システム」に特化したシステム開発会社です。
一言で “倉庫” と言っても「食料品の冷凍倉庫」から「アパレル業界の洋服倉庫」まで様々な倉庫があります。「商品ピッキング」や「在庫管理」など、作業の名称は同じでも、利用するハンディー機器の違いや作業手順の違いなど、倉庫管理システム側が吸収しなければならない違いは多岐に及びます。
ワム・システム・デザインでは、各工程で必要とされる機能を部品化（モジュール化）し、お客様１社１社に最適化された倉庫管理システム（WMS） 『KURA STAR』 を御提案しています。『Questetra BPM Suite』 は、社内手続きを標準化するために導入しました。見積・受注・請求の進捗がリアルタイムにモニタリングでき、営業部隊と管理部門の情報共有が大幅に改善したと思います。 ※ WMS = Warehouse Management System
Q. フロー図は何種類位あるのですか？
運用している業務フローは20種類程度になります。中でも事業の中核となる業務フローは、「現状調査～概算見積」、「詳細設計～正式見積」、「システム構築着手～システム稼働」の３業務です。
１つ目は、営業部門が現状調査を行い「概算見積書」を提出するまでの無償対応工程です。最終的に作成される見積書のうち高額な案件の見積書は、営業部長と管理部門の「明確な承認」が必要となります。２つ目は、「システム仕様書」と「正式見積書」を作成・提出する工程です。この工程は有償対応工程なので、検収報告の受領や管理部門が請求書を発行する工程まで定義されています。３つ目は、実際にシステムを構築し稼働させる工程です。この工程は、管理部門が請求書を発行する工程までが定義されています。
受注管理の視点から、３つのフローは別々に定義されていますが、必要なデータは（業務フローをまたいで）自動的に引き継がれる仕組みにしています。以前は案件進捗を Excel で管理する方式だったので「本当の進捗」を捕捉するのが非常に難しかったのですが、Questetra に自動的に記録される様になってからは、案件の状況が非常に簡単に捕捉できる様になりました。
Q. 導入時の苦労を教えて下さい。
従来、明確でなかった手続きが、非常に明確な形で標準化されたため、やはり現場の混乱はあったと思います。
たとえば、「見積の詳細情報」は営業担当と開発担当の２人に閉じた情報だったのですが、「Questetra に登録して明確な承認を得なければならない」となりました。やはり「メンドウだ」と不満に思った人間も少なくなかったと思います。
しかし、この「“関所”を通す」と言うルールのお陰で、見積書類の中にあった曖昧な表現が大幅に減ったと実感しています。社内の情報格差も少なくなり、またプロジェクトの振り返りもしやすくなったと思います。つまり、当初「業務効率が下がった時期」もあったのですが、今では正に「業務プロセスの改善」が出来たのではないかと感じています。
Q. 今後の展開予定はありますか？
正直な所、数年前の Questetra には「機能不足」を感じた事もあり、実際に一部の処理を Excel の機能でカバーしていた時期もありました。しかし、この2年程は様々な機能が強化され、今では「使っていないけど使いたい機能」が沢山あると感じています。
現在は、既存のワークフロー（プロセスモデル）に対して積極的に「自動処理」を組み込んで行きたいと考えています。特に正式な書類の管理には様々な課題を感じている所でもあり、「PDF 書類の自動生成」をより多くの業務に展開してみたいと考えています。
