見出しを付けるだけで、見積書の検索がスムーズに！
DonGan製作所では、見積書の承認プロセスにおいて、申請結果が一覧画面で即座に把握できず、承認・否決の確認作業に時間がかかるという課題があった。これに対し、プロセスオーナーは、見積書の件名に処理結果を示すプレフィックス（例：「[APPROVED]（承認済み）」「[REJECTED]（否決）」）を付与する仕組みを導入。これにより、担当者は一覧画面で見積書の処理結果を瞬時に判別できるようになり、確認作業の負担が軽減された。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：見積書の申請結果が一覧で把握しづらい
DonGan製作所は、産業機器を製造・販売する従業員約200名の企業です。同社の見積承認プロセスでは、担当者が顧客の要望を基に見積書を作成し、マネージャーがレビューした後、顧客に通知しています。さらに、金額が500万円以上の見積書は管掌役員が最終承認を行い、精度の高い見積りが提出される仕組みになっています。
現在は、担当者が複数の見積書を管理していますが、一覧で申請結果を確認できないと、個別に検索や開封を行う手間が増え、確認作業の負担が大きくなり、業務全体の効率が低下してしまいます。
2. 解決策：見積書の申請結果を件名に記載
プロセスオーナーは処理結果が一目で分かるよう、承認された見積書の件名にプレフィックスを付ける設定を導入しました。否決されたものには「[REJECTED]（否決）」といった見出しがつけられるのに加え、承認済みの見積書には「[APPROVED]（承認済み）」の見出しが付けられるようになり、担当者は一覧画面で瞬時に申請結果を判別できるようになります。
※プレフィックスとは…件名の先頭に「処理結果を示す情報」を付与することで、種類を一目で判別しやすくする方法です。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
x1. 見積書の修正
内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します
3. 役員承認
管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。
承認通知
承認された内容を通知するメールが送信されます
否決通知
自動処理で件名に[Rejected]と記載された、否決内容を通知するメールが送信されます
After
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1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
x1. 見積書の修正
内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します
3. 役員承認
管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。
承認通知
自動処理で件名に[APPROVED]と記載された、承認を通知するメールが送信されます
否決通知
自動処理で件名に[Rejected]と記載された、否決内容を通知するメールが送信されます
3. 効果
通知の誤認ゼロへ
- 見積書の状況が一覧画面で明確になり、検索作業の負担が大幅に減り、業務がスムーズになります。
- 過去の見積書を検索しやすくなり、業務の負担が軽減されます。
- 処理結果を統一管理することで、業務の流れが整理され、進捗が一目で分かるようになります。
- 申請者が見積書の処理状況を即座に把握でき、意思決定が迅速化されます。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
経費精算の承認プロセス
処理状況を件名に明示することで、承認・却下の進捗が把握しやすくなります。
契約書の管理フロー
契約の有効・無効を件名で明示することで、検索性が向上します。
発注・仕入れ管理
発注済み・未発注・キャンセルの状況を明確に表示できるようになります。
