結果通知を埋もれさせない！メールの件名に通知プレフィックスで確実に伝達
DonGan製作所では、見積承認・却下の通知件名が同一であるため、社員が誤認し、却下された見積書をもとに業務を進めるリスクがあった。これを防ぐため、却下通知メールの件名には「[Rejected]」のプレフィックスが自動付与される仕組みを導入。受信者は件名を見ただけで結果を判断できるようになり、承認と却下の誤認を防ぐことが可能となった。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：見積却下に気づかない
DonGan製作所は、産業機器を製造・販売する従業員約200名の企業です。同社の見積承認プロセスでは、担当者が顧客の要望を基に見積書を作成し、マネージャーがレビューした後、顧客に通知しています。さらに、金額が500万円以上の見積書は管掌役員が最終承認を行い、精度の高い見積りが提出される仕組みになっています。
しかし、承認通知と却下通知の件名が同一のため、見積が承認されたと、社員が誤認したまま業務を進めてしまうケースが発生していました。このままでは、時間やリソースの無駄が発生するだけでなく、承認プロセスの信頼性が損なわれるリスクもあります。
2. 解決策：件名に通知プレフィックスを付与して認識向上
プロセスオーナーは、却下通知メールの件名に「[Rejected]」というプレフィックスが自動付与される仕組みを導入しました。これにより、受信者はメールの件名を見ただけで結果を判断できるようになり、承認と却下の誤認を防ぐことができるようになりました。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
x1. 見積書の修正
内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します
3. 役員承認
管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。
承認通知
承認された内容を通知するメールが送信されます
否決通知
否決された内容を通知するメールが送信されます
After
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1. 見積書の作成
担当者は、見積書を手動で入力します。
x1. 見積書の修正
内容を修正して再提出します。破棄する場合には[failed]が自動付与されて終了します。
2. マネージャレビュー
マネージャは見積書の内容を確認し、不備があれば差し戻します
3. 役員承認
管掌役員は高額案件についての承認・否決を実施し、結果の通知がメールで送信されます。
承認通知
承認された内容を通知するメールが送信されます
否決通知
自動処理で件名に[Rejected]と記載された、否決内容を通知するメールが送信されます
3. 効果
通知の誤認ゼロへ
- 見積書の却下通知を一目で識別できるようになり、誤った業務進行がなくなりました。
業務の手戻りを削減
- 社員が誤認することなく適切な対応が可能になり、無駄な作業や手戻りが減少しました。
管理者の負担軽減
- 管理者が却下の誤認をフォローする必要がなくなり、承認プロセスの手間が削減されました。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
4. その他の業務への応用
申請承認フロー
経費精算や休暇申請の承認・却下通知にもプレフィックスを付与し、誤認による業務の遅延を防ぐ。
顧客対応
サポートチケットの対応状況をプレフィックスでメール件名に付与し、対応の抜け漏れを防ぐ。
プロジェクト進行管理
タスク完了や差し戻しの通知件名にプレフィックスを自動付与し、進捗の見落としを防止。
