予約者の来場日程を確実に共有

Last Updated：

2025-12-12

お客様と調整した日程の社内共有ミスを無くすには？

1．課題：Googleカレンダーへの登録漏れ

First-First フィットネススタジオは、全国に30拠点を持つ会員制のフィットネスジムです。同社では、入会前にジムの良さを体感してもらうための無料体験プログラムを提供しています。この無料体験を通して会員契約に至るケースが多く、会員獲得に大きく貢献しています。最近、テレビのワイドショーでの紹介により、各店舗で無料体験の申し込みが増加し、対応に追われるトレーナーも増えています。

京都支店では、無料体験の受付や日程調整を独自のワークフローシステムで行っています。また、受付担当者は確定した予定を手動で担当トレーナーのGoogleカレンダーに登録しています。

現在、予約が急増する中で登録漏れが発生しやすくなっています。この登録漏れにより、別の体験申込者との予定が重なってしまうケースも見られ、対応ミスが顧客満足度や信頼の低下につながるリスクが懸念されています。

2．解決策：来場予定をカレンダーに自動追加

プロセスオーナーは、確定した無料体験の予定がトレーナーのGoogle カレンダーに自動追加されるように、ワークフローシステムを改編します。

これにより、手動でのカレンダー登録作業が不要になります。

Before :

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体験希望者は、Webフォームから必要事項（希望日程は3つ）を入力し、申し込みます。
- 体験希望者の個人情報・体験日程を入力します。
1. 受付・日程確定
- 受付担当者は、体験希望日をもとに、対応日程を確定させます。体験希望者には、自動的に日程確定のメールが送信されます。
- 別の日程で調整する必要がある場合は、候補日を入力して、「再調整」ボタンをクリックします。日程再調整用のWebフォームのURLが記載されたメールが体験希望者に送信されます。
2. 入会確認
- 体験日当日の体験終了後に、入会の確認有無を確認します。
3. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
  （一定期間をおいて、自動的に終了します）
4. 振り返り
- 無料体験を担当するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。

After :

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体験希望者は、Webフォームから必要事項（希望日程は3つ）を入力し、申し込みます。
1. 受付・日程確定
- 受付担当者は、体験希望日をもとに、対応日程と対応トレーナー確定させます。体験希望者には、自動的に日程が確定した旨のメールが送信されます。その後、Googleカレンダーに予定が自動登録されます。
- 別の日程で調整する必要がある場合は、候補日を入力して、「再調整」ボタンをクリックします。日程再調整用のWebフォームのURLが記載されたメールが体験希望者に送信されます。
2. 入会確認
- 体験日当日の体験終了後に、入会の確認有無を確認します。
3. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
  （一定期間をおいて、自動的に終了します）
4. 振り返り
- 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。