こんにちは!矢作です。

今回は、Google スプレッドシートのセルの値が自動更新される仕組みの構築方法を紹介します。

ノーコード開発プラットフォーム Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では業務の流れ図(ワークフロー図)を描くことを通じて、組織における業務遂行のためのシステムが構築されます。このシステムでは、人への業務案件の受け渡しが自動化されるだけではありません。文字変換、数値計算、メール送信、なども自動化されます。更に、他のクラウドサービスへのデータ連携も自動化されます。

このような自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング(例えば、営業部長が見積承認した後)に、何らかの自動処理が行われるアイテム(例えば、見積書ファイルがGoogleドライブにアップロードされる)を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

Google スプレッドシート(Google Sheets) セルの値を自動更新

Google スプレッドシート(Google Sheets)とは、クラウドで利用可能な表計算ソフトです。Google が提供する Google Workspace の 1 機能です。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Googleスプレッドシートに関連するものが多く用意されています。(v13.3.0)

  • Google スプレッドシート: ファイル作成
  • Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
  • Google スプレッドシート: 行追加
  • Google スプレッドシート: シート追加
  • Google スプレッドシート: シートコピー
  • Google スプレッドシート: シート削除
  • Google スプレッドシート: 行更新
  • Google スプレッドシート: 行取得

次の節以降で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: 行更新」(太字)を使用します。

報告・承認後、セルの値が自動更新

2022年2月1日現在、毎日のように「◯◯者数」がニュースで知らされます。今回は、◯◯者数を報告する機関の中に存在するであろう、◯◯者数報告業務を超簡略化したものを題材にします。報告された◯◯者数が最新情報として Google スプレッドシートのセルに更新されるような仕組みを構築します。

構築する仕組みでは、次のような処理が行われます。

  • 報告者が◯◯者数を報告する。
  • 承認者が◯◯者数を承認する。
  • Google スプレッドシートのセルが、報告日で更新される。
  • Google スプレッドシートのセルが、◯◯者数で更新される。

このような業務の流れ図(ワークフロー図)を、Questetra BPM Suite で作成します(次図)。

「Google スプレッドシート: 行更新」が組み込まれた◯◯者数報告ワークフロー図
◯◯者数報告ワークフロー図

青の四角が人(報告者・承認者)により処理されるもので、グレーの四角が自動化アイテムです。自動化アイテムは「Google スプレッドシート: 行更新」という名称で、2つあるワークフロー図中のアイテムでは、次のような処理が行われます。

  • Google ドライブ 報告日
    • 報告時に入力された「報告日」がスプレッドシートのセル(B3)に入力される。
  • Google ドライブ ◯◯者数
    • 報告時に入力された「◯◯者数」がスプレッドシートのセル(B2)に入力される。

これら 2 つの自動化工程では、次の図のように設定されます。

自動化アイテム「Google ドライブ: 行更新」の設定。更新するスプレッドシートのセルの場所を指定。
自動化アイテム「Google ドライブ: 行更新」の設定

スプレッドシートIDは、対象のスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分のことです。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example

実際に、報告・承認が行われるとスプレッドシートでは次図のように値が更新されます。

Google スプレッドシートのセルの値が自動更新されると、手間が減るだけでなく、更新忘れや遅れというミスもなくなります。
Google スプレッドシートのセルの値が更新される様子

まとめ

Google スプレッドシートのセルが自動更新される仕組みを構築する方法について紹介しました。

クラウド型ノーコードプラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている、自動化アイテムを用いると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Google スプレッドシートのセルの値を自動更新する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

クラウド型ノーコードプラットフォーム 無料トライアル申込みフォーム

他にも様々な「自動化」を実現できます。

今回はここまで!

参考

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