こんにちは！矢作です！
Google スプレッドシートのデータを読み取り、会議に使う資料を作成する、メールで報告する、というような業務はよくあると思います。データを読み取り、そのデータを他の場所に転記する、という作業はできればなくしたいものです。
本記事では、そんな転記作業を自動化してしまう方法を紹介します。
システム内製化ツール Questetra BPM Suite
本記事で取り組む「業務の自動化」では、クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」を利用します。
Questetra BPM Suite では、ワークフロー図の描画を通じて、業務システムが構築されます。ワークフロー図には、人に処理される工程、自動処理が行われる工程を配置することができます。これにより、人の処理が終了する（例：上司に承認される）と、続けて自動処理が行われる（例：電子メールが自動送信される）、という仕組みの構築が可能になります。
Questetra BPM Suite に用意されている自動処理が行われるアイテムには、文字変換、数値計算、メール送信などができるものに加え、Google Workspace、Box、Slack、kintone、等のクラウドサービスとのデータ連携を行えるものがあります。
これらの自動化アイテムを利用すると、APIやプログラミングの知識や経験がなくても「業務を自動化」できるようになります。
Google スプレッドシート(Google Sheets) セルの値取得
Google スプレッドシートとは、Web ブラウザで利用可能な表計算ソフトのことです。Google ドライブや Google カレンダーなどと同様に Google Workspace に含まれています。
前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google スプレッドシートに関するものが用意されています。（v13.3.0）
- Google スプレッドシート: ファイル作成
- Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
- Google スプレッドシート: 行追加
- Google スプレッドシート: シート追加
- Google スプレッドシート: シートコピー
- Google スプレッドシート: シート削除
- Google スプレッドシート: 行更新
- Google スプレッドシート: 行取得
次節で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: 行取得」（太字）が使用されます。
スプレッドシートのデータが取得されメールで報告される仕組み
「自動化のススメ – Google スプレッドシートのセル更新」という記事では、承認された集計値（記事の中では “◯◯者数”）とその報告日が、自動的にスプレッドシートのセルに入力される仕組みを構築しました。
本記事では、セルに入力された値が読み取られ、メールで報告される仕組みを構築します。この仕組では、次のような処理が毎日17:00に行われます。
- 「報告日」が入力されたセルの値が読み取られる。
- 「◯◯者数」が入力されたセルの値が読み取られる。
- 「報告日」「◯◯者数」を含むメールが送信される。
このような処理の流れ図（ワークフロー図）を Questetra BPM Suite で作成します（次図）。
ワークフロー図の最も左の丸いアイテム（毎日 17:00）は、タイマーの役割を担当します。毎日17:00になると、この後ろに連なるアイテムが順番に処理されていきます。
2 つ並んだグレーの四角は、Google スプレッドシートを操作する「Google スプレッドシート: 行取得」というアイテムです。
- 報告日 取得
- スプレッドシートのセル（B3）に入力されている「報告日」を取得する
- ◯◯者数 取得
- スプレッドシートのセル（B2）に入力されている「◯◯者数」を取得する
email という文字が書かれた丸いアイテムでは、「報告日」「◯◯者数」が本文に挿入されたメールが送信されます。
スプレッドシートIDは、対象のスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分のことです。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example/edit#gid=1234567890毎日17:00になると、次の図にあるようなメールが送信されます。
まとめ
Google スプレッドシートのセルに入力された値が自動取得される仕組みを紹介しました。
クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを用いると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Google スプレッドシートのセルの値を取得する仕組みを構築できます。
「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。
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今回はここまで！
参考
自動化のススメ – Google スプレッドシートに行データ追加
自動化のススメ – Google スプレッドシートのセル更新
自動化のススメ – Google スプレッドシートのファイル作成
