こんにちは!矢作です!

Google スプレッドシートのデータを読み取り、会議に使う資料を作成する、メールで報告する、というような業務はよくあると思います。データを読み取り、そのデータを他の場所に転記する、という作業はできればなくしたいものです。

本記事では、そんな転記作業を自動化してしまう方法を紹介します。

システム内製化ツール Questetra BPM Suite

本記事で取り組む「業務の自動化」では、クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」を利用します。

Questetra BPM Suite では、ワークフロー図の描画を通じて、業務システムが構築されます。ワークフロー図には、人に処理される工程、自動処理が行われる工程を配置することができます。これにより、人の処理が終了する(例:上司に承認される)と、続けて自動処理が行われる(例:電子メールが自動送信される)、という仕組みの構築が可能になります。

Questetraは、フロー図・業務データ・引受ルールの設定で開発が完了する No-Code BPM です
Questetra BPM Suite 概要

Questetra BPM Suite に用意されている自動処理が行われるアイテムには、文字変換、数値計算、メール送信などができるものに加え、Google Workspace、Box、Slack、kintone、等のクラウドサービスとのデータ連携を行えるものがあります。

これらの自動化アイテムを利用すると、APIやプログラミングの知識や経験がなくても「業務を自動化」できるようになります。

Google スプレッドシート(Google Sheets) セルの値取得

Google スプレッドシートとは、Web ブラウザで利用可能な表計算ソフトのことです。Google ドライブや Google カレンダーなどと同様に Google Workspace に含まれています。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムには、Google スプレッドシートに関するものが用意されています。(v13.3.0)

  • Google スプレッドシート: ファイル作成
  • Google スプレッドシート: 選択肢データの一括取得
  • Google スプレッドシート: 行追加
  • Google スプレッドシート: シート追加
  • Google スプレッドシート: シートコピー
  • Google スプレッドシート: シート削除
  • Google スプレッドシート: 行更新
  • Google スプレッドシート: 行取得

次節で作る仕組みでは、「Google スプレッドシート: 行取得」(太字)が使用されます。

スプレッドシートのデータが取得されメールで報告される仕組み

自動化のススメ – Google スプレッドシートのセル更新」という記事では、承認された集計値(記事の中では “◯◯者数”)とその報告日が、自動的にスプレッドシートのセルに入力される仕組みを構築しました。

◯◯者数報告ワークフロー

本記事では、セルに入力された値が読み取られ、メールで報告される仕組みを構築します。この仕組では、次のような処理が毎日17:00に行われます。

  • 「報告日」が入力されたセルの値が読み取られる。
  • 「◯◯者数」が入力されたセルの値が読み取られる。
  • 「報告日」「◯◯者数」を含むメールが送信される。

このような処理の流れ図(ワークフロー図)を Questetra BPM Suite で作成します(次図)。

◯◯者数メール報告ワークフロー図

ワークフロー図の最も左の丸いアイテム(毎日 17:00)は、タイマーの役割を担当します。毎日17:00になると、この後ろに連なるアイテムが順番に処理されていきます。

2 つ並んだグレーの四角は、Google スプレッドシートを操作する「Google スプレッドシート: 行更新」というアイテムです。

  • 報告日 取得
    • スプレッドシートのセル(B3)に入力されている「報告日」を取得する
  • ◯◯者数 取得
    • スプレッドシートのセル(B2)に入力されている「◯◯者数」を取得する

email という文字が書かれた丸いアイテムでは、「報告日」「◯◯者数」が本文に挿入されたメールが送信されます。

自動化アイテムの設定

スプレッドシートIDは、対象のスプレッドシートの URL の中で、次に示す青い部分のことです。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheet-id-example-spreadsheet-id-example/edit#gid=1234567890

毎日17:00になると、次の図にあるようなメールが送信されます。

◯◯者数メール報告ワークフロー

まとめ

Google スプレッドシートのセルに入力された値が自動取得される仕組みを紹介しました。

クラウド型システム内製化ツール「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを用いると、Google スプレッドシートの API(Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、Google スプレッドシートのセルの値を取得する仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には 60 日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

今回はここまで!

参考

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