Questetra BPM Suite

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  • Cybertrust Japan Co., Ltd.

    Cybertrust Japan Co., Ltd.

    5 years since its implementation, now ALL Business Operations are on the Cloud-based Workflow!

    Cybertrust Japan Co., Ltd.

    Established

    June 1, 2000

    Number of Employees

    251 (as of May 2024)

    Business

    IoT Business, Linux/OSS Business, Certification and Security Business

    Website

    https://www.cybertrust.co.jp/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Approval Flows, Accounting

    From Request and Claim operations to Sales Support in only 3 years!

    Q. Please tell us what you are using Questetra for.

    MIRACLE LINUX CORPORATION (currently Cybertrust Japan Co., Ltd.) was founded in 2000 as a company that provides operating systems for servers. Today, we develop and sell products for system monitoring and backup software, based on OS kernel technology. We introduced Questetra as a workflow system in the spring of 2010 for online expense reports and applications.

    When selecting a workflow for Miracle Linux we wanted A) to reduce the number of paper application procedures as much as possible, and B) a cloud-based service (SaaS) which was accessible from anywhere, because we make so many business trips, both domestic and overseas.

    The actual selection and implementation process was done by two people, the president, who has had a long career in the IT industry, and the HR manager, who has no programming experience. It was introduced officially in only about one and a half months. Above all, I think its Flash-based workflow modelling tool is excellent. When it was introduced 18 business procedures were made paperless. Specifically, these procedures were Expense reimbursement request, Expense report, Travel request, Name card order request, BYOD request, Contract creation and reviewing request, Admittance request, among others.

    Over four years have passed since we started using Questetra and now we are doing almost all our work on it. In terms of Workflows we now have about 70 different types of business operations.

    Q. How did the number of applications increase?

    In the beginning, we were using it mainly for operations managed by the Accounting department.

    However, once we experienced the advantage of not having to pass around paper documents we wanted to promote the reduction of paper application procedures as much as possible.

    Thanks to the Questetra modeller, which allows people without IT knowledge to build complicated Workflow systems, it was possible for our internal staff to increase the number of applications.

    However, since Miracle Linux is a company that deals with Linux OS, there are numerous engineers who are familiar with information systems working at our company, and sometimes they had pretty severe feedback about, for instance, the ambiguity of the data input screen or in the business flow. In fact user survey questionnaires were conducted several times, and we made gradual improvements to address the complaints gathered from them.

    Recognized the effectiveness in case of an earthquake

    Q. Could you tell us your impressions after all the years you have been using the system?

    Although this can be said of any tool, it is very important that A) it is usable at any time, and B) it is available from anywhere.

    The Great East Japan Earthquake occurred on March 11, 2011, about a year after introducing Questetra.

    There was a quake of around 5 degrees on the JMA scale in the Tokyo area as well, where Miracle Linux is located. We fell into a really confusing situation because the in-house server was no longer available and the employees could not even go home. However, we could continue using cloud services like G Suite (formerly Google Apps) (Email / files) and Questetra (Workflow).

    Although we talk in the terms of “Business continuity” or “BCP” nowadays, it was thanks to cloud-based services that we could continue our business activities without stopping. We are very happy with its high operational performance, even in normal times.

    Q. Please also tell us about points to be improved in Questetra itself.

    Questetra, as a cloud-based service, is good because it has periodic additions and enhancements to the functionality. On the other hand, as users we need to examine carefully the content of the new version specifications to make sure it does not incur big changes in day-to-day operations.

    In some cases, we need to carry out pre-testing of the changes. We would be grateful for a mechanism which allows us to recognize Workflows that might be affected when such changes occur.

    Also, we submit business processing records in Questetra for the year-end audit, etc. For this we need to print out Questetra’s data because even these days much of the audit trail must be submitted in paper. I think it would be useful if there was a mechanism that could enable us to customize the layout of the information, because currently data unnecessary for the audit is included in the print contents, and therefore it increases the number of pages that need to be printed.

  • サイバートラスト株式会社

    サイバートラスト株式会社

    クラウド型ワークフローを導入して5年。全業務で！

    サイバートラスト株式会社

    従業員数：101～300名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    2000年6月1日

    従業員数

    251名

    ※2024年5月　時点

    事業内容

    IoT 事業、Linux/OSS 事業、認証・セキュリティ事業

    Web

    https://www.cybertrust.co.jp

    利用部門

    申請・承認、会計・経理

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    「申請系」の業務から始め、3年後には「営業支援」としても

    Q. Questetra を利用している業務について教えてください

    ミラクル・リナックス株式会社（現「サイバートラスト株式会社」）は、サーバ用の基本ソフト（OS）を提供する会社として2000年に創業されました。今日では、OS 中核部分（OS カーネル）の技術をベースに、システム監視製品やバックアップソフト製品等を開発販売しております。

    Questetra は2010年の春、「経費」と「申請」をオンライン化するためのワークフローシステムとして導入しました。ワークフロー選定においてミラクル・リナックスでは、基本的に『(A) 紙による申請業務を極力ゼロにしたい』と考えていました。一方で、国内海外を問わず出張業務が多く『(B) 何処からでも使えるロケーションフリーなクラウド型のサービス（SaaS）が望ましい』とも考えていました。

    実際の選定導入作業は、IT業界に長い社長とプログラム経験のない人事担当の2人で行い、わずか1カ月半くらいで正式導入されました。何と言ってもブラウザ上でワークフローを作成できる機能が秀逸だと思います。

    導入当初においては18の業務がペーパレス化され、具体的には「立替金精算」「経費申請」「出張申請」「名刺発注申請」や、「コンピュータ持込申請」「契約書作成レビュー申請」「入館申請」といった業務がペーパレス化されました。使い始めてから4年以上経った今では、ほぼ全ての業務を Questetra の上で回しています。ワークフローの数で言えば、約70種の業務になりました。

    Q. 適用業務はどのようにして増えていったのでしょうか？

    当初は経理部門が主管する業務を中心に利用していました。

    ただ、現実に「紙で仕事を回す必要が無い」と言うメリットを体験してしまうと、「(A) 紙による申請業務を無くしたい」を推進したくなります。Questetra は、いわゆる「IT知識」を持たない人でも複雑なワークフローシステムを構築できるので、社内スタッフだけで適用業務を増やしていくことができました。

    もっとも、ミラクル・リナックスは Linux OS （サーバ用の基本ソフト）を取り扱う会社であり、情報システムに精通しているエンジニアが数多く在籍しています。時には、データ入力画面や業務フローの曖昧な所などについて、非常に厳しい意見が上がってきました。そこで、何度か「利用者アンケート」を実施し、共有された「不満な点」について自分達自身で少しずつ改修すると言うカイゼン活動を展開しました。

    東日本大震災

    Q. 長期間ご利用いただいていますが、改めてご感想いただけますか？

    どんなツールにも言える事かもしれませんが、『(B) 何処からでも使える』に加えて『(C) いつでも使える』と言う事は非常に重要です。

    Questetra を導入して約1年後の2011年3月11日、東日本大震災が発生しました。東京地域にあるミラクル・リナックス社でも震度5弱から5強の揺れがあり、社内サーバが利用できなくなったり、帰宅困難な状況になったりと、本当に混乱しました。

    ただそんな状況の中でも、クラウド型サービスである『Google Workspace』（メール／ファイル）と『Questetra』（ワークフロー）は安定して利用し続ける事ができました。今日では「事業継続」や「BCP」といった言葉で危機管理が語られる事も多くなりましたが、当時は身をもって「クラウド型サービスのお陰でビジネス活動を止めずに済んだのだ」と実感したものです。平時も含め、その高い稼働実績には満足しています。

    Q. 改善すべき点についてもお聞かせください

    Questetra はクラウド型サービスであり、定期的に機能追加や機能変更される点は良いと思います。ただ一方で、ユーザ側として日常業務における「大きな変化」が生じてしまわない様に「バージョンアップ通知」の内容を熟読する必要があります。ケースによっては事前テストも行う事になるのですが、その際に「影響が出るかもしれないワークフロー」を認識できる様な仕組みがあれば、非常にありがたいなと感じています。

    また、期末監査等においては Questetra 内の業務処理記録を提出しています。ただ今日現在、監査証跡の多くは紙で提出する必要があり、Questetra 内のデータを印刷して提出しています。現状では、監査に不要なデータも印刷内容に含まれ印刷ページ数が増えてしまうケースが少なくないので、たとえば情報のレイアウトをカスタマイズできる様な仕組みがあればありがたいと思います。

    関連リンク：

    同業種の導入事例

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  • HOUSEDO Co., Ltd.

    HOUSEDO Co., Ltd.

    Shifting to the system where approval rules are naturally followed, following the company’s listing on the Stock exchange

    HOUSEDO Co., Ltd.

    Established

    2009

    Number of Employees

    757 (as of June 2023, group total)

    Business

    Franchise business, house leaseback business, financial business, real estate sales and brokerage business, real estate distribution business, renovation business, building management business

    Website

    https://www.housedo.co.jp/and-do/en/

    Industry

    Real Estate

    User Departments

    Approval Flows

    A Decision-Making Platform That Can Handle External Audits

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    HOUSEDO Co., Ltd. provides our customers  with one-stop residential services by developing a 3-in1 distribution system for activities such as real estate brokerage, brokerage of resale houses plus renovation, brokerage of land plus construction of new houses, renovation and resale.

    We did not merely developed a distribution system of brokerage, renovation and buying. We are also providing related services such as mediation of mortgage and insurance, in addition to planning and coordinating design and financial planning at a single agency, aiming to give a new and friendly service for those who buy and sell houses.

    In 2006, based on the accumulated know-how at the company’s agencies, we started the franchising of real estate brokerage. The Housedo chain aims to create a safe and convenient contact point for customers by publishing their real estate information, and has grown to 285 stores nationwide (as of end of 2014).

    We have introduced Questetra to systematize the internal approval and decision-making process.

    Q. What kind of challenges did you face?

    Previously, we were using a workflow system which is associated with groupware for approval decisions.

    However, in that workflow system applicants needed to set the decision-maker and the approver each time. That is, the system was not a system that facilitated compliance with internal rules. As we entered the period of business expansion the approval formats climbed up to 40 types, so the task of entering the person responsible of decision-making/approval according to the company’s rules was not easy, especially for new employees.

    Therefore, we decided to redevelop the approval system by introducing Questetra to solve these problems.

    After Questetra was put into operation, no matter who submitted the application it was automatically processed in accordance with the company’s internal rules, which eliminated the need for complicated input and enabled us to build a proper approval process. Thanks to this system HOUSEDO was listed on the Tokyo Stock Exchange Mothers (Market of the high-growth and emerging stocks) in March 2015, and we can now immediately answer “who did what and when?” in the event of an accounting or operational audit.

    Systematizing complicated company rules

    Q. Please tell us the key aspects that made you chose Questetra.

    We were considering reforming many business processes besides decision-making.We compared and reviewed so many so-called workflow and BPM products. Eventually, we chose Questetra because of the three following aspects.

    The capability to systematize and maintain the business with only internal staff who do not have programming knowledge.
    The capability of advanced integration with other systems because the APIs have been well developed.
    The response of the Customer Service was very good.

    In particular, we think the ability for in-house staff members to perform system maintenance is a significant feature. In fact, even though some of the company rules have been revised after putting this workflow into operation, we were able to modify the related business processes quickly, so we are very satisfied with it.

    Q. Please let us know if you have any demand.

    If our business processes are more automated and efficient, we can further accelerate our business expansion.

    Our use of Questetra so far has focused on comparatively simple indirect department processes. Now, we are considering increasing the utilization ratio of more complicated direct department processes in the future.

    Indeed, Questetra has been enhanced in various ways since we installed it a year and a half ago. However, requests for further enhancement or additions came up from the floor where they are using Questetra. We will continue to provide feedback as user requests, and we hope that the system will be developed as fast as possible to make it more user-friendly.

  • 株式会社ハウスドゥ

    株式会社ハウスドゥ

    株式上場を機に稟議プラットフォームを刷新。新人の申請であっても自動的に社内規程に沿った処理が行われる様に。

    株式会社ハウスドゥ

    従業員数：301～1000名

    業種：不動産

    設立

    2009年

    従業員数

    757 名（グループ合計）

    ※2023年6月末　時点

    事業内容

    フランチャイズ事業、ハウス・リースバック事業、金融事業、不動産売買事業、不動産流通事業、リフォーム事業、建物管理事業

    Web

    http://www.housedo.co.jp/

    利用部門

    申請・承認

    株式会社ハウスドゥ様は、2022年1月1日付けで商号を「株式会社And Doホールディングス」に変更されました。

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    外部監査にも対応できる稟議プラットフォームとして

    株式会社ハウスドゥは、不動産仲介業から中古住宅仲介＋リフォーム、土地仲介＋新築住宅の建築、不動産買取再生販売と、「仲介・リフォーム（建築）・買取」の三位一体の流通システムを整備し、お客様に「住まいのワンストップサービス」を提供する会社です。

    単に「仲介・リフォーム（建築）・買取」の流通システムを整備するだけでなく、住宅ローンの斡旋及び保険などの関連業務に加え、設計、デザインのコーディネートや資金プランニングを1店舗で提供し、「家を売り買いするヒトに優しい新しいサービス」を目指しています。

    2006年には、直営店で培ったノウハウをもとに、不動産売買仲介におけるフランチャイズ展開を開始しました。不動産情報をオープンにすることにより、お客様にとって安心、便利な窓口を創ることを目的としたハウスドゥ・チェーンは、全国285店舗 （2014年末現在）の規模にまで成長しています。

    Questetra は、社内における稟議業務をシステム化するために導入しました。

    それまでの稟議決裁には、グループウェア付属のワークフローシステムを利用していました。

    ただ、そのシステムは、申請者自身が「決裁者」や「承認者」を都度設定するシステムでした。つまり「社内ルールを遵守しやすい仕組み」とは言えませんでした。事業の拡大期に入ると、稟議フォーマットは40種類にものぼり、特に新人スタッフにとって「社内ルールに沿った決裁者や承認者を入力する作業」は非常に困難なものとなっていたと思います。

    そこで、この課題の解決のため Questetra を導入し、稟議システムの再構築を行うことにしました。

    Questetra 稼働後は、誰が申請しても自動的に「社内規程に沿った処理」が行われる様になり、これまで煩雑であった入力の手間が省け、正しい稟議フローが構築できるようになったと言えます。お陰様でハウスドゥは2015年3月に東証マザーズに株式上場いたしましたが、会計監査や業務監査の際にも、「いつ誰が何をしたのか？」を即座に回答できる様になりました。

    複雑な社内ルールを内製でシステム化・修正可能

    そもそも稟議の業務プロセスだけではなく、多くの業務プロセスを見直したいと考えていました。

    ハウスドゥでは、「ワークフローと呼ばれる製品」や「BPM と呼ばれる製品」など、非常に多くの製品を比較検討したのですが、最終的には、

    • プログラミング知識の無い社内スタッフだけで、業務のシステム化を実現／維持できる
    • API が充実しており、他システムとの高度な連携にも対応できる
    • 製品サポートのレスポンス

    の３点から Questetra を導入させて頂くことにしました。

    特に、社内スタッフによるシステムメンテナンスは重要な特徴だと考えております。実際、このシステムの運用後、幾つかの社内規定が改訂されたのですが、その際にも関連する業務プロセスが素早く修正され、非常に満足しています。

    効率化の先に事業拡大を見据える

    ハウスドゥでの Questetra 利用は、これまでは比較的単純な「間接部門のプロセス」にフォーカスする事が多かったのですが、今後は、より複雑な「直接部門のプロセス」での活用比率を高めたいと考えています。

    業務プロセスが、より自動化され、より効率化されれば、事業拡大をさらに加速することができます。

    確かに Questetra は、ハウスドゥ導入後1年半の間にも様々な機能が強化されています。しかし、 Questetra を活用する現場からは、そこに無いような「機能強化や機能追加の要望」も上がってきています。今後も「ユーザ要望」としてフィードバックしていきますので、それに負けないくらいのスピードで機能開発を進め、より使い勝手の良いシステムにしていただきたいと思います。

    ※ 本事例は2015年5月時点の情報です

  • Cloud Workflow v10.2 Provides Varieties of Charts

    Cloud Workflow v10.2 Provides Varieties of Charts

    Original Japanese version

    PR-en-v102-performance-monitoring-20150420Download

    Performance Analysis Accelerates Process Improvement Cycle

    Kyoto, Japan – April 20th, 2015 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management(BPM), today announced that they have published the new version 10.2 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on April 20th, 2015.

    In this new version, “Aggregation Chart feature” has been enhanced, so that more multifaceted Business analysis and performance monitoring become possible. For example, if you are using it for the business operation of Quotation approvals, you will be able to display the quotations that have been approved by the supervisor among all the quote data flowed through the Workflow, in a Bar chart in which ‘Total amount by the type of Quotation’ has been stacked in monthly units. (Filtering Chart)

    Aggregation Chart feature

    The functions of BPM system are categorized into, 1) Designing Business Process, 2) Passing of data in daily operations, 3) Monitoring and aggregation the operational progress. The “Aggregation Chart feature” is categorized in 3), so it is utilized for resource controlling or improvement of procedure at work site, or for the improvement of the entire Business Process.

    Other Improvements

    PDF Auto-generation feature

    The PDF Auto-generation feature is for generating a PDF file which Business Data have been inserted automatically in the middle of the Workflow. In this version 10.2 and later, it became much easier to prepare ‘Base-PDF’ (fillable PDF form) which is needed to set the automated process. Specifically, a ‘Sample of Base-PDF’ is now available by downloading, and you can use it as ‘Base-PDF’ as it is, or you can create your own ‘Base-PDF’ by merging the ‘Insertion configuration’ of the sample with your PDF that you have made in Word or Excel.

    G Suite Connector

    *The name of “G Suite” was changed into “Google Workspace” in October 2020

    “Google Drive storage feature”, a function that works with cloud-based office products “G Suite”, is the ability to output the File type business data such as “Quote.pdf” or “Invoice.pdf”, into Google Drive automatically in the middle of Workflow (OAuth connect). In this version 10.2 and later, you can specify a folder in any hierarchy as the Save destination.

    Operability

    We have renewed Menu icons. The TimeLine notifications that tell occurrence of tasks have been concentrated into ‘Notification feature’

  • クラウド型ワークフローv10.2、グラフ集計機能の強化

    クラウド型ワークフローv10.2、グラフ集計機能の強化

    実績の可視化機能を強化し、プロセス改善サイクルの加速を支援

    PR-ja-v102-performance-monitoring-20150420

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

    SaaS ベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役CEO 今村元一）は4 月20 日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン10.2 を公開しました。

    新バージョン10.2 では「グラフ集計機能」が強化され、より多角的な業務分析や業績モニタリングが可能となりました。例えば、見積承認の業務でご利用の場合であれば、承認フローに流れた見積データの内で上司承認された見積について、月ごとに「見積区分ごとの総額」を積み上げた棒グラフ表示する、といった事ができるようになります。（フィルタリング・チャート）

    ＜フィルタリング・チャート（グラフ集計機能）、総額集計の例＞

    グラフ集計機能の強化について

    業務プロセス管理システムの機能は、(1)業務プロセスのデザイン、(2)日常業務のデータ受け渡し、(3)業務進捗の監視集計、に分類されます。「グラフ集計機能」は第3 番目の監視集計に分類され、現場におけるリソースコントロール、現場におけるマニュアル改善、あるいは業務プロセスの全体改善などの際に利用されます。

    ＜フィルタリング・チャート（グラフ集計機能）、平均時間分析の例＞

    その他の改良について

    PDF 自動生成機能の強化

    PDF 自動生成機能は、ワークフロー途中において「業務データが挿し込まれたPDF」を自動生成させる機能です。新バージョン10.2 以降は、その自動工程を設定する際に必要となる「台紙PDF」を、より容易に準備できるようになります。具体的には、「台紙PDF のサンプル」をダウンロード取得できるようになり、そのまま「台紙PDF」として利用したり、あるいはそのサンプルにある「差し込み設定」をWord やExcel で準備したPDF とマージさせて「台紙PDF」を作成したりできるようになります。

    G Suite（旧Google Apps）連携機能の強化

    クラウド型オフィス製品『G Suite』と連携する機能である「Google Drive 保存機能」は、ワークフロー途中において「見積書.pdf」や「請求書.pdf」といったファイル型の業務データを「Google Drive」に自動出力する機能です（OAuth 通信）。新バージョン10.2 以降は、保存先フォルダとして任意の階層のフォルダを指定できるようになります。

    操作性の向上

    メニューアイコンが刷新され、またToDo 発生のタイムライン通知が「お知らせ機能」に集約されます。

  • Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Implementation of Progress Monitoring on Outsourced Operations

    Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Established

    1979

    Number of Employees

    2,816 (as of March 31, 2023)

    Business

    Card business, Consumer finance business, Transaction business, Lending business, Other

    Website

    https://www.smbc-fs.co.jp/

    Industry

    Financial Service

    User Departments

    Manufacturing dept

    Outsourcing of Clearing Procedure Exceptional Handling Operations

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    In SMBC Finance Service Co., Ltd. of the Sumitomo Mitsui Financial Group, we provide a variety of services for different payment methods. These include account transfer, payment through convenience stores, credit card and electronic cash.

    For example, the CATS payment collection service realizes efficient account transfer payment from customers. This service is recognized as the No. 1 in the industry.

    We have introduced Questetra (On-Premises Edition), the Business Process Management system to promote paperless processing and provide real-time progress updates for the outsourcing operations of Sakura Information Systems Co., Ltd.

    In order to improve services for the customers, various operations are processed on a daily basis. This may include payment collections through money transfers or through convenience stores.

    These processes were usually carried out by issuing request forms which required a signature. We have now implemented paperless processing in the entire procedure in order to prevent mistakes and delays.

    We currently have about 60 types of request forms for processes. We have converted 80% of them into an electronic format in just 3 months since the system was introduced.

    Q. What is the major advantage in implementing Questetra?

    When we make a process request, the operation requires us to provide a number of pieces of personal/corporate information or other payment details.

    The total amount of the transactions can reach several trillions of yen. Thus, the system should not allow delays and leakages. With Questetra, the paperless process eliminates the need to manage and maintain a general ledger. This, in effect, greatly improves efficiency in the entire operation process.

    Moreover, with the large amount of daily transactions, easy access to the progress updates is highly beneficial.

    Any authorized personnel can easily check the progress of operations using the “token” in the business flow diagram. With this advancement, the communication cost is greatly reduced compared to the old ways of checking via telephone or e-mail.

    High-Security Environment

    Q. Please provide information about your security measures.

    In the implementation of Questetra in both SMBC Finance Service Co., Ltd. and in Sakura Information Systems Co., Ltd., security is of utmost importance.

    In order to have access to the group-wide network (extranet) of SMFG (Sumitomo Mitsui Financial Group) and the virtual hosting service (cloud service) of Sakura Information Systems Co., Ltd., a number of requirements must be fulfilled. This includes authentication (single sign-on), clearing the route’s branch or utilization of indicated remarks. Questetra On-Premises is the total solution to this challenge. It is a powerful tool that can be used to fulfill all the said requirements.

    Moreover, the capability of easily modifying complex business flows through changes in settings proved to be an important requirement.

    1. Provide settings just by drawing flow diagrams
    2. Pass data to other flows
    3. Implement concurrent processing

    These processes can be accomplished with simple settings changes and without the need for any development work.

    Q. Please tell us about your future initiatives.

    The immediate goal is to establish a system that can track the entire outsourcing business.

    For real-time features, we would like to provide authorized personnel not only with progress updates, but also additional mechanisms that automatically detect errors. We also plan to provide electronic traces of all request contents.

    Moreover, we are inclined to continuously improve the current business flow over a span of 6 months to one year. As we commit to bring our service quality to a higher level, we continue to search for solutions to provide the ideal business flow.

  • Cloud Workflow v10.1 Opens New Servers in Germany

    Cloud Workflow v10.1 Opens New Servers in Germany

    Improve Network Latency for Faster Service in Europe

    Original Japanese version

    PR-en-v101-globalization-20150209Download

    Kyoto, Japan – February 9, 2015 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 10.1 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on February 9, 2015. At the same time, they have activated new servers in European region.

    In this new version, Status Monitoring feature has been enhanced, so that who had worked on which Step is shown on the Process Diagram. For example, the executives and the internal audit team will be able to understand the status of order fulfillment or billing easier.

    Status Monitoring feature

    As a feature for monitoring the status of progress, the current Step (individual progress) of each Issue and the number of retention (Heat map) in the entire Issues can be shown on a Process Diagram. From the new version 10.1, icons of the personnel who have handled each Step will be appeared when checking the Individual progress. Although the operator of each Step could be confirmed only in the logs previously, the relation between a step and its operator becomes easier to be recognized visually now. 

    Newly Opened Server in Europe

    Today, Questetra BPM Suite has been utilized by enterprises and organizations in all over the world for day-to-day work, recording of them and visualization of their progress. In the past, we have been providing a cloud computing service (SaaS cloud) using servers in Japan/US and the Content Delivery Network (CDN). Now, we have opened the new servers in Germany, so we believe that we can provide our service more stable and faster in the European region.

    Other Improvements

    Performance Monitoring

    We have enhanced the Filtering Chart feature, which is to aggregate Issue data through Business Processes graphically, so that access permission can be set on the aggregation charts, such as ‘Monthly transition of invoice total amount’ or ‘Monthly transition of the number of inquiries’. Also, the graph can be shared with Users without Data Viewer Authorization.

    Data Items Setting

    You are now able to set the minimum and the maximum values on the number of the files to be attached when you do configuration of File type data item to the data format of Issue, such as ‘Blueprint’ or ‘Project plan’.

  • クラウド型ワークフローv10.1、欧州サーバの運用開始

    クラウド型ワークフローv10.1、欧州サーバの運用開始

    モニタリング強化のv10.1リリースにあわせ、欧州地域のネットワーク遅延を改善

    PR-ja-v101-globalization-201502091

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役CEO今村元一）は2月9日、クラウド型ワークフロー製品である『Questetra BPM Suite』の新バージョン10.1を公開しました。また同時に、新たなサービス拠点としてヨーロッパ・リージョン・サーバの運転を開始しました。

    新バージョン10.1では、「ステータス・モニタリング機能」が強化され、誰が対応したのか、誰が対応しているのかについて、プロセス図上で簡単に確認できるようになります。たとえば、役員や社内監査チームは、受注業務や請求業務の「経過」をリアルタイムに把握できるようになります。

    ステータス・モニタリング機能の強化について

    ステータス・モニタリング機能は、プロセス図（業務フロー図）の上に個別案件の現在工程（個別進捗）や全案件の滞留数（ヒートマップ）を表示します。新バージョン10.1からは、個別進捗を確認する際に、各工程を引き受けた処理担当者のアイコンも表示されるようになります。これまで各工程の処理者については「ログ形式」によってのみ確認できましたが、処理者とその処理工程の位置づけを、より視覚的に分かりやすく認識できるようになります。

    欧州サーバの運用開始について

    今日 Questetra BPM Suite は、世界中の企業や組織において、日常業務の記録やその進捗可視化にご利用いただいています。これまでは、日本国内のサーバ、米国内のサーバ、およびコンテンツ配信網（CDN）を用いて、クラウド・コンピューティング・サービス（SaaS クラウド）を提供してまいりました。今回、ドイツ国内のサーバを稼働させる事により、欧州地域等においても、より安定に、より高速にご利用いただけるようになると考えております。

    その他の改良について

    パフォーマンス・モニタリング機能の強化

    業務プロセスに流れた案件データをグラフィカルに集計する機能（フィルタリング・チャート）を強化し、「請求書総額の月次遷移」や「問合件数の月次推移」といった集計グラフに対してアクセス権限を設定できるようになります。データ閲覧権限のないユーザともグラフ共有できるようになります。

    データ項目設定の強化

    案件のデータフォーマットに「設計図面」や「プロジェクト計画書」といったファイル型データ項目を設定する際、添付されるべきファイルの数について、その最小値と最大値を設定できるようになります。

  • Subaru Corporation

    Subaru Corporation

    In automobile development, an environment to simulate performance and reliability was established, enhancing product quality and development speed.

    Established

    1953

    No. of Employees

    2,789　(As of March 2023)

    Main Business

    The manufacture, repair and sales of passenger cars and their components.
    The manufacture, repair and sales of airplanes aerospace-related machinery and their components.

    web

    https://www.subaru.co.jp/en/

    Industry

    Manufacturing

    User Department

    Manufacturing dept

    Utilized for the efficiency of automobile engine development operations

    subaru-legacy-b4

    FUJI HEAVY INDUSTRIES LTD. (currently “Subaru Corporation”) is a transportation equipment manufacturer with a focus on automotive manufacturing.

    In the automotive business we develop, manufacture and sell cars such as the Legacy, Impreza, and Forester under the Subaru brand, based on the concepts of enjoyment and peace of mind.

    We are utilizing Questetra to improve the efficiency of simulations in automotive engine development operations.

    Achieved automation of performance simulation that can be executed by the designers themselves

    Process diagram: Automated Simulations for CAE

    Engine development is a repetitive process of blueprint drawing, prototyping, and performance and reliability evaluations. However, the performance and reliability evaluations can now be done virtually with recently developed simulation technology. Thanks to this, it is now possible to obtain more information to improve the product competitiveness faster than when evaluating through prototyping.

    On the other hand, developers need to ask experts to run the simulations, as they require complicated operations and expertise.

    Hence, we are promoting the automation of simulations because we believe that we can make better products faster and more efficiently if the developers are able to exercise their creativity and do the simulations by themselves. We are using Questetra as a management control tool for this.

    Beyond the scope of a single tool, it enables information sharing among engineers

    CAE Input Form

    Automation of simulation has been addressed in various ways, but in most cases it is developed as a mere tool.

    We put emphasis on the availability of information sharing between the developers and the simulation expert so that they would complement each other. Therefore, we have arranged the Tasks for the developers and for the simulation experts alternately on the Workflow, so that communication between them can occur.

    We also took advantage of the characteristics of human-centric BPM to decentralize tasks so that work can be divided among different departments.

    Up until now, when automating simulations we only focused on the functions and left the operations to humans. Because we are now able to visualize the Workflow, we are able to operate as it was defined by using Questetra. Now all of us can discuss both the aspects of function and operation.

    Meanwhile, in order to promote the further automation of simulations in the future, it is necessary to increase the number of people who are capable of drawing a workflow. I guess the easier the Process Modeler becomes, the more people can draw a Workflow. (For example, by adding features to test run process models or replicating any part of the flow.)

    (April 2018)

  • 株式会社SUBARU

    株式会社SUBARU

    自動車の開発業務で、性能や信頼性をシミュレーションできる環境を構築。商品力・開発スピードが向上。

    株式会社SUBARU

    従業員数：1001名以上

    業種：製造

    設立

    1953年（昭和28年）

    従業員数

    17,228人（連結会社 合計37,521人）

    ※2023年3月末時点

    事業内容

    自動車ならびにその部品の製造、修理および販売

    航空機、宇宙関連機器ならびにその部品の製造、販売および修理

    Web

    https://www.subaru.co.jp/

    利用部門

    製造・開発

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    自動車エンジン開発業務の効率化に活用

    subaru-legacy-b4

    富士重工業 (現 株式会社SUBARU) は、自動車製造を中心とした輸送機器メーカーです。

    自動車事業では 『SUBARU』 （スバル） のブランドで、”安心と愉しさ” をコンセプトとして 『レガシィ』、『レヴォーグ』、『インプレッサ』、『フォレスター』 などの自動車を開発・製造・販売しています。

    Questetra は、自動車エンジン開発業務 におけるシミュレーション効率化で活用しています。

    設計者自ら実行可能な性能シミュレーションの自動化を実現

    エンジンの開発は設計図→試作品→性能・信頼性評価の繰り返しですが、近年発達した 「シミュレーション技術」 により性能・信頼性をヴァーチャルに評価できるようになってきました。そのおかげで試作品を作る評価よりも早く、より多くの情報を得て商品力を向上できるようになりました。

    一方、これらの 「シミュレーション」 は複雑な操作と専門知識を要求する為、設計者がシミュレーションの専門家に依頼して実施してもらう必要があります。

    私たちは、「設計者自らがシミュレーションを実行して創意工夫できた方が、より早く、より良いものが出来る」 と考え、シミュレーションの自動化 を推進しております。その管理統制ツールに Questetra を利用しております。

    １ツールの枠を越え、エンジニア間の情報共有にも！

    「シミュレーション」 は色々な方面で取り組まれていますが、単なるツールとして開発されるケースが殆どです。

    私たちは設計者とシミュレーションの専門家が情報を共有し、互いに補完し合えることを最も重視しております。その為、ワークフロー内に交互に設計者とシミュレーションの専門家のタスクを配置し、コミュニケーションが生まれるように配慮しました。

    また、ヒューマンセントリック BPM としての特徴を生かし各々の部署内でも分業が出来るように、業務の分散処理に配慮しました。

    今までシミュレーションの自動化を行うと、機能だけが焦点になり運用は人任せでした。Questetra を利用する事でワークフローが可視化され規定された通りに運用できるようなった為、機能と運用の両面を全員で議論できるようになったと言えます。

    一方、今後さらにシミュレーションの自動化を推進していくためには、まだまだワークフローを描ける人を増やしていくことが必要です。プロセスモデラーがより使い易くなれば、（例えば、プロセスモデルを試運転させる機能や、任意のフローパーツを複製する機能などが実現されれば）、ワークフローが描ける人も増えていく様に思います。

    ※ 本事例は2015年1月時点の情報です

    同業種の導入事例

    • 日本軽金属株式会社
      日本軽金属株式会社

      進捗の見える化で変わる品質保証。業務改善が回り続ける仕組みへ

    • 本田技研工業株式会社
      本田技研工業株式会社

      全社DXで業務の断捨離と効率化を実現。年2,600時間の削減に成功した業務も

    • NKKスイッチズ株式会社
      NKKスイッチズ株式会社

      ワークフローアプリで、タスクの受渡しを自動化。多くの部署／担当者が関わる業務の可視化が実現。

    • 三信電気株式会社
      三信電気株式会社

      年間350件の受発注業務と年間1,500件の申請業務をペーパーレス化。入力ミスや手間を軽減し、管理コストの50%を削減。

    同業種の導入事例を全て見る ≫

  • Cloud Workflow v10 gets Expanded Free Tier

    Cloud Workflow v10 gets Expanded Free Tier

    Unveiling New Filtering Chart for Business Process Improvement

    PR-en-v10-expand-free-tier-20141110Download

    Kyoto, Japan – November 10, 2014 — Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 10.0 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on November 10, 2014.

    In this new version which is a major upgrading since two years, it has enhanced features such as ‘Filtering Chart’ which aggregates flowed data graphically. This will help, for example, to analyze Business Progression by graphing the Issues that have been approved and Invoice PDF that has been automatically generated in it, into a chart of ‘Transition of Monthly Billing total’.

    Moreover, the Number of Users Limitation on Free SaaS Edition is expanded to 10 Users, to commemorate Release of version 10.0. This will allow easier introduction of Cloud environment for the owners of smaller office or for a particular section in a company.

    Graphical Business Data Analysis feature

    With this feature, you can filter those Numeric data and number of Issues which has flowed on Workflow, and summarize the result in a Chart. e.g. Line Chart of ‘Weekly Estimate amount’ which shows the total price of the approved estimate in ‘Estimate flow’; Bar Chart of ‘Type of Question and its Number’ which shows the Types of Questions and its number in ‘Inquiry flow’. (Filtering Chart)

    Other Improvements

    Exceptional Flow Definition

    In setting rules on each Step, you can set up automatic ‘terminate’ and ‘turn around to Exception flow’, instead of previous behavior at the deadline i.e. ‘Alerting’ or ‘End’. (BPMN Timer Boundary Event)

    Mitigation of Looping Structure Restriction

    Previously, a Looping structure which consists of only Auto-processing had not been allowed. Now you can compose Looping with Auto-processing only, such as ‘Email Transmission’ (Event element) and ‘Script processing’ (Service Task element). However, it will become an error if exceeding 500 steps before all the process is finished.

    Dashboard

    You will be able to display the graphs that are generated by each function in one screen, i.e. Number of processed and Total number of Issues, etc.

    Enhanced HTTP Auto-request

    It became to support more communication methods for Auto-request processing to external system (OAuth 2.0).