Questetra BPM Suite 導⼊前の課題

品質保証グループは、日々の業務の中で発生する問題に対し、迅速に改善・是正を講じることが求められます。しかし実際には、対応が滞り、問題の解決までに時間を要する状態となっていました。

その主な原因として、各業務の進捗を可視化・共有できていなかったことが挙げられます。そのため、どの業務がどこで停滞しているのか特定しにくい状況にありました。加えて、情報のやり取りは紙やメールに依存していたため、非効率的な入力・転記作業や承認手続きに多くの時間を費やしていました。

Questetra BPM Suite を知ったきっかけと選定理由

DXによる業務改革を進めていく中で、業務プロセスを可視化できるツールの導入が検討されました。

決め手となったのは、業務を単に「管理する」だけでなく、「流れとして回す」ことで継続的なプロセス改善を実現できる点でした。

Questetra BPM Suiteは、業務の可視化とプロセス改善を両立できるプラットフォームであり、現場担当者がノーコードでアプリを設計・運用できる柔軟性を備えていました。さらに、ヒートマップやプロセス検索を通じて、業務の滞留や改善ポイントを即座に把握できる点も社内で高く評価され、導入が決定しました。

Questetra BPM Suiteによる解決と導⼊の流れ

導入初期は、DX推進チームの5名が中心となり、出退勤報告のアプリ化から取り組みを開始しました。勤怠報告を自動で集計する仕組みを構築し、ツールの基本操作や設計思想への理解を深める中で、通常業務への応用の可能性が見えてきました。

そうした中、品質保証グループでは苦情・クレーム対応、校正管理、図面登録などの業務を整理し、順次アプリ化を進めていきました。一部のアプリはクエステトラ社の支援を受けて作成しましたが、その過程でモデリング手法や設計の考え方への理解が深まり、現在では自力でのアプリ開発が定着しています。

現在は約20件のアプリを作成し、試運転等を行っており、そのうち10件ほどが実運用されています。現状ではQuestetraで実現できる範囲は全体の一部にとどまりますが、今後は対象業務を拡大し、品質保証業務の中核的な仕組みへと発展させていく予定です。

導入効果

Questetraの導入により業務状況が可視化され、進捗をタイムリーに把握しながら、適切な対応やフォローが行えるようになりました。これにより、業務遂行上のボトルネックが明確になり、業務プロセス改善に向けた課題を把握できるようになりました。また、紙やメールを中心とした従来の運用からアプリへ移行したことで、煩雑だった入力や転記の手間が削減され、業務効率が大幅に向上しました。

さらに、QuestetraのWebフォーム機能を活用することで、Questetraアカウントを持っていないメンバーからの情報も吸い上げることができるようになり、現場改善のための議論が活発化しました。今後は、若手社員が中心となってアプリ開発に参加し、報告や改善提案のハードルを下げながら、現場主導の改善をさらに広げていく方針です。

Questetra BPM Suiteの便利な機能

進捗を可視化できるヒートマップやプロセス検索機能は、改善の優先順位を判断する際に有効に活用されています。また、Webフォーム機能を活用することで、Questetraアカウントを持っていないメンバーからの報告をスムーズに受け付けられるようになりました。
さらに、AIエージェント機能を活用し、勤怠アプリに返信文の自動生成機能を追加するなど、現場業務の効率化も進めています。API連携を必要とせず、ワークフロー内にAIを組み込める点も、Questetraならではの強みとして評価されています。
今後は、蓄積されたデータをAIで自動集計・分析し、品質改善に活用する仕組みの導入を検討しています。

同様の課題を抱える企業へのメッセージ

品質保証やISO対応業務は、仕組みを作るだけでは定着しにくく、継続的な改善が必要な領域です。業務の中の課題を見つけ出し、それを解決していくことが常に求められます。小さな業務からアプリ化を始め、現場で「自分たちの手で改善できる」という成功経験を積み重ねることが、継続的な改善への第一歩になります。

Questetra BPM Suiteは、業務を「管理」するだけでなく「流す」ことで、現場に動きを生み出すツールです。現場が自律的に動き始めることで、改善は自然と加速していきます。

※ 本事例は取材当時の情報です。