Questetra BPM Suite

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  • Cloud Workflow v10.2 Provides Varieties of Charts

    Cloud Workflow v10.2 Provides Varieties of Charts

    Original Japanese version

    PR-en-v102-performance-monitoring-20150420Download

    Performance Analysis Accelerates Process Improvement Cycle

    Kyoto, Japan – April 20th, 2015 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management(BPM), today announced that they have published the new version 10.2 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on April 20th, 2015.

    In this new version, “Aggregation Chart feature” has been enhanced, so that more multifaceted Business analysis and performance monitoring become possible. For example, if you are using it for the business operation of Quotation approvals, you will be able to display the quotations that have been approved by the supervisor among all the quote data flowed through the Workflow, in a Bar chart in which ‘Total amount by the type of Quotation’ has been stacked in monthly units. (Filtering Chart)

    Aggregation Chart feature

    The functions of BPM system are categorized into, 1) Designing Business Process, 2) Passing of data in daily operations, 3) Monitoring and aggregation the operational progress. The “Aggregation Chart feature” is categorized in 3), so it is utilized for resource controlling or improvement of procedure at work site, or for the improvement of the entire Business Process.

    Other Improvements

    PDF Auto-generation feature

    The PDF Auto-generation feature is for generating a PDF file which Business Data have been inserted automatically in the middle of the Workflow. In this version 10.2 and later, it became much easier to prepare ‘Base-PDF’ (fillable PDF form) which is needed to set the automated process. Specifically, a ‘Sample of Base-PDF’ is now available by downloading, and you can use it as ‘Base-PDF’ as it is, or you can create your own ‘Base-PDF’ by merging the ‘Insertion configuration’ of the sample with your PDF that you have made in Word or Excel.

    G Suite Connector

    *The name of “G Suite” was changed into “Google Workspace” in October 2020

    “Google Drive storage feature”, a function that works with cloud-based office products “G Suite”, is the ability to output the File type business data such as “Quote.pdf” or “Invoice.pdf”, into Google Drive automatically in the middle of Workflow (OAuth connect). In this version 10.2 and later, you can specify a folder in any hierarchy as the Save destination.

    Operability

    We have renewed Menu icons. The TimeLine notifications that tell occurrence of tasks have been concentrated into ‘Notification feature’

  • クラウド型ワークフローv10.2、グラフ集計機能の強化

    クラウド型ワークフローv10.2、グラフ集計機能の強化

    実績の可視化機能を強化し、プロセス改善サイクルの加速を支援

    PR-ja-v102-performance-monitoring-20150420

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

    SaaS ベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役CEO 今村元一）は4 月20 日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン10.2 を公開しました。

    新バージョン10.2 では「グラフ集計機能」が強化され、より多角的な業務分析や業績モニタリングが可能となりました。例えば、見積承認の業務でご利用の場合であれば、承認フローに流れた見積データの内で上司承認された見積について、月ごとに「見積区分ごとの総額」を積み上げた棒グラフ表示する、といった事ができるようになります。（フィルタリング・チャート）

    ＜フィルタリング・チャート（グラフ集計機能）、総額集計の例＞

    グラフ集計機能の強化について

    業務プロセス管理システムの機能は、(1)業務プロセスのデザイン、(2)日常業務のデータ受け渡し、(3)業務進捗の監視集計、に分類されます。「グラフ集計機能」は第3 番目の監視集計に分類され、現場におけるリソースコントロール、現場におけるマニュアル改善、あるいは業務プロセスの全体改善などの際に利用されます。

    ＜フィルタリング・チャート（グラフ集計機能）、平均時間分析の例＞

    その他の改良について

    PDF 自動生成機能の強化

    PDF 自動生成機能は、ワークフロー途中において「業務データが挿し込まれたPDF」を自動生成させる機能です。新バージョン10.2 以降は、その自動工程を設定する際に必要となる「台紙PDF」を、より容易に準備できるようになります。具体的には、「台紙PDF のサンプル」をダウンロード取得できるようになり、そのまま「台紙PDF」として利用したり、あるいはそのサンプルにある「差し込み設定」をWord やExcel で準備したPDF とマージさせて「台紙PDF」を作成したりできるようになります。

    G Suite（旧Google Apps）連携機能の強化

    クラウド型オフィス製品『G Suite』と連携する機能である「Google Drive 保存機能」は、ワークフロー途中において「見積書.pdf」や「請求書.pdf」といったファイル型の業務データを「Google Drive」に自動出力する機能です（OAuth 通信）。新バージョン10.2 以降は、保存先フォルダとして任意の階層のフォルダを指定できるようになります。

    操作性の向上

    メニューアイコンが刷新され、またToDo 発生のタイムライン通知が「お知らせ機能」に集約されます。

  • Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Implementation of Progress Monitoring on Outsourced Operations

    Sumitomo Mitsui Financial Group – SMBC Finance Service Co., Ltd.

    Established

    1979

    Number of Employees

    2,816 (as of March 31, 2023)

    Business

    Card business, Consumer finance business, Transaction business, Lending business, Other

    Website

    https://www.smbc-fs.co.jp/

    Industry

    Financial Service

    User Departments

    Manufacturing dept

    Outsourcing of Clearing Procedure Exceptional Handling Operations

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    In SMBC Finance Service Co., Ltd. of the Sumitomo Mitsui Financial Group, we provide a variety of services for different payment methods. These include account transfer, payment through convenience stores, credit card and electronic cash.

    For example, the CATS payment collection service realizes efficient account transfer payment from customers. This service is recognized as the No. 1 in the industry.

    We have introduced Questetra (On-Premises Edition), the Business Process Management system to promote paperless processing and provide real-time progress updates for the outsourcing operations of Sakura Information Systems Co., Ltd.

    In order to improve services for the customers, various operations are processed on a daily basis. This may include payment collections through money transfers or through convenience stores.

    These processes were usually carried out by issuing request forms which required a signature. We have now implemented paperless processing in the entire procedure in order to prevent mistakes and delays.

    We currently have about 60 types of request forms for processes. We have converted 80% of them into an electronic format in just 3 months since the system was introduced.

    Q. What is the major advantage in implementing Questetra?

    When we make a process request, the operation requires us to provide a number of pieces of personal/corporate information or other payment details.

    The total amount of the transactions can reach several trillions of yen. Thus, the system should not allow delays and leakages. With Questetra, the paperless process eliminates the need to manage and maintain a general ledger. This, in effect, greatly improves efficiency in the entire operation process.

    Moreover, with the large amount of daily transactions, easy access to the progress updates is highly beneficial.

    Any authorized personnel can easily check the progress of operations using the “token” in the business flow diagram. With this advancement, the communication cost is greatly reduced compared to the old ways of checking via telephone or e-mail.

    High-Security Environment

    Q. Please provide information about your security measures.

    In the implementation of Questetra in both SMBC Finance Service Co., Ltd. and in Sakura Information Systems Co., Ltd., security is of utmost importance.

    In order to have access to the group-wide network (extranet) of SMFG (Sumitomo Mitsui Financial Group) and the virtual hosting service (cloud service) of Sakura Information Systems Co., Ltd., a number of requirements must be fulfilled. This includes authentication (single sign-on), clearing the route’s branch or utilization of indicated remarks. Questetra On-Premises is the total solution to this challenge. It is a powerful tool that can be used to fulfill all the said requirements.

    Moreover, the capability of easily modifying complex business flows through changes in settings proved to be an important requirement.

    1. Provide settings just by drawing flow diagrams
    2. Pass data to other flows
    3. Implement concurrent processing

    These processes can be accomplished with simple settings changes and without the need for any development work.

    Q. Please tell us about your future initiatives.

    The immediate goal is to establish a system that can track the entire outsourcing business.

    For real-time features, we would like to provide authorized personnel not only with progress updates, but also additional mechanisms that automatically detect errors. We also plan to provide electronic traces of all request contents.

    Moreover, we are inclined to continuously improve the current business flow over a span of 6 months to one year. As we commit to bring our service quality to a higher level, we continue to search for solutions to provide the ideal business flow.

  • Cloud Workflow v10.1 Opens New Servers in Germany

    Cloud Workflow v10.1 Opens New Servers in Germany

    Improve Network Latency for Faster Service in Europe

    Original Japanese version

    PR-en-v101-globalization-20150209Download

    Kyoto, Japan – February 9, 2015 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 10.1 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on February 9, 2015. At the same time, they have activated new servers in European region.

    In this new version, Status Monitoring feature has been enhanced, so that who had worked on which Step is shown on the Process Diagram. For example, the executives and the internal audit team will be able to understand the status of order fulfillment or billing easier.

    Status Monitoring feature

    As a feature for monitoring the status of progress, the current Step (individual progress) of each Issue and the number of retention (Heat map) in the entire Issues can be shown on a Process Diagram. From the new version 10.1, icons of the personnel who have handled each Step will be appeared when checking the Individual progress. Although the operator of each Step could be confirmed only in the logs previously, the relation between a step and its operator becomes easier to be recognized visually now. 

    Newly Opened Server in Europe

    Today, Questetra BPM Suite has been utilized by enterprises and organizations in all over the world for day-to-day work, recording of them and visualization of their progress. In the past, we have been providing a cloud computing service (SaaS cloud) using servers in Japan/US and the Content Delivery Network (CDN). Now, we have opened the new servers in Germany, so we believe that we can provide our service more stable and faster in the European region.

    Other Improvements

    Performance Monitoring

    We have enhanced the Filtering Chart feature, which is to aggregate Issue data through Business Processes graphically, so that access permission can be set on the aggregation charts, such as ‘Monthly transition of invoice total amount’ or ‘Monthly transition of the number of inquiries’. Also, the graph can be shared with Users without Data Viewer Authorization.

    Data Items Setting

    You are now able to set the minimum and the maximum values on the number of the files to be attached when you do configuration of File type data item to the data format of Issue, such as ‘Blueprint’ or ‘Project plan’.

  • クラウド型ワークフローv10.1、欧州サーバの運用開始

    クラウド型ワークフローv10.1、欧州サーバの運用開始

    モニタリング強化のv10.1リリースにあわせ、欧州地域のネットワーク遅延を改善

    PR-ja-v101-globalization-201502091

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役CEO今村元一）は2月9日、クラウド型ワークフロー製品である『Questetra BPM Suite』の新バージョン10.1を公開しました。また同時に、新たなサービス拠点としてヨーロッパ・リージョン・サーバの運転を開始しました。

    新バージョン10.1では、「ステータス・モニタリング機能」が強化され、誰が対応したのか、誰が対応しているのかについて、プロセス図上で簡単に確認できるようになります。たとえば、役員や社内監査チームは、受注業務や請求業務の「経過」をリアルタイムに把握できるようになります。

    ステータス・モニタリング機能の強化について

    ステータス・モニタリング機能は、プロセス図（業務フロー図）の上に個別案件の現在工程（個別進捗）や全案件の滞留数（ヒートマップ）を表示します。新バージョン10.1からは、個別進捗を確認する際に、各工程を引き受けた処理担当者のアイコンも表示されるようになります。これまで各工程の処理者については「ログ形式」によってのみ確認できましたが、処理者とその処理工程の位置づけを、より視覚的に分かりやすく認識できるようになります。

    欧州サーバの運用開始について

    今日 Questetra BPM Suite は、世界中の企業や組織において、日常業務の記録やその進捗可視化にご利用いただいています。これまでは、日本国内のサーバ、米国内のサーバ、およびコンテンツ配信網（CDN）を用いて、クラウド・コンピューティング・サービス（SaaS クラウド）を提供してまいりました。今回、ドイツ国内のサーバを稼働させる事により、欧州地域等においても、より安定に、より高速にご利用いただけるようになると考えております。

    その他の改良について

    パフォーマンス・モニタリング機能の強化

    業務プロセスに流れた案件データをグラフィカルに集計する機能（フィルタリング・チャート）を強化し、「請求書総額の月次遷移」や「問合件数の月次推移」といった集計グラフに対してアクセス権限を設定できるようになります。データ閲覧権限のないユーザともグラフ共有できるようになります。

    データ項目設定の強化

    案件のデータフォーマットに「設計図面」や「プロジェクト計画書」といったファイル型データ項目を設定する際、添付されるべきファイルの数について、その最小値と最大値を設定できるようになります。

  • Subaru Corporation

    Subaru Corporation

    In automobile development, an environment to simulate performance and reliability was established, enhancing product quality and development speed.

    Established

    1953

    No. of Employees

    2,789　(As of March 2023)

    Main Business

    The manufacture, repair and sales of passenger cars and their components.
    The manufacture, repair and sales of airplanes aerospace-related machinery and their components.

    web

    https://www.subaru.co.jp/en/

    Industry

    Manufacturing

    User Department

    Manufacturing dept

    Utilized for the efficiency of automobile engine development operations

    subaru-legacy-b4

    FUJI HEAVY INDUSTRIES LTD. (currently “Subaru Corporation”) is a transportation equipment manufacturer with a focus on automotive manufacturing.

    In the automotive business we develop, manufacture and sell cars such as the Legacy, Impreza, and Forester under the Subaru brand, based on the concepts of enjoyment and peace of mind.

    We are utilizing Questetra to improve the efficiency of simulations in automotive engine development operations.

    Achieved automation of performance simulation that can be executed by the designers themselves

    Process diagram: Automated Simulations for CAE

    Engine development is a repetitive process of blueprint drawing, prototyping, and performance and reliability evaluations. However, the performance and reliability evaluations can now be done virtually with recently developed simulation technology. Thanks to this, it is now possible to obtain more information to improve the product competitiveness faster than when evaluating through prototyping.

    On the other hand, developers need to ask experts to run the simulations, as they require complicated operations and expertise.

    Hence, we are promoting the automation of simulations because we believe that we can make better products faster and more efficiently if the developers are able to exercise their creativity and do the simulations by themselves. We are using Questetra as a management control tool for this.

    Beyond the scope of a single tool, it enables information sharing among engineers

    CAE Input Form

    Automation of simulation has been addressed in various ways, but in most cases it is developed as a mere tool.

    We put emphasis on the availability of information sharing between the developers and the simulation expert so that they would complement each other. Therefore, we have arranged the Tasks for the developers and for the simulation experts alternately on the Workflow, so that communication between them can occur.

    We also took advantage of the characteristics of human-centric BPM to decentralize tasks so that work can be divided among different departments.

    Up until now, when automating simulations we only focused on the functions and left the operations to humans. Because we are now able to visualize the Workflow, we are able to operate as it was defined by using Questetra. Now all of us can discuss both the aspects of function and operation.

    Meanwhile, in order to promote the further automation of simulations in the future, it is necessary to increase the number of people who are capable of drawing a workflow. I guess the easier the Process Modeler becomes, the more people can draw a Workflow. (For example, by adding features to test run process models or replicating any part of the flow.)

    (April 2018)

  • 株式会社SUBARU

    株式会社SUBARU

    自動車の開発業務で、性能や信頼性をシミュレーションできる環境を構築。商品力・開発スピードが向上。

    株式会社SUBARU

    従業員数：1001名以上

    業種：製造

    設立

    1953年（昭和28年）

    従業員数

    17,228人（連結会社 合計37,521人）

    ※2023年3月末時点

    事業内容

    自動車ならびにその部品の製造、修理および販売

    航空機、宇宙関連機器ならびにその部品の製造、販売および修理

    Web

    https://www.subaru.co.jp/

    利用部門

    製造・開発

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    自動車エンジン開発業務の効率化に活用

    subaru-legacy-b4

    富士重工業 (現 株式会社SUBARU) は、自動車製造を中心とした輸送機器メーカーです。

    自動車事業では 『SUBARU』 （スバル） のブランドで、”安心と愉しさ” をコンセプトとして 『レガシィ』、『レヴォーグ』、『インプレッサ』、『フォレスター』 などの自動車を開発・製造・販売しています。

    Questetra は、自動車エンジン開発業務 におけるシミュレーション効率化で活用しています。

    設計者自ら実行可能な性能シミュレーションの自動化を実現

    エンジンの開発は設計図→試作品→性能・信頼性評価の繰り返しですが、近年発達した 「シミュレーション技術」 により性能・信頼性をヴァーチャルに評価できるようになってきました。そのおかげで試作品を作る評価よりも早く、より多くの情報を得て商品力を向上できるようになりました。

    一方、これらの 「シミュレーション」 は複雑な操作と専門知識を要求する為、設計者がシミュレーションの専門家に依頼して実施してもらう必要があります。

    私たちは、「設計者自らがシミュレーションを実行して創意工夫できた方が、より早く、より良いものが出来る」 と考え、シミュレーションの自動化 を推進しております。その管理統制ツールに Questetra を利用しております。

    １ツールの枠を越え、エンジニア間の情報共有にも！

    「シミュレーション」 は色々な方面で取り組まれていますが、単なるツールとして開発されるケースが殆どです。

    私たちは設計者とシミュレーションの専門家が情報を共有し、互いに補完し合えることを最も重視しております。その為、ワークフロー内に交互に設計者とシミュレーションの専門家のタスクを配置し、コミュニケーションが生まれるように配慮しました。

    また、ヒューマンセントリック BPM としての特徴を生かし各々の部署内でも分業が出来るように、業務の分散処理に配慮しました。

    今までシミュレーションの自動化を行うと、機能だけが焦点になり運用は人任せでした。Questetra を利用する事でワークフローが可視化され規定された通りに運用できるようなった為、機能と運用の両面を全員で議論できるようになったと言えます。

    一方、今後さらにシミュレーションの自動化を推進していくためには、まだまだワークフローを描ける人を増やしていくことが必要です。プロセスモデラーがより使い易くなれば、（例えば、プロセスモデルを試運転させる機能や、任意のフローパーツを複製する機能などが実現されれば）、ワークフローが描ける人も増えていく様に思います。

    ※ 本事例は2015年1月時点の情報です

    同業種の導入事例

    • 日本軽金属株式会社
      日本軽金属株式会社

      進捗の見える化で変わる品質保証。業務改善が回り続ける仕組みへ

    • 本田技研工業株式会社
      本田技研工業株式会社

      全社DXで業務の断捨離と効率化を実現。年2,600時間の削減に成功した業務も

    • NKKスイッチズ株式会社
      NKKスイッチズ株式会社

      ワークフローアプリで、タスクの受渡しを自動化。多くの部署／担当者が関わる業務の可視化が実現。

    • 三信電気株式会社
      三信電気株式会社

      年間350件の受発注業務と年間1,500件の申請業務をペーパーレス化。入力ミスや手間を軽減し、管理コストの50%を削減。

    同業種の導入事例を全て見る ≫

  • Cloud Workflow v10 gets Expanded Free Tier

    Cloud Workflow v10 gets Expanded Free Tier

    Unveiling New Filtering Chart for Business Process Improvement

    PR-en-v10-expand-free-tier-20141110Download

    Kyoto, Japan – November 10, 2014 — Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 10.0 of the cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on November 10, 2014.

    In this new version which is a major upgrading since two years, it has enhanced features such as ‘Filtering Chart’ which aggregates flowed data graphically. This will help, for example, to analyze Business Progression by graphing the Issues that have been approved and Invoice PDF that has been automatically generated in it, into a chart of ‘Transition of Monthly Billing total’.

    Moreover, the Number of Users Limitation on Free SaaS Edition is expanded to 10 Users, to commemorate Release of version 10.0. This will allow easier introduction of Cloud environment for the owners of smaller office or for a particular section in a company.

    Graphical Business Data Analysis feature

    With this feature, you can filter those Numeric data and number of Issues which has flowed on Workflow, and summarize the result in a Chart. e.g. Line Chart of ‘Weekly Estimate amount’ which shows the total price of the approved estimate in ‘Estimate flow’; Bar Chart of ‘Type of Question and its Number’ which shows the Types of Questions and its number in ‘Inquiry flow’. (Filtering Chart)

    Other Improvements

    Exceptional Flow Definition

    In setting rules on each Step, you can set up automatic ‘terminate’ and ‘turn around to Exception flow’, instead of previous behavior at the deadline i.e. ‘Alerting’ or ‘End’. (BPMN Timer Boundary Event)

    Mitigation of Looping Structure Restriction

    Previously, a Looping structure which consists of only Auto-processing had not been allowed. Now you can compose Looping with Auto-processing only, such as ‘Email Transmission’ (Event element) and ‘Script processing’ (Service Task element). However, it will become an error if exceeding 500 steps before all the process is finished.

    Dashboard

    You will be able to display the graphs that are generated by each function in one screen, i.e. Number of processed and Total number of Issues, etc.

    Enhanced HTTP Auto-request

    It became to support more communication methods for Auto-request processing to external system (OAuth 2.0).

  • クラウド型ワークフロー、v10で無料枠拡大

    クラウド型ワークフロー、v10で無料枠拡大

    業務プロセス改善のためのグラフ分析機能を追加

    PR-ja-v10-expand-free-tier-20141110-2

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役CEO今村元一）は11月10日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン10.0を公開しました。

    およそ2年ぶりの大型バージョンアップとなる新バージョンでは、ワークフローに流れた案件データをグラフィカルに集計する機能（フィルタリング・チャート）などの機能が強化されました。例えば、必要な承認をうけ請求書PDFが自動生成された案件について、その「月別の請求額合計の遷移」をリアルタイムにグラフ化し、事業進捗を分析できるようになります。

    またバージョン10.0の発売にあわせて、これまで「5ユーザまで」であった無料利用枠を「10ユーザまで」に拡大いたしました。小規模事業者様や特定部署の利用など、より気軽にクラウド環境を導入していただくことが可能になりました。

    ＜フィルタリング・チャート＞

    業務データのグラフ分析機能（v10）について

    ワークフローに流れた案件をフィルタした上で、任意の数値データや件数をグラフ集計できるようになります。例えば、「見積フロー」で承認された見積書について「見積金額」の合計を週別の折れ線グラフで表示したり、「問合回答フロー」で受信した質問についてその件数を「質問種類」の別に積み上げ棒グラフ表示したりすることができる様になります。（フィルタリング・チャート）

    その他の改良について

    例外フロー定義機能の追加

    各工程でのルールを設定する際、これまでは「締切時刻」を迎えた際の振る舞いとして「警告を出す」もしくは「停止する」しか設計できませんでしたが、自動的に終了させた上で例外フローに流せるようになります。（BPMNタイマー境界イベント）

    ループ工程の制約緩和

    業務の流れを設定する際、これまでは自動処理だけのループ構造は認められませんでしたが、「メール送信」（イベント要素）や「スクリプト処理」（サービスタスク要素）などの自動処理だけで構成する事が可能となります。ただし全工程を終了するまでに500ステップを超えてしまった場合、途中エラーとなります。

    ダッシュボード機能の追加

    処理した件数や全体の案件数など、各機能で生成できるグラフを一括して表示できるようになります。（ダッシュボード）

    自動HTTPリクエストの強化

    外部システムに対する自動リクエスト処理（OAuth 2.0）において、より多くの通信方式に対応できるようになります。

    Release Note: https://support.questetra.com/versions/version-1000/

  • NETPARK21 CO., LTD.

    NETPARK21 CO., LTD.

    Progress Management of Parallel Work

    NETPARK21 CO., LTD.

    Established

    April 2000 (Founded April 1995)

    Number of Employees

    70 (As of June 2021)

    Business

    Website Creation, Network Construction, Maintenance and Operation, System Operation Technician Dispatch, Hosting and Housing Services, Remote System Maintenance and Network Monitoring, Temporary Staffing

    Website

    http://www.netpark21.co.jp/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    IT

    Setup for 100 Computer Terminals

    Q. What kind of operations do you use Questetra for?

    At NETPARK21 CO., LTD. we provide setup and operation support for information systems.

    Specifically, we support operations such as the building of B2B online ordering systems, installation of video monitoring systems, and the installation of POS systems for retail stores, etc.

    For a very specific example, we performed the total maintenance of the Network environment for an international expo, with our staff on-site full time.

    We used Questetra for managing Parallel work tasks such as the set up of a large number of computer terminals by multiple workers.

    Q. Please tell us about the more specific usage.

    For instance, we need to set up 50 or 100 computers at once for a client company who is introducing an IT system.

    The outline of this workflow is, 1) unpacking the terminals one by one, 2) setting up the initial configuration of the OS, 3) putting on the control number stickers, 4) checking the work is completed, 5) dispatching the PCs to the installation location. If you count the smaller work steps, it will be 10 to 20 steps, and multiple workers will do these concurrently.

    We had been managing the work progress using paper check-sheets, so it was difficult to accurately grasp how much work had been completed.

    Since we started recording the progress of all our work with Questetra now we are able to follow the progress precisely for all the terminals. There are cases when the leader at the work site confirms the progress and gives instructions to the operating team.

    Ideas to Prevent Mistakes will be Added Anytime

    Q. Did you come up with any creative ways to use Questetra?

    We are always seeking various ideas to reduce the burden on workers and to bring down the probability of mistakes occurring.

    Specifically, we put into practice some basic things such as describing detailed operation precautions on the work record input screen; for example, printer settings. Even if there are many settings issues for each computer, we made it possible to navigate through them using Questetra’s “description of the task” screen.

    Besides that, as we are used to programming on a daily basis we came up with an implementation linking our own program using the Questetra API. For example, the control number stickers which are put on the terminals, will be printed out automatically from the sticker printers which have a communication link to the system.

    Q. Please tell us about your future prospects.

    In terms of work progress management, we would like to continue to analyze the work records more deeply.

    For example, if accurate records of delays and mistakes are accumulated, we could verify the hypothesis for more drastic business improvements.

    On the other hand, we would like to actively visualize internal operations. In particular, we believe that managing the monthly operation reports submitted to customers and the answers to inquiries from customers on Questetra will promote cross-business information sharing.

  • 株式会社ネットパーク21

    株式会社ネットパーク21

    同時並行作業の進捗管理

    株式会社ネットパーク21

    従業員数：51～100名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    平成12年4月（創業 平成7年4月）

    従業員数

    70名

    ※令和3年6月　時点

    事業内容

    ホームページ作成、ネットワーク構築・保守・運用、システム運用技術者派遣、ホスティング、ハウジングサービス、遠隔システム保守・ネットワーク監視、有料職業紹介

    Web

    https://www.netpark21.co.jp

    利用部門

    情報システム

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    パソコン100台のセットアップ

    Q. どのような業務で Questetra をご利用なのですか？

    株式会社ネットパーク21 は、情報システムの設定代行や運用支援を行っている会社です。

    具体的には「企業間オンライン受発注システムの構築」や「カメラ監視システムの敷設」あるいは「小売店PCレジの設置」といった情報システムをサポートさせて頂く仕事です。

    変わった所では「国際博覧会のネットワーク環境」をスタッフ常駐にてトータルに保守させて頂いたこともあります。

    Questetra は、複数人で大量パソコンをセットアップする様な同時作業の管理に活用しています。

    Q. 具体的な活用方法を教えてください

    例えば、お客様企業が情報システムを導入する際には、50台・100台といった大量のパソコンを一度にセットアップする必要があります。

    この作業は大まかに言えば、(1)梱包されたパソコンを一台一台開封し、(2)OSの初期設定を行い、(3)管理番号シールを貼り、(4)作業完了のチェックを行い、(5)設置場所への配送手続きを行う、といった流れ（ワークフロー）になります。小さな作業工程も含めると、実際には10～20ステップ程度になるのですが、これらを複数人で同時並行的に対応することになります。

    これまでは、紙のチェックシートで作業進捗を管理してたのですが、「今どのくらいの作業が完了しているのか？」について正確に捕捉する事は困難だったと言えます。

    一つ一つの作業進捗を Questetra 記録するようになり、全てのパソコンについて、その作業進捗が正確に把握できるようになりました。出張先のリーダーが進捗を確認し、作業担当チームに作業指示を行うケースもあります。

    ミスを防ぐアイデアを随時追加

    Q. 工夫したポイントはありますか？

    作業者の負担を減らし、また作業ミス発生の確率をさげる、色々な工夫を模索しています。

    具体的にはまず「作業記録を入力する画面に作業上の注意事項を細かく記載する」といった基本的な工夫を実践しています。たとえば「プリンタ設定」の様な設定事項についても、個々のパソコンで異なる設定を行うのですが、Questetra の画面（作業を記録する画面）でナビゲーションするようにしています。

    加えて、ネットパーク21は日頃からプログラミングに慣れている事もあって、 Questetra API を使った自作プログラムと連携させる工夫を行っています。たとえば、パソコンに貼る「管理番号シール」は、シール作成機と連携通信させて自動的に出力される様にしています。

    Q. 今後の展望についてお聞かせください

    この「作業進捗管理」で言えば今後、これらの作業記録をより深く分析していきたいと考えています。

    例えば、発生してしまったミスや遅延した作業について正確な記録が蓄積されれば、より抜本的な業務改善に向けた仮説が検証できるようになるのではないかと考えています。

    また一方で、社内業務についても積極的に可視化を進めたいと考えています。特に、お客様に提出する月例の運用レポートや、お客様からの問い合わせに対する回答についても、Questetra 上で管理することで、業務横断的な情報共有が促進するのではないかと考えています。

    同業種の導入事例

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  • 三井住友銀行グループ – SMBCファイナンスサービス株式会社

    三井住友銀行グループ – SMBCファイナンスサービス株式会社

    アウトソースの案件委託手続きをペーパーレス化。3ヶ月で作業の80％を電子化し、各案件の進捗がリアルタイムで把握可能に。

    三井住友銀行グループ – SMBCファイナンスサービス株式会社

    従業員数：1001名以上

    業種：金融サービス

    設立

    1979年

    従業員数

    2,916 名

    ※2023年3月末時点

    事業内容

    カード事業、信販事業、トランザクション事業、融資事業、その他

    Web

    https://www.smbc-fs.co.jp/

    利用部門

    製造・開発（アウトソース業務での利用）

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    この記事の目次

    アウトソース業務のペーパーレス化でミス・遅れを無くす

    三井住友銀行グループのSMBCファイナンスサービスでは、口座振替、コンビニ決済、クレジットカード、電子マネーなどの多数の決済手段のサービスを提供しております。

    例えば、預金口座振替によりお客様からの集金業務を効率的に行う『CATS 集金代行サービス』では、業界No.1の取扱実績があります。

    業務プロセス管理システム 『Questetra』 （オンプレミス版）は、さくら情報システムへのアウトソース業務にて発生する作業手続きをペーパーレス化し、作業進捗をリアルタイムに可視化すべく導入しました。

    口座振替集金代行やコンビニ収納代行などの業務遂行において、お客様サービス向上のために日常的に各種作業が発生します。これまでであれば、そこで発生する事務手続きについて『依頼書』（紙・押印）による依頼を行っていたのですが、「ミス」と「遅れ」を無くすためのペーパーレスを実現しました。依頼書が想定する各種作業は60パターンほどあり、全ては電子化できていませんが、導入して3か月で8割以上の作業を電子化する事ができました。

    smbc-finance-service-cats-360

    状況の見える化でコミュニケーションコスト削減

    併せて、作業の進捗が可視化されるようになった事も非常に大きな意味を持ちます。

    業務フロー図上に「ボール」のようなもので示してくれる機能により、権限を持つ者なら誰でもいつでも簡単に作業の進捗を確認できるようになりました。従来は電話やメールを使って状況の確認を行っていましたが、状況確認のためのコミュニケーションコストを大きく低減することができたと言えます。

    smbc-finance-service-paperless

    依頼する各種作業には、お客様（企業）の情報や決済処理を含む依頼が多く含まれます。

    決済金額の総量は年間で数兆円になり、遅れやモレは許されません。Questetra を使ってペーパーレス化することで保管場所と管理台帳の運用が不要となり、業務効率は大幅に向上させることができました。

    高セキュリティ環境の実現

    SMBCファイナンスサービス、および、さくら情報システムでQuestetraを利用するためには、セキュリティと利便性の考慮が必要です。

    SMFG（三井住友フィナンシャルグループ）のグループ共通ネットワーク（エクストラネット） および、さくら情報システムのクラウドサービスである「仮想化ホスティングサービス」の利用、さらに認証を使って利用できること（シングル・サインオン）、ルートの分岐や備考欄の活用など、様々な要件をクリアする必要があるのですが、オンプレミス用の Questetra は全ての要件をクリアするソリューションでした。

    smbc-finance-service-network

    全てのアウトソース業務に適用へ

    「複雑な業務フローの変更を設定の変更だけで実現可能」と言う要件も大切でした。

    1. フロー図を絵を描くように設定できる
    2. 他のフローにデータを渡せる
    3. 並行処理ができる

    ということが「開発実装」することなく簡単な「設定」で実現できました。

    当面の目標は、全てのアウトソース業務を追跡できる仕組みを構築する事です。

    リアルタイム性の視点では、把握すべき人が現状を把握できるだけでなく、エラー自動検出の仕組み等も検討して行きたい所です。記録の視点では、全ての依頼内容を電子証跡として活用できるようにしたいと考えています。

    また今後、半年一年のスパンで、業務フローの在り方についても改善を加えて行かなければならないと考えています。「あるべき姿」を模索し続け、サービスクオリティを更に高い次元に持っていきたいと思います。

    ※ 本事例は2014年6月時点の情報です