Questetra BPM Suite

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  • Cloud BPM v11.5 Conforming to the OpenAPI Specification

    Cloud BPM v11.5 Conforming to the OpenAPI Specification

    Original Japanese version

    PR-en-v115-api-specification-20171120Download

    Fits in Cloud-first or API Economy

    Kyoto, Japan – November 20th, 2017 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 11.5 of the Cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on Nov. 20th, 2017. With this new version, it allows users to easily implement API collaborations and self-development, since the API documents and REST API testing environment have been organized to which conforms to OpenAPI specification (formerly Swagger).

    In order to improve the productivity of day-to-day operations, automation of Business Processes is essential. Since numbers of cloud service company publishes APIs (Application Programming Interface) which are for accessing resource of their own services, cases of “self-development of app using API” or “API collaboration between multiple services” are increasing its number.

    On and after the new version 11.5, you can promote not only automatizing request transmission to external systems (external APIs) using “Auto step”, but also automatizing requesting from external systems to the Workflow platform. For companies that utilizing multiple cloud services, Questetra can be the core cloud service.

    Questetra BPM Suite

    Cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” is a business platform for realizing environments of paper-less and remote-working.

    Business issues are controlled according with Business Flow Diagram. When a process reaches human task, the user will be asked to input. Also, when an issue reaches to automated Step, the predetermined processing (server-side processing) such as “Generate PDF” and “Save to cloud storage” is performed automatically. (BPM: Business Process Management)

    You can apply it to various business operations such as “Approval request flow”, “Document translation flow”, “Quality check process”, “Invoice issuance process”. Process owner of each Business Process can practice “improvement of Business Process” little by little in daily work. (Examples of Business Flow Diagram: http://en.workflow-sample.net/ )

    OpenAPI specification

    It is an online document generated dynamically according to Workflow platform. It allows developers to write program code that suites for their own Workflow platform efficiently. In addition, since communication test of request can be executed within online document, it is possible to create program code while simulating various data transmission.

    • System Settings API : APIs for performing changes in settings of the Workflow platform such as Users, Organizations, or System privileges
    • Workflow API : APIs for controlling or processing on Issues flowing on Workflow, searching for Issues, managing App privileges
    OpenAPI Documentation

    Other Improvements

    All Operators complete option

    In addition to the existing “Each task is finished when one of the allocated user has executed”, you can set an option of “Each task is finished when every allocated user has executed”. It is useful in a situation where all the operators must see.

    Enhance Single Sign-on (SAML)

    Enabled to set “Authentication lifetime” in ID Provider setting, so that you can use Google as the ID Provider. Also, adopting encryption that can be used as certificate, it supports more advanced algorithm.

    STARTTLS

    Email transmission from Questetra BPM Suite corresponds email encryption. It allows secure email transmission if the target email server supports STARTTLS.

    Release Note for the detail: https://support.questetra.com/versions/version-1150/

  • クラウド型ワークフローv11.5、OpenAPI仕様に準拠

    クラウド型ワークフローv11.5、OpenAPI仕様に準拠

    クラウドファースト時代・APIエコノミー時代のワークフロー基盤ニーズに対応

    PR-ja-v115-api-specification-20171120

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO 今村元一）は11月20日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン11.5を公開しました。新バージョン11.5では、OpenAPI 仕様（旧名 Swagger 仕様）に対応した REST API テスト環境およびドキュメントが整理され、利用者は外部システムからの API 連携プログラムを容易に開発できるようになります。

    日常業務の生産性向上のためには業務プロセスの自動化や複数のサービス間の連携が欠かせません。今日では、多くのクラウドサービスにおいて自サービスのリソースにアクセスするための API (Application Programming Interface) が公開され、「API 利用アプリの開発」や「複数サービス間の API 連携」といった事例も珍しくなくなってきたと言えます。

    新バージョン11.5からは、「自動工程」による外部システム（外部 API）へのリクエスト自動化だけでなく、外部システムからワークフロー基盤へのリクエスト自動化を推進していただきやすくなります。複数クラウドを運用中の企業であれば、その中核クラウドとしてご利用いただけるようになります。

    Questetra BPM Suite とは

    クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、ペーパレス環境やリモートワーク環境を推進するための業務プラットフォームです。

    業務案件は業務フロー図に従ってコントロールされ、案件が人間工程に到達すれば担当者はアウトプットを求められます。また、案件が自動工程に到達した際には、「PDFの生成」や「クラウドストレージへの保存」といった既定の処理（サーバサイド処理）が自動的に行われます。（BPM: Business Process Management）

    「稟議承認フロー」「文書翻訳フロー」「品質チェックプロセス」「請求書発行プロセス」といった様々な業務に適用していただけます。各業務のプロセスオーナーは日々の業務の中で少しずつ「業務プロセスの改善」を実践することが可能です。

    OpenAPI 準拠について

    ワークフロー基盤に即して動的に生成されるオンラインドキュメントです。開発者は自身のワークフロー基盤用のプログラムコードを効率よく書くことができます。しかも、オンラインドキュメント内にてリクエストの通信テストが実行できるため、様々なデータ送信をシミュレーションしながらのプログラムコード作成が可能です。

    • System Settings API ：　ユーザや組織、システム特権などワークフロー基盤の設定変更を行う API
    • Workflow API ： ワークフローを流れる案件の制御や処理、案件の検索、アプリ特権の管理などを行う API
    ＜OpenAPI ドキュメンテーション＞

    その他の機能改良について

    全担当者処理完了オプションを追加

    従来の「1人が処理完了すれば、案件は進む」に加え、「全員が処理完了するまで、案件は進まない」ように工程を設定することができます。担当者全員に回覧したい、といったシーンで活用いただけます。

    シングルサインオン（SAML）設定の強化

    ID Provider の設定にて「認証情報有効期間」を設定できるようになり、Google を ID Provider として利用できるようになります。また、証明書に利用できる暗号化方式で、より高度なアルゴリズムにも対応します。

    外部送信メールにて STARTTLS に対応

    Questetra BPM Suite からのメール送信にて、暗号化通信に対応します。相手メールサーバが STARTTLS に対応していれば、セキュアなメール送信が可能となります。

    詳細については、リリースノートを御参照ください。

    リリースノート: https://support.questetra.com/ja/versions/version-1150/

  • JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    Strict management from drafting to the registration of contract information

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    Established

    April 1, 2006

    Number of Employees

    70 (as of April 2024)

    Business

    Credit card payment business, Property management system (PMS) business, Planning and development of new businesses and services

    Website

    https://www.jtb-jbi.co.jp/

    Industry

    Transportation

    User Departments

    Approval Flows

    Contributing to speeding up the contract approval

    Q. What kind of work are you using Questetra for?

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp. is a company that provides finance and settlement services for travellers and travel agencies.

    For example, we offer pre-paid cards that can be used overseas, foreign currency exchange services for foreign visitors to Japan, pre-settlement services for web accommodation reservations and so on.

    We are using Questetra for contract conclusion work. We operate three Workflows, from drafting a request for approval to making a decision, applying for a seal, and registering contract information, and since we can check the contracts in digital files it helps us to prevent the loss of the originals.

    Q. Please tell us why you chose Questetra.

    By using Questetra we cannot create an official contract unless we go through the Approval process and the Signature process, so we are able to thoroughly enforce internal rules.

    In addition, the approver is able to make decisions even while on business trips, and this has made it possible to shorten the time required for approval. It is stable as a system and we can use it with confidence considering the experience of JTB SYSTEM SOLUTION INC., a group company.

    Workflow with strict authority management and control of approval routes

    Q. What challenges did you have before introducing Questetra and how did you solve them?

    Prior to using Questetra we were managing contract signing draft documents on paper.

    From the drafting person’s viewpoint it was not clear how far the approval or signing work was to being finished, and they had to deal with unnecessary stress of having to contact the management department. By using Questetra’s data retrieval function the drafter became able to see the progress of the approval settlement and signing work, and this has helped us to understand when the official contract will be completed and to relieve the stress.

    Q. Is there anything you have devised for its use?

    Since we deal with important and confidential contract information as our business, we restrict viewing authority and control over process to the General affairs division and strictly manage authorization.

    We have designed the Workflow so that the approval route that complies with internal rules is automatically determined depending on the type of contract.
    In addition, we have prepared a Step for the General affairs department to check midstream to make sure that the contract type is not wrong, so there is no chance that we take the wrong decision route.

    From now on, I would like to promote automation like digitally storing the approval history information along with the approval document, so that we can utilize it for business expansion of the company.

  • 株式会社JTBビジネスイノベーターズ

    株式会社JTBビジネスイノベーターズ

    起案作業から契約情報の登録までを厳密に管理

    株式会社JTBビジネスイノベーターズ

    従業員数：51～100名

    業種：旅行・交通・運輸

    設立

    2006年4月1日

    従業員数

    70名

    ※2024年4月　時点

    事業内容

    クレジット決済事業、PMS事業、
    新規事業・サービスの企画・開発

    Web

    https://www.jtb-jbi.co.jp

    利用部門

    申請・承認

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    契約稟議決裁のスピードアップに貢献

    Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

    株式会社JTBビジネスイノベーターズは、旅行者や旅行業者に向けた金融・決済サービスを提供する会社です。

    例えば海外で利用できるプリペイドカードや訪日外国人向け外貨両替サービス、宿泊ネット予約の事前決済サービス等を提供しています。

    Questetra は、契約締結業務で利用しています。契約に関する稟議起案から決裁、捺印申請、契約情報登録の３つのワークフローで運用しており、契約書は、デジタルファイルで確認できる為、原本の紛失防止に役立っています。

    Q. どういった点をご評価いただけたのかお聞かせください

    Questetra を利用することにより、決裁工程や捺印工程を経ない限り、正式契約書の作成ができない為、社内ルールの徹底を図ることができました。

    加えて、決裁者が出張先からも決裁を行えるようになり、稟議決裁に掛かる時間の短縮化が図れました。システムとして安定稼働しており、グループ会社である株式会社JTB情報システムの利用実績も合わせて考えると、安心して利用することができています。

    厳密な権限管理と稟議決裁ルートを管理できるワークフロー

    Q. ご利用前は、どのような課題があり、解決したのでしょうか？

    Questetra 利用以前は、紙の起案書類で契約書締結業務を運用していました。

    起案者から見ると現在、どこまで決裁や捺印作業が終了しているかわからず、管理部門へ問い合わせをしなければならない等の余計なストレスを抱えていました。Questetra のデータ検索機能を用いて起案者が稟議決裁や捺印作業の進捗が見えるようになり、正式契約書の作成完了時期を把握できると共にストレスの解消につながりました。

    Q. 工夫されている点はありますか？

    事業上、重要で機密性の高い契約情報を扱いますので閲覧権限やプロセスに対するコントロール権限を総務部門に限定し、厳密に権限管理をしています。契約の種類によって、社内ルールに適した決裁ルートが自動的に決定されるようにワークフローを設計しています。

    さらに、契約書種類を間違えていないかを総務部門にて途中チェックを行う工程を用意し、万が一でも誤った決裁ルートを通らないようにしています。今後は、決裁書と共に決裁履歴情報も同時にデジタル保管できるような自動化を行い、自社の業務拡大に活かしたいと考えています。

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  • ABeam Systems Ltd.

    ABeam Systems Ltd.

    Approximately 30 HR-related tasks were digitized from paper. Further labor savings achieved through the use of automatic processing functions and more.

    Established

    1983

    No. of Employees

    1,020 as of April 1, 2024

    Main Business

    Collaborative IT Full Outsourcing, ERP (Enterprise Resource Planning) Services, Open System Services, Infrastructure Services, etc

    web

    http://www.abeam-s.com/

    Industry

    Hitech

    User Department

    Human Resources, Approval Flows

    Used in approximately 30 business processes

    ABeam Systems provides a business model called “Full-outsourcing” that goes beyond mere system development, entrusting our clients with the IT strategy to realize their management and business strategies. We support the improvement and promotion of our customer’s business processes in order to achieve their goals, including IT support centered on the development and introduction of ERP systems.

    We are using Questetra to conduct approval requests, requests for internal system usage, and tasks in human resources such as providing training and new employee follow-up (approximately 30 types of business processes).

    Transitioning from paper applications has improved the processing speed of applications

    We used to submit and approve applications using paper forms.

    The approver was often out of the office and the approval process was slow, the applicant and approver were sometimes located far from each other and it took a long time for the application to be mailed to the approver, and the applicant had to find out who was approving the application.

    By using Questetra approving on the go becomes possible, and the processing speed from application to approval has been improved. In addition, since the approver is automatically determined based on the department the applicant belongs to we can now make requests without confusion.

    Labor was saved by using automatic processing functions and optimizing form layouts. Operations can be conducted without the need for manuals

    Approval routes are decided along the organization hierarchy in accordance with internal rules.

    If an approver concurrently belongs to multiple organizations, approval Steps could be assigned consecutively even though the internal rule allows for a single approval. We use automatic processing functions (Error Boundary Event, etc.) to avoid consecutive approvals, so that the same approver is not required to repeatedly approve the same thing.

    We are also working on reducing erroneous operations by applicants and labor saving for input operations. We provide information on the meaning of the input contents and entry examples for each input form, so that applicants can fill in the form without hesitation and without looking at the whole manual. In addition, when a specific option is chosen, the initial value on another input form is automatically set.

    We appreciate the ability to create workflows without the need for system development knowledge

    We appreciate the fact that even those without system development experience can design Workflow diagrams.

    Since we can design Workflow diagrams that easily comply with business rules, basic design can be done in a short period of time and we were able to spend more time on the detailed settings (input labor saving, etc.).

    Moreover, we appreciate the quality of Questetra’s support. If I have questions or ask for innovative tips in Workflow designing they return the answer within one day, which is very helpful. We also hear from staff within the company who want to put their department’s work onto the Workflow, so we hope that Questetra will continue to provide support and enhance the web manual.

    (October 2017)

  • アビームシステムズ株式会社

    アビームシステムズ株式会社

    約30の人事系業務を紙からデジタルに。自動処理機能利用等でより省力化。

    アビームシステムズ株式会社

    従業員数：1001名以上

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    1983年

    従業員数

    1,020名

    ※2024年4月1日　時点

    事業内容

    協調型ITフルアウトソーシング／ERPサービス／OPEN系サービス／インフラサービス／AMO/ITO/BPOサービス／コンカレント・エンジニアリング・サービス／組込ソフト開発サービス／プロセスマネージメントサービス

    Web

    https://www.abeam-s.com/

    利用部門

    人事・総務、申請・承認

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    この記事の目次

    約30の業務プロセスで利用

    アビームシステムズは、単なるシステム開発だけでなく、経営戦略や事業戦略の実現に向けてIT戦略を任せていただく「フルアウトソーシング」というビジネスモデルを提供しております。ERPシステムの開発・導入を中心とするIT支援を含め、お客様の目標達成のために、お客様の業務プロセスの改善・推進を支援いたします。

    Questetra は、稟議系業務、社内システム利用申請業務、研修や新入社員フォローを行う人事系業務で利用しています。（約30の業務プロセス）

    紙の申請から移行で処理速度が向上

    紙の申請書を用いて申請〜承認を行っていました。

    「承認者が外出することが多く、承認が進まない」や「申請者と承認者のロケーションが離れていることがあり、承認者に申請書が郵送されるまで時間が掛かる」、「申請者が承認する人を調べなければならない」等の課題がありました。

    Questetra を利用することで外出先の承認を可能にし、申請から承認までの処理速度が向上しました。
    加えて、申請者の所属部署を元に承認者が自動決定されますので、迷わず申請を行えるようになりました。

    自動処理機能利用やフォームの装飾で操作省力化。マニュアル不要で業務可能

    承認ルートは、社内ルール上、組織階層に沿って決定します。

    承認者が複数組織を兼務している場合、連続して承認工程が割り当たることがありますが、社内ルール上、1度の承認で問題ありません。同一承認者が、何度も承認を行わなくて良いように、自動処理機能（エラー境界イベント等）を用いて連続した承認を回避しています。

    また、申請者の誤操作防止/入力操作省力化にも取り組んでいます。入力フォーム毎に入力内容の意味合いや記入例を記載し、申請全体のマニュアルを見なくとも迷わず入力できるようにしています。加えて、特定の選択肢を選ばれると自動的に別の入力フォームに初期値がセットされるような入力操作の省力化も実施しています

    システム開発知識不要でワークフロー作成ができる点を評価している

    システム開発経験がない人でもワークフロー図の設計を行えることを最も評価しています。

    ワークフロー図の設計で容易に業務ルールと整合性をとることができますので短期間で基本的な設計が行え、細かい点（入力省力化等）の工夫に時間を使うことができました。

    また、クエステトラのサポートの良さも評価しています。ワークフロー設計での操作上の不明点や工夫点を質問しても1日以内に回答が返ってきますので助かっています。社内より「部門内での業務をワークフローに載せたい」という声も聞きますので、これまで通りのサポートとWeb マニュアルの充実を期待しています。

    ※ 本事例は2017年10月時点の情報です

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  • POCKE, INC.

    POCKE, INC.

    Migrating from Groupware Workflow

    POCKE, INC.

    Established

    March 2, 2009

    Number of Employees

    89 (as of September 2022)

    Business

    Planning, production, and sales of various contents using the Internet and other media, as well as operation of services related to these contents.

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Approval Flows

    Renewed upon the transition to Google Workspace

    Q. What kind of work are you using Questetra for?

    At POCKE INC. we provide content services related to fortune telling, child-rearing, weight loss, weather, etc. based on the concept of creating a smile in the world.

    Our fortune-telling service has been very popular thanks to collaboration with fortune-tellers who frequently appear on TV and various media. Also, a headache forecast service, “Zutool“, which was derived from our weather service has been featured in the media, making it a popular service. In addition to providing content, we have also recently begun to offer a “trading desk” service that uses our expertise in attracting customers through content to manage advertising.

    We are using Questetra for various application approval tasks within the company, such as decision-making requests, applications for general affairs, accounting, and legal affairs.

    Q. Please tell me how you are using it specifically.

    Previously, we were using a Workflow system which had been included in a groupware package. Since it was functionally simple there were many jobs that had yet to be digitised and were still carried out on paper.

    We decided to migrate our groupware to Google workspace (at that time Google Apps), and so had to replace the Workflow system accordingly. At that time, we compared several workflow services that can cooperate with Google workspace by evaluating the following:

    • The ability to handle loops, such as returning to a specified process, rather than simply returning to the applicant
    • The ability to organize and visualize workflows
    • The ability to handle complex content creation flows

    Based on these factors we decided to adopt Questetra.

    Work that had to be done on paper up to that point could proceed with the transition to Questetra, and now there are only very few operations still done on paper.

    Secure collection of Individual Numbers

    Q. I heard you are also using it for the collection of Individual Numbers.

    In addition to our employee’s Individual Numbers we also need to manage those of the self-employed who we deal with for fortune-telling services, etc.

    Because I wanted to avoid building a new system just for collecting Individual Numbers, and I knew samples were prepared for it, so we made it possible to collect Individual Numbers with Questetra.

    It was a great help that I could build a system that can securely collect Individual Numbers in the short-term at a low-cost by slightly modifying the samples prepared by Questetra. Even now we are using that flow as part of our induction process.

    Q. Please tell me anything you have devised.

    When collecting the Individual Numbers of external business people, I tried to link to Questetra from the web form created in-house. By doing so, we are able to carry out processing without delays or omission. Also, there are operations in which we keep the master data used by Questetra on a Google Spreadsheet, since Questetra has a high affinity with Google workspace. In addition, day-to-day internal communication to prompt the submission of overtime work applications, and regular contact at the end of the month have been automated by Questetra to make it more efficient.

    Although I am using Questetra quite a lot with the help of Questetra’s customer support staff who taught me a lot, I would like to use it more extensively in the future.

  • 株式会社ポッケ

    株式会社ポッケ

    シンプルなワークフローシステムでは対応できなかった業務の電子化に加え、マイナンバー収集でも Questetra を活用。

    株式会社ポッケ

    従業員数：51～100名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    2009年3月2日

    従業員数

    89名　

    ※2022年9月　時点

    事業内容

    インターネット、その他メディアを利用した各種コンテンツの企画、制作、販売、およびこれに関するサービス運営。

    利用部門

    申請・承認

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    Google Workspace への移行を機に刷新

    どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

    株式会社ポッケは、「世の中に笑顔を作り出す」をコンセプトに、占いや育児・ダイエット、お天気等に関するコンテンツサービスを提供しています。

    占いサービスは、TV・各種メディアによく登場される方とのコラボレーションにより、非常にご好評をいただいています。また、お天気サービスから派生した頭痛予報サービス「頭痛ーる」も、メディアで取り上げていただき、人気のサービスとなっています。さらに最近では、コンテンツ提供だけでなく、コンテンツによる集客ノウハウを活かして広告運用する「トレーディングデスク」というサービスの事例も増えています。

    Questetra は、稟議申請や総務・経理・法務の申請など、社内の様々な申請承認業務で利用しています。

    具体的な活用方法を教えてください

    以前はグループウェアに付属するワークフローシステムを利用していました。機能的にシンプルなものだったため、システム化できずに紙のままで運用する業務も多くありました。

    グループウェアを Google Workspace（当時は Google Apps）に移行することになり、それにあわせてワークフローも刷新することになりました。その際にいくつかの Google Workspace と連携可能なワークフローサービスを比較したのですが、

    • 単なる申請者への差し戻しではなく、指定した工程に戻すといったループのある業務に対応できること
    • 業務フローの整理・可視化ができること
    • コンテンツ作成業務における複雑なフローにも対応できること

    といった点を評価して、Questetra を採用しました。

    それまで紙で運用せざるを得なかった業務も Questetra への移行を進めることができ、現在も紙で運用している業務はごくわずかとなりました。

    マイナンバー収集もセキュアに実現

    マイナンバーの収集業務でもお使いと聞きましたが？

    弊社では社員のマイナンバーに加えて、占い等のサービスで取引のある個人事業者の方のマイナンバーも管理する必要があります。

    マイナンバーの収集のためだけに新たなシステム構築をすることを避けたかったこと、マイナンバー収集のためのサンプルが準備されていたことから、Questetra でマイナンバー収集できるよう対応しました。

    クエステトラ社で準備されていたサンプルに少し手を加えることで、セキュアにマイナンバーを収集できる仕組みを、短期間・低コストで構築できたことは、非常に助かりました。今でも入社手続きの中の1つとして、そのフローを利用しています。

    工夫された点を教えてください

    外部の事業者の方のマイナンバー収集では、自社で作成した Web フォームから Questetra につなげて業務を流すようにしました。そのことにより、処理をモレなく遅れなく実施できるようにしています。また Questetra は Google Workspace との親和性が高く、Questetra で使うマスタデータを Google Spreadsheet 上に保持している業務もあります。さらに、残業申請の提出を促す日々の社内連絡や、月末の定期連絡も Questetra で自動化して効率化しています。

    クエステトラ社のカスタマサポートの方にいろいろ教えていただき、かなり Questetra を使い込んでいるのですが、今後さらに幅広く活用したいと考えています。

    ※ 本事例は2017年9月時点の情報です

    同業種の導入事例

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  • Silver Egg Technology CO., Ltd.

    Silver Egg Technology CO., Ltd.

    Respond to Advertiser’s Workflow Requests

    Silver Egg Technology CO., Ltd.

    Established

    August 26, 1998

    Number of Employees

    50 (as of May 2024)

    Business

    Development and provision of web marketing services based on AI (artificial intelligence) technology

    Website

    https://www.silveregg.co.jp/en/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Marketing

    Integrated Management from Application Acceptance to Service Provision

    Q. What kind of business are you using Questetra for?

    Silver Egg Technology Co. Ltd. develops and provides artificial intelligence (AI) based Web marketing services.
    We mainly offer the “Aigent Recommender” which is a real time recommendation service.

    A recommendation service is a system that recommends goods and information that match the user’s preferences on EC sites and various other services. Our recommendation service is based on our uniquely developed AI algorithm, which understands and analyzes the site access, purchase status and the behavior flow of each user in real time, so that it can display recommended products and information suitable for each person’s preference instantaneously.

    We are using Questetra for the management of our ad-serving service, from the application to the implementation (server setting, parameters, banner creation, etc.).

    We are managing the progress of each task starting from service application acceptance to implementation work (server setting / parameter arrangement / banner production etc.). We have been using it since the launch of our advertisement distribution business in 2012, and about 20 people manage hundreds of cases per year.

    Q. What kind of challenges did you have?

    Prior to launching the advertisement distribution business we had been managing issues with Excel.

    When an application was made, it was filled in the application sheet in Excel and the person in charge of the implementation work viewed it periodically and carried out the work. However, with Excel-based management there was often missing entries, errors and delays, so it was not possible to accurately grasp the status of the work being carried out and respond the delays in the progress.

    In addition, since the implementation process requires multiple tasks being carried out concurrently, it was difficult to understand which tasks were affecting the overall progress. Therefore, we needed a tool that would allow us to understand the work currently underway in the flow diagram.

    Stable Utilization for about 6 Years from Launch of New Business

    Q. How did you develop the Workflow at the time of its introduction?

    Workflow design was the responsibility of just one person.

    We designed the workflow to coincide with the launch of our ad serving business. After three months of trial work, we made some minor changes to the workflow and finalised it. The system has been in full operation since December 2012 and we have had no significant problems in the six years since then.

    Q. Is there anything you have devised?

    In order to grasp the progress status of a project at a glance we have devised a way of drawing flow diagrams.

    We were careful not to reduce the visibility of the workflow diagram by not intersecting the arrow lines (sequence flow) that connect the Steps, and not dividing the Process more than necessary. By doing this, we can easily grasp the backlog status of detailed issue information.

    We have also made it more convenient by promoting the use of Questetra using smartphones, so that those on business trips can get access from outside the office.

  • シルバーエッグ・テクノロジー株式会社

    シルバーエッグ・テクノロジー株式会社

    広告配信の作業手順を標準化。「サーバ設定中」や「バナー制作中」などの作業進捗を、いつでもフロー図上で捕捉できるよう工夫も。

    シルバーエッグ・テクノロジー株式会社

    従業員数：1～50名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    1998年8月26日

    従業員数

    50名　

    ※2023年5月　時点

    事業内容

    AI（人工知能）技術をベースにしたWebマーケティングサービスの開発・提供

    Web

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    この記事の目次

    申込受付からサービス提供まで一気通貫の管理を実現

    Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

    シルバーエッグ・テクノロジーは、AI（人工知能）技術をベースにした Web マーケティング・サービスを開発・提供する会社です。

    主にリアルタイムレコメンドサービスである「アイジェント・レコメンダー」を提供しています。

    レコメンドサービスとは、ECサイトや各種サービスで利用者の好みに合った商品・情報を推薦するシステムのことです。当社のレコメンドサービスは、独自開発のAIをベースとしたアルゴリズムで、サイトのアクセスや購買状況、各ユーザーの導線を「リアルタイム」に把握・分析し、一人ひとりの嗜好に合ったおすすめの商品・情報を、瞬時に表示することができます。

    Questetra は、当社の広告配信サービスの案件管理で利用しています。

    サービス申込受付から導入作業（サーバ設定／パラメータの取り決め／バナー制作等）の各作業の進捗を管理しています。2012年の広告配信事業立ち上げから利用しており、約20名が年間数百件の案件管理を行っています。

    Q. どのような課題があったのでしょうか？

    広告配信事業が始まる以前、案件の管理は、 Excel で行っていました。

    申込が行われると Excel の申込シートへ記入を行い、それを定期的に導入作業担当者が閲覧し、作業を行っていました。しかしExcel主体の管理では、記入漏れ／誤りや記入遅れが発生し、作業実施状況を正確に把握できず、進捗遅れへの対応が後手に回ることがありました。

    また、導入作業は並行で複数の作業が行われますので、どの作業が全体進捗に対して影響を及ぼしているのかがわかりづらいという問題もありました。そのため、フロー図で現在実施中の作業がわかるツールを必要としていました。

    新事業立上げから約6年間の安定利用

    Q. 導入時のワークフローはどのように開発したのですか？

    ワークフローの設計は、事業責任者１名で行いました。

    広告配信事業の立ち上げに伴うシステム構築に合わせて、ワークフローの設計を行いました。その後約３ヶ月間実業務でトライアルを行い、微修正を加えてワークフローを完成させました。2012年12月より本格運用を開始しましたが、それから6年間目立ったトラブルも無く、安心して利用しています。

    Q. 工夫されている点はありますか？

    案件の進捗状況をひと目で把握できるよう、フロー図の書き方を工夫しています。

    工程同士をつなぐ矢印線（シーケンスフロー）をクロスしないようにしたり、工程を必要以上に分割しないようにし、ワークフロー図の視認性が落ちないよう注意して作成しました。これにより、案件詳細情報の滞留状況を容易に把握できるようにしています。

    また、出張先等の社外からのアクセスが行えるようスマートフォンを用いた Questetra の利用も促進し、利便性を高めています。

    ※ 本事例は2017年9月時点の情報です

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  • Cloud BPM v11.4 supports API IP Filtering

    Cloud BPM v11.4 supports API IP Filtering

    Original Japanese version

    PR-en-v114-ip-filtering-20170911Download

    Connect to Workflow from the Backbone System more securely.

    Kyoto, Japan – September 11th, 2017 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 11.4 of the Cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on Sep 11th, 2017. In this new version, you can configure “Allowed IP” onto each Data Catching Event (API Endpoint) of Workflow. (API IP Filtering)

    To improve the productivity of day-to-day operations, automation of Business Processes is essential. Work style reform is recommended today, and cases of API connection, such as automatically starting a Workflow system from a business system in an in-house server or cloud storage service AWS, are no longer unusual. (e.g. Starting “Materials sending Process” when there is an application to the campaign site, starting “Lecturing Process” upon service contract, etc.)

    On and after the new version 11.4, you can set “list of IPs that allow access” for each API-URI (Endpoint of Questetra BPM Suite). We have supported various kinds of secure communication so far, but from now on, it will be possible to realize cooperation between systems with even higher security levels.

    Questetra BPM Suite

    Cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” is a business platform for realizing environments of paper-less and remote-working.

    Business issues are controlled according with Business Flow Diagram. When a process reaches human task, the user will be asked to input. Also, when an issue reaches to automated Step, the predetermined processing (server-side processing) such as “Generate PDF” and “Save to cloud storage” is performed automatically. (BPM: Business Process Management)

    You can apply it to various business operations such as “Approval request flow”, “Document translation flow”, “Quality check process”, “Invoice issuance process”. Process owner of each Business Process can practice “improvement of Business Process” little by little in daily work.

    API IP Filtering function

    Regarding access to Start Event and Catching Intermediate Event (“Message Catch Event API”), you can set “source IP address to allow access” for the URI path, in addition to the access restriction by the “API key” so far (Whitelisting by “Source IP” or “IP range CIDR”). You can apply different IP restrictions to each one of plural events. System administrator privilege is required for setting.

    • Message Start Event (HTTP): Starting a Process upon an HTTP request comes to the URI
    • Catching Message Intermediate Event (HTTP): Standing by for an HTTP request coming to the URI
    • Message Start Event (Form): Starting a Process if there is a post on a Web form for huma

    Note 1) The Workflow App connection (Process Model connection) within the same Workflow platform is not affected by the API IP Filtering.

    Note 2) Developer APIs such as “System Setting APIs” to change setting of Workflow platform and “Workflow APIs” to control flowing Issues are not subject to the API IP Filtering function, initially. Please use secure communication by “OAuth 2 authorization” or “Basic authentication” as before.

    IP Filtering setting for “Message start event (form)” will restrict access by human.

    IP Address Filtering

    Other Improvements

    User-Interface IP Filtering

    “Source IP address to allow access” can be set also for user access from personal computers, smartphones, etc. (Whitelisting)

    Format of API Access URI

    Resource information such as “Workflow App ID” and “Event Node ID” was specified in the query part and body part when accessing Start Event and Catching Intermediate Event (“Message Catch Event API”), so far. From now on, it will be possible to specify it by “path parameter “. (e.g. “/System/Event/MessageStart/APP-ID/NODE-ID/start”)

    Cross-Origin Resource Sharing function

    It is possible to set to allow CORS access to “Message Catch Event API” and “Workflow Control API” etc.

    Release Note for the detail: https://support.questetra.com/versions/version-1140/

  • クラウド型ワークフローv11.4、API IP 制限機能を追加

    クラウド型ワークフローv11.4、API IP 制限機能を追加

    基幹システムからワークフローへの接続を、もっとセキュアに

    PR-ja-v114-ip-filtering-20170911

    SaaS ベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO 今村元一）は 9 月 11 日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン 11.4 を公開しました。新バージョン 11.4 では、ワークフローへのデータ投入イベント（API Endpoint）それぞれに対して「アクセス許可 IP」を設定できるようになります。（API IP Filtering 機能）

    日常業務の生産性向上のためには業務プロセスの自動化が欠かせません。働き方改革が叫ばれる今日では、社内サーバや AWS クラウド等にある業務システムからワークフローシステムを自動的にスタートさせるといった API 連携の事例も珍しくなくなってきたと言えます。（キャンペーンサイトへの申し込みがあった際に「資料発送プロセス」を開始させる、サービス成約時に「レクチャー・プロセス」を開始させる、など）

    新バージョン 11.4 からは、API URI（Questetra BPM Suite のエンドポイント）それぞれに対して「アクセスを許可する接続元 IPのリスト」が設定できるようになります。これまでにおいても様々なセキュア通信をサポートしておりましたが、今後は、より一層セキュリティレベルの高いシステム間連携を実現していただく事が可能となります。

    Questetra BPM Suite とは

    クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、ペーパレス環境やリモートワーク環境を推進するための業務プラットフォームです。

    業務案件は業務フロー図に従ってコントロールされ、案件が人間工程に到達すれば担当者はアウトプットを求められます。また、案件が自動工程に到達した際には、「PDFの生成」や「クラウドストレージへの保存」といった既定の処理（サーバサイド処理）が自動的に行われます。（BPM: Business Process Management）

    「稟議承認フロー」「文書翻訳フロー」「品質チェックプロセス」「請求書発行プロセス」といった様々な業務に適用していただけます。各業務のプロセスオーナーは日々の業務の中で少しずつ「業務プロセスの改善」を実践することが可能です。

    API IP Filtering機能について

    開始イベントおよび受信中間イベント（Message Catch Event API）へのアクセスについて、これまでの「APIキー」によるアクセス制限に加え、URIパスに対して「アクセスを許可する接続元IPアドレス」を設定できるようになります（「接続元IP」もしくは「IP範囲（CIDR）」によるホワイトリスト方式）。複数のイベントそれぞれに、異なるIP制限をかけることも可能です。（設定にはシステム管理特権が必要です）

    • メッセージ開始イベント（HTTP）：　特定URIにHTTPリクエストがあればプロセスを開始する
    • メッセージ受信中間イベント（HTTP）：　特定URIにHTTPリクエストが来るのを待ち受ける
    • メッセージ開始イベント（フォーム）：　人間向けのWebフォームに投稿があればプロセスを開始する

    注意1）同じワークフロー基盤内におけるワークフローアプリ接続（プロセスモデル接続）についてはAPI IP制限の影響を受けません。

    注意2）ワークフロー基盤の設定変更を行う「System Setting API」や流れる案件の制御を行う「Workflow API」といった認証を要するAPIについては、当初においてAPI IP制限機能の対象ではありません。これまで通り「OAuth2認可」もしくは「Basic認証」によるセキュア通信をご利用ください。

    注意3）「メッセージ開始イベント（フォーム）」に対するIP制限設定は、人間アクセスに対してアクセス制限をかけることになります。

    フィルタリング設定「基幹システムから」に限定！
    ＜フィルタリング設定画面＞

    その他の機能改良について

    User-Interface IP Filtering機能の追加

    パソコンやスマートフォンなどからのユーザアクセスに対しても「アクセスを許可する接続元IPアドレス」を設定できるようになります（ホワイトリスト方式）。

    API Access URIの書式追加

    これまでは、開始イベントや受信中間イベント（メッセージ受信イベントAPI）へのアクセスの際に必要となる「ワークフローアプリID」や「ノードID」といったリソース情報はクエリ部やボディ部にて指定する方式でした。今後は「パスパラメータ方式」にて指定できるようになります。（例 “/System/Event/MessageStart/APP-ID/NODE-ID/start” ）

    CORS機能の追加

    「メッセージ受信イベントAPI」や「認証を要するAPI」に対して、CORS (Cross-Origin Resource Sharing)アクセスを許可する設定が可能となります。

    詳細については、リリースノートを御参照ください。

    リリースノート: https://support.questetra.com/ja/versions/version-1140/