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Google Workspace への移行を機に刷新

どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

株式会社ポッケは、「世の中に笑顔を作り出す」をコンセプトに、占いや育児・ダイエット、お天気等に関するコンテンツサービスを提供しています。

占いサービスは、TV・各種メディアによく登場される方とのコラボレーションにより、非常にご好評をいただいています。また、お天気サービスから派生した頭痛予報サービス「頭痛ーる」も、メディアで取り上げていただき、人気のサービスとなっています。さらに最近では、コンテンツ提供だけでなく、コンテンツによる集客ノウハウを活かして広告運用する「トレーディングデスク」というサービスの事例も増えています。

Questetra は、稟議申請や総務・経理・法務の申請など、社内の様々な申請承認業務で利用しています。

具体的な活用方法を教えてください

以前はグループウェアに付属するワークフローシステムを利用していました。機能的にシンプルなものだったため、システム化できずに紙のままで運用する業務も多くありました。

グループウェアを Google Workspace（当時は Google Apps）に移行することになり、それにあわせてワークフローも刷新することになりました。その際にいくつかの Google Workspace と連携可能なワークフローサービスを比較したのですが、

• 単なる申請者への差し戻しではなく、指定した工程に戻すといったループのある業務に対応できること
• 業務フローの整理・可視化ができること
• コンテンツ作成業務における複雑なフローにも対応できること

といった点を評価して、Questetra を採用しました。

それまで紙で運用せざるを得なかった業務も Questetra への移行を進めることができ、現在も紙で運用している業務はごくわずかとなりました。

マイナンバー収集もセキュアに実現

マイナンバーの収集業務でもお使いと聞きましたが？

弊社では社員のマイナンバーに加えて、占い等のサービスで取引のある個人事業者の方のマイナンバーも管理する必要があります。

マイナンバーの収集のためだけに新たなシステム構築をすることを避けたかったこと、マイナンバー収集のためのサンプルが準備されていたことから、Questetra でマイナンバー収集できるよう対応しました。

クエステトラ社で準備されていたサンプルに少し手を加えることで、セキュアにマイナンバーを収集できる仕組みを、短期間・低コストで構築できたことは、非常に助かりました。今でも入社手続きの中の1つとして、そのフローを利用しています。

工夫された点を教えてください

外部の事業者の方のマイナンバー収集では、自社で作成した Web フォームから Questetra につなげて業務を流すようにしました。そのことにより、処理をモレなく遅れなく実施できるようにしています。また Questetra は Google Workspace との親和性が高く、Questetra で使うマスタデータを Google Spreadsheet 上に保持している業務もあります。さらに、残業申請の提出を促す日々の社内連絡や、月末の定期連絡も Questetra で自動化して効率化しています。

クエステトラ社のカスタマサポートの方にいろいろ教えていただき、かなり Questetra を使い込んでいるのですが、今後さらに幅広く活用したいと考えています。

※ 本事例は2017年9月時点の情報です