新規契約を管理台帳に追記する手作業、自動工程に処理させよう！
“毎日をカラフルに彩る”がキャッチコピーの「フワフラ生花店」の改善ストーリー
オーナーが有名店から独立して2003年に創業した『フワフラ生花店』は、従業員16名で、市内に3店舗を構える都市型のフローリストです。自然の美しさをお届けするをモットーに、時候の花材を使ったアレンジメントが評判です。このアレンジメントを定期的に毎月お届けするサブスクリプションサービスも開始しました。愛情を込めてお花をお届けしています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：手作業が残る契約台帳入力
昨今開始した、毎月生花のアレンジメントをお届けするサブスクリプションサービスは好評で、現在は約60件の契約があります。サブスクリプション契約後、担当者は顧客情報をワークフローシステムに入力、初回請求処理を即座に実施します。翌月以降は、毎月20日に契約者全員に継続確認を行い、その後請求処理を実施します。
翌月以降の継続確認はワークフローシステムを利用して、Google スプレッドシートの契約管理台帳に記載された情報から自動で契約者全員にメールが送信され、確認連絡が行われます。（※関連記事）。
しかし、継続確認の処理を始める前に、契約者情報をGoogle スプレッドシートの契約管理台帳に手動で再入力する必要があり、これが業務負荷を増やしています。この手間により、自動化の本来の効率向上効果が十分に生かされていません。
2. 解決策：利用者の登録情報を契約管理台帳に自動追加！
プロセスオーナーは、ワークフローシステムに自動処理工程[Google スプレッドシート: 行追加]を追加します。これにより、サービスの新規利用開始時に入力された登録情報が契約管理台帳に自動追加されるようになります。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別の必要事項を記載【0. 手動登録】し請求工程へ。契約更新は指定日（毎月20日）に登録ID毎にプロセスが起動されます。スプレッドシート台帳から【x1. 契約情報取得】が実行され、登録者に更新前確認メールが自動的に送信されます。
1.更新判断
顧客から解約の連絡があれば、請求処理停止を管理部へ指示します。
2.更新停止
管理部スタッフは更新停止を行い、プロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別の必要事項を記載【0. 手動登録】します。（この工程で入力された内容が[自動処理工程・行追加]でスプレッドシートの台帳へ記入され、以降契約管理台帳として利用可能になります）
工程が完了すると、登録確認メールが配信され請求工程へ移行します。
契約更新は指定日（毎月20日）に登録ID毎にプロセスが起動されます。自動処理工程【開始処理】でスプレッドシート台帳からデータが取得され【x1. 契約情報取得】（※）、更新前確認メールが契約者に自動送信されます
1.更新判断
顧客から解約の連絡があれば、請求処理停止を管理部【2. 更新停止】へ移行します。また、顧客の回答を待って継続確定でき次第に【3.請求】工程へ進めます。
2.更新停止
管理部スタッフは更新停止を行い、プロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
※登録する(台帳)スプレッドシートについて補足：
本記事の例で使用している [開始イベント（タイマー開始: 選択肢数）] を使う場合、「データ項目の選択肢数が契約数分ある」ことが必要です。これにより登録されている契約数分の更新プロセスがセットした日時に開始されます。
【x1.契約情報取得】（Google スプレッドシート: 行取得）工程で参照するスプレッドシートには、契約情報（メールアドレス、契約番号等）を1件につき1行で入力しておきます。
これにより、例えば、開始イベントで利用されたデータ項目の選択肢の値が(3)だった場合、スプレッドシートの(3行目)の契約情報が取得され、メール送信の宛先に指定する等、プロセス内で使用することが可能です。
※画像は登録するデータのイメージです
3. 効果
手作業工数の軽減
契約管理台帳へのデータ登録が自動化され、契約者情報の再入力が不要となります。これにより、手作業による工数が削減され、業務の効率化が期待できます。
人的ミスを減らして業務品質アップ
入力を一度に済ませることで、後々のヒューマンエラーの発生率も低下。業務の品質向上につながります。
4. その他の業務への応用
在庫管理の自動化
在庫管理システムと台帳（またはスプレッドシート）を連携させることで、在庫数の手動入力や更新が不要になります。新しい在庫が入荷された際や、商品が出荷された際に、在庫データが自動的に台帳に反映され、リアルタイムで在庫状況を把握できるようになります。
人事データの管理
新しい従業員が入社する際の手続きを、契約書や社内の人事システムと自動連携させることも可能です。これにより、入社時に記入された情報（名前、住所、契約情報など）が自動的に反映され、人事データの手動登録を省略できます。
イベント管理の効率化
イベントやキャンペーンの参加者情報の管理にも応用できます。参加者の登録情報をシステムと連携させることで、参加者リストが自動的に台帳に反映され、参加者数の管理や出欠確認などの作業が自動化されます。
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