サブスクの更新確認連絡を自動送信させて、業務負荷を低減！
“毎日をカラフルに彩る”がキャッチコピーの「フワフラ生花店」の改善ストーリー
オーナーが有名店から独立して2003年に創業した『フワフラ生花店』は、従業員16名で、市内に3店舗を構える都市型のフローリストです。自然の美しさを届けることをモットーに、時候の花材を使ったアレンジメントが評判です。このアレンジメントを定期的に毎月お届けするサブスクリプションサービスも開始しました。愛情を込めてお花をお届けしています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：毎月のサブスク更新対応で業務過多に
昨今開始した、毎月生花のアレンジメントをお届けするサブスクリプションサービスが好評で、現在は約60件の契約があります。
このサブスクリプションの契約は月単位で行われ、毎月25日に更新されます。これまでオフラインの管理台帳から、スタッフが一つ一つ手動で全契約者の利用継続確認作業を行っていました。しかし、この確認作業を毎月同じサイクルで実施する必要があるため、期日が近づくと作業が同じ時期に集中し、どうしても業務過多となっています。特に繁忙期にはこの月次処理が他の業務と重なり、スタッフの負担がさらに増大してしまいます。
2. 解決策：決まった日程で発生する確認連絡を自動化
プロセスオーナーは、「予定日にプロセスが自動開始される工程」と、「メール送信に必要な情報がGoogle スプレッドシートから自動取得される工程」を追加します。
この追加により、毎月決まった日に、契約顧客数分の契約更新確認プロセスが開始されます。これまで従業員が手動で行っていた契約情報の確認作業は、契約管理台帳に記載されている情報を参照して更新確認メールが自動送信されるようになります。(※登録する(台帳)スプレッドシートについて補足も参照ください)
これにより、一定の期日で手動対応していた一件一件の確認連絡が自動化され、業務負荷が低減されます。
Before
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別の必要事項を記載【0. 手動登録】し請求工程へ。契約更新の開始【0x. 契約更新】は指定日（毎月20日）に顧客ごとに開始します。
1.更新判断
顧客から解約の連絡があった場合には、請求処理停止を管理部へ指示【2. 更新停止】します。
2.更新停止
販売部スタッフは解約処理を開始し、更新プロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
After
ワークフロー図の詳細を見る
初回利用開始時は、個別に必要事項を記載【0. 手動登録】し請求工程へ。契約更新は指定日（毎月20日）に契約番号毎にプロセスが起動されます。自動処理工程【開始処理】でスプレッドシート台帳からデータが取得され【x1. 契約情報取得】（※）、更新前確認メールが契約者に自動送信されます
1.更新判断
顧客から解約の連絡があれば、請求処理停止を管理部【2. 更新停止】へ移行します。また、顧客の回答を待って継続確定でき次第に【3.請求】工程へ進めます。
2.更新停止
管理部スタッフは更新停止を行い、プロセスを終了します。
3.請求
請求処理・入金確認処理を記録します。
※登録する(台帳)スプレッドシートについて補足：
本記事の例で使用している [開始イベント（タイマー開始: 選択肢数）] を使う場合、「データ項目の選択肢数が契約数分ある」ことが必要です。これにより登録されている契約数分の更新プロセスがセットした日時に開始されます。
【x1.契約情報取得】（Google スプレッドシート: 行取得）工程で参照するスプレッドシートには、契約情報（メールアドレス、契約番号等）を1件につき1行で入力しておきます。
これにより、例えば、開始イベントで利用されたデータ項目の選択肢の値が(3)だった場合、スプレッドシートの(3行目)の契約情報が取得され、メール送信の宛先に指定する等、プロセス内で使用することが可能です。
※画像は登録するデータのイメージです
3. 効果
業務負担の軽減
手動で行っていた確認作業が自動化されたことで、従業員の業務負担が大幅に軽減されました。これにより、他の業務やお客様対応にも十分な時間を割けるようになりました。
ミスの削減
自動化により、更新確認や連絡漏れなどの人的ミスが解消され、顧客へのサービス品質が向上しました。
リアルタイムでの状況把握
自動化されたシステムにより、各契約の更新状況をリアルタイムで確認できるようになり、業務の進捗管理がスムーズになりました。
4. その他の業務への応用
在庫管理
商品の在庫確認や発注作業を自動化することで、タイムリーな在庫管理が可能になり、欠品や過剰在庫のリスクを軽減します。
予約管理
予約の確認やリマインダー通知を自動化することで、予約忘れやミスを防ぎ、顧客体験を向上させます。
従業員シフト管理
シフト作成や変更通知を自動化することで、従業員の勤務スケジュールを効率的に管理でき、人員配置の最適化が可能になります。
