Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？
株式会社ＪＴＢビジネスイノベーターズは、旅行者や旅行業者に向けた金融・決済サービスを提供する会社です。
例えば海外で利用できるプリペイドカードや訪日外国人向け外貨両替サービス、宿泊ネット予約の事前決済サービス等を提供しています。
Questetra は、契約締結業務で利用しています。契約に関する稟議起案から決裁、捺印申請、契約情報登録の３つのワークフローで運用しており、契約書は、デジタルファイルで確認できる為、原本の紛失防止に役立っています。
Q. どういった点をご評価いただけたのかお聞かせください
Questetra を利用することにより、決裁工程や捺印工程を経ない限り、正式契約書の作成ができない為、社内ルールの徹底を図ることができました。
加えて、決裁者が出張先からも決裁を行えるようになり、稟議決裁に掛かる時間の短縮化が図れました。システムとして安定稼働しており、グループ会社である株式会社ＪＴＢ情報システムの利用実績も合わせて考えると、安心して利用することができています。
Q. ご利用前は、どのような課題があり、解決したのでしょうか？
Questetra 利用以前は、紙の起案書類で契約書締結業務を運用していました。
起案者から見ると現在、どこまで決裁や捺印作業が終了しているかわからず、管理部門へ問い合わせをしなければならない等の余計なストレスを抱えていました。Questetra のデータ検索機能を用いて起案者が稟議決裁や捺印作業の進捗が見えるようになり、正式契約書の作成完了時期を把握できると共にストレスの解消につながりました。
Q. 工夫されている点はありますか？
事業上、重要で機密性の高い契約情報を扱いますので閲覧権限やプロセスに対するコントロール権限を総務部門に限定し、厳密に権限管理をしています。契約の種類によって、社内ルールに適した決裁ルートが自動的に決定されるようにワークフローを設計しています。
さらに、契約書種類を間違えていないかを総務部門にて途中チェックを行う工程を用意し、万が一でも誤った決裁ルートを通らないようにしています。今後は、決裁書と共に決裁履歴情報も同時にデジタル保管できるような自動化を行い、自社の業務拡大に活かしたいと考えています。
