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『ルーチン業務の自動化』について相談を受ける機会は少なくない。
たまに『日本語変換の自動化』というケースに遭遇する。（ひらがな・カタカナ・ローマ字）
＃法人向けの “ワークフローSaaS” を開発している会社なのだから、アタリマエか…。

その度に、つくづく思う。。。
「日本語ってタイヘンだなぁ」と。。。（≒「日本人ってタイヘンだなぁ」）

1. 文字セットが5種類も？

日本語。まずもって、様々な “文字セット” が使い分けられている、、、ってのがスゴイ。

• ひらがな 〔46文字〕（厳密には86文字）
• カタカナ 〔46文字〕（厳密には90文字）
• 半角カタカナ 〔46文字〕（厳密には58文字）
• 漢字 〔2136文字を小学校と中学校の9年間で覚える〕
• ローマ字（アルファベット）

“全ての文字” を覚えるだけでもタイヘンだ。これだけ字種が多いと『国語』（日本語）の時間がいくらあっても足りない。（？！？）

• ISO/IEC 646（JIS X 0208）: 6,879文字 （←漢字だけだと6356文字）
• ISO/IEC 10646（JIS X 0221）: 58,861文字

ただ、、、日本語に習熟すると、、、”文字セットの使い分け” によって、、、たとえば「Thank you のニュアンス」を変化させることも可能となる！！

• 「ありがとうございました」
• 「アリガトウゴザイマシタ」
• 「ｱﾘｶﾞﾄｳｺﾞｻﾞｲﾏｼﾀ」
• 「有り難う御座いました」
• 「Arigato Gozaimashita」

我々日本人は、実に不思議な言語（日本語）に支配されている。。。

近年の日本人は、「5種類の文字セットだけでは表現力が乏しい！」と考え（？）、、、新たに『絵文字』（Emoji！）なる文字セット（？？）を開発し、、、全世界に布教している。 🥋 😀

2. たとえば『半角カタカナ』

実は、今日の日本には、

「『半角カタカナ』を『全角カタカナ』に変換する」

という “不毛な事務作業” が、残っていたりする。

有名ドコロでいえば『都市銀行の振込ログ』だ。”API経由で取得したデータ” であっても、未だに『半角カタカナ』となっている。

• ｷﾖｳﾄﾀﾞｲｶﾞｸｶﾞｸﾁﾖｳ ﾐﾅﾄﾅｶﾞﾋﾛ
  • COM？⇒ キヨウトダイガクガクチヨウ ミナトナガヒロ
  • ヒト？⇒ キョウトダイガクガクチョウ ミナトナガヒロ
• ｻﾞｲ)ｷﾖｳﾄﾀﾞｲｶﾞｸ ｱｲﾋﾟ-ｴｽｻｲﾎﾞｳｹ
  • COM？⇒ ザイ)キヨウトダイガク アイピ–エスサイボウケ
  • ヒト？⇒ ザイ)キョウトダイガク アイピーエスサイボウケンキュウザイダン

“情報の欠落度” がこのレベルにまで至ると、もはやスクリプトレベルの “文字置換” では対応できない。すなわち、”人間知能” や “辞書登録” （や “人工知能” ！）を駆使して情報を補完してやる必要がある。

ちなみに全国銀行協会の『全銀システム』（ZENGIN）は、極めて信頼性の高い集中決済システムだ。しかしながら、たとえば “拗音や促音は使用できない” などの厳しいシバリ（ャュョッ→ヤユヨツ）がある。いわば “スペシャルな文字セット” となっている。要するに、安定感はあるが、ちょっと使いづらい。。。（ボソっ）

3. たとえば『ひらがな』

あるいは、今日の日本にも、

「『漢字』を『ひらがな』に変換する」

という “ナゾな事務作業” が残っていたりもする。

• 菅 直人 （かん なおと）
• 野田 佳彦 （のだ よしひこ）
• 安倍 晋三 （あべ しんぞう）
• 菅 義偉 （すが よしひで）
• 岸田 文雄 （きしだ ふみお）

何のことはナイ。日本人も『漢字』の “読み方” がワカラナイのだ。

なお “読み方” を知っているヒトにとっては、”冗長でノイジーな情報” になってしまう。なので、想定する読者が読めそうな漢字に対しては『ひらがな』を付記しない（『振り仮名』を付けない）。

実際、ここに例示した5人は超有名人〔首相〕なので、多くのヒトが読める。（ハズ）（と思う）（たぶん…）（きっと…）（どうかなー）

“姓名で使われる漢字” はナンギだ。同じ漢字でも “読み方” が大きく異なる場合がある。（e.g.; 菅さん → すがさん／かんさん）　にもカカワラズ『個人番号カード』にも『運転免許証』にも “読み方” の記載はナイ。（『健康保険証』にはアル。『出生届』では書かされる。）　最近、サスガに「正しい読み方がドコにも定義されていないのはマズい」「行政手続き等のデジタル化において不都合だ」ということで、戸籍レベルで氏名に『読み仮名』をつけるための法改正が為されようとしている。 （※戸籍：日本・中国・台湾のみに現存する制度）

4. さらに『ローマ字』

そして、今日の日本には、

「『カタカナ/ひらがな』を『ローマ字』に変換する」（ローマ字化する ／ Romanize）

という “結構タイヘンな仕事” がある。

• 安倍 晋三 (JA-wikipedia, EN-wikipedia)
  • ⇒ あべ しんぞう
  • ⇒ Shinzo Abe (ABE, Shinzo)

子供が生まれた時 “出生届” に『よみがな』（ひらがな）を書かされる。しかし『ローマ字』を書かされることはない。つまり、「アルファベットでの名前」が命名されることがないのだ。（ちなみに出生届の名前自体をアルファベットで書いてしまう、という荒業も戸籍法上ダメ）

結果、いざアルファベットの『メールアカウント』を作成するときに（作成してもらうときに）困ったりする。。。

法人名（商号）の場合も、登記されているのは一つの文字列だけ。つまり「日本語表記」と「アルファベット表記」が登記されている訳ではない。もっとも、2018年以降は『フリガナ』が管理されるようになっている。ちなみに、混乱を避けるべく「アルファベット表記」を “定款” で決めている会社は多い。

5. ローマ字化ルール

“ルール” はある。小学校でも習う。

パスポート発行時のローマ字変換ルール（Romanize）は “ヘボン式” と呼ばれている（と外務省が言っている）方式だ。

しかし “ヘボン式” は時代とともに変化してきた。つまり、10年・20年もすれば「ひらがな⇒ローマ字」の変換ルールが変わってしまう。決して安定的なルールとは言えないのだ。

また “ヘボン式” はそもそも『よみがな』（ひらがな）ではなく「よみ方」（発音方法）から変換する。したがって、発音方法を変えれば（が変われば？）、「アルファベットでの名前」が変わってしまう。「しんぞう」は「Shinzo」であって「Shinzo “u”」ではない。

ヘボンさんは、アメリカ人だ。（ジェームス・カーティス・ヘボン）。まだ江戸時代だった1859年（日米和親条約〔1854年〕のわずか5年後！）に来日し、和英辞典の編纂にも携わった。彼の名前は原語発音に近い「ヘボン」とカナ表記された。しかし、”James Curtis Hepburn” なので、今なら「ヘップバーン」とカナ表記されるだろう。。。（映画俳優 オードリー・ヘプバーン／Audrey Hepburn と同じ姓）　”カタカナ化ルール”（Japanize）も安定性とは無縁のヨウダ。

6. なぜ自動化しづらいか？

特にモンダイなのは、、、『よみがな』（ひらがな）ではなく、、、「よみ方」（発音方法）に依存するという仕様そのものだ。特に長音。

たしかに「しんぞう」であれば “シンゾー” と発音することに異論はない。仮名遣いの基本ルールにも沿っている。

• 1946年: 【内閣告示】「現代かなづかい」（現代かなづかいは「現代語音に基づく」）
• 1986年: 【内閣告示】「現代仮名遣い」（「準則」⇒「よりどころ」制限色を緩和）
  • (1) ア列の長音　ア列の仮名に「あ」を添える。
  • (2) イ列の長音　イ列の仮名に「い」を添える。
  • (3) ウ列の長音　ウ列の仮名に「う」を添える。
  • (4) エ列の長音　エ列の仮名に「え」を添える。
  • (5) オ列の長音　オ列の仮名に『う』を添える。

しかし例外も多い。

• 表記の慣習による特例
  • 次のような語は、（長音として発音される場合であっても）、オ列の仮名に「お」を添えて書く。
  • ※歴史的仮名遣いでオ列の仮名に「ほ」又は「を」が続いていたもの
  • おおかみ、おおせ（仰）、おおやけ（公）、こおり（氷・郡）、こおろぎ、ほお（ホホ・朴）、ほおずき、ほのお（炎）、とお（十）、いきどおる（憤）、おおう（覆）、こおる（凍）、しおおせる、とおる（通）、とどこおる（滞）、もよおす（催）、いとおしい、おおい（多）、おおきい（大）、とおい（遠）、おおむね、おおよそ

つまり、、、もし『東洞院通』という名前があれば、『ヒガシノトーインドーリ』と読むが『ひがしのと“う”いんど“お”り』と書く。そして『Higashinot“o”in D“o”ri』とローマ字化する。

もはやカオスだ。。。

7. ローマ字化は半自動で？

そして、近年に至っては “ヘボン式によらないローマ字表記” も認められるようになった。

こうなればもう、カオスどころではない。。。（ナンデモアリだ）

と、、、いうことで、、、、特に人名や法人名の「カタカナ化」「ローマ字化」は人間とコンピュータが協調して作業するのが良いと思っている。（ナウ）

Online DEMO (public form)

※ JavaScript のソースコードは以下を参照してください。

https://support.questetra.com/ja/tips/task-form-decoration-202208/#convert-to-roman-letters

こんにちは、マーケティング部の林です。現在では、多くの企業がリモートワーク（テレワーク）を導入していますね。クエステトラ社も例にもれず、多くの人がリモートワークで日々業務をおこなっています。さて、かくいう私も、リモートワークで業務をおこなう1人なのですが、約2年半の在宅勤務で、さまざまなメリットを実感するとともに、「注意しなければならないポイント」も見えてきました。そこで今回は、自分の体験を通して見えてきたリモートワークの注意点をシェアしていきたいと思います。

リモートワークで実感したメリット

まず、従業員にとってのリモートワークのメリットは、なんといっても通勤の負担がないことでしょう。当時、私は京都市内のオフィスまで自転車またはバスで30分程度のところに住んでいましたが、それでも勤務が格段にラクになったことを覚えています。まして、「満員電車で1時間以上」といった通勤をされている方なら、会社への行き帰りの負担がなくなることは、大きなメリットになるでしょう。会社側にとっても、従業員の通勤費やオフィスの維持管理費といったコストを軽減できるのはメリットですね。また周囲の目を気にせず、マイペースで黙々と仕事ができるのもリモートワークの良いところです。そういえば、腰痛持ちの知人は「オフィスではできないラクな姿勢で仕事ができる（からリモートワークは助かる）」と言っていました。

リモートワークで注意したいポイント

一方、リモートワークには意外な落とし穴もあります。ここからは、従業員・管理者それぞれの立場における注意点を述べていきたいと思います。

その1：心身の健康管理に留意する

自宅など自分に合った環境でのびのびと仕事ができるのはリモートワークのメリットですが、これが裏目に出てしまう場合もあります。
たとえば、

• 1人で仕事をしている孤独感
• まわりの状況がわからないことによる焦りや不安
• 仕事とプライベートの区別をつけにくい

といった理由から、リモートワークで「オフィス勤務以上にストレスを溜めてしまう」人は決して少なくありません。そこでリモートワークでは、オフィス勤務以上に心身の健康管理に留意することが必要となってきます。特に、リモートワークで「外出する機会が極端に減った」人は要注意かもしれません。私も、もともとが出不精なほうなので、意識して1日1回は外に出るようにしています。こうした軽い散歩は簡単なストレス解消法ですね。そういえばコロナ禍以降、夕方に走っている人をよく見かけるようになりました。なかには「仕事を終えたら走る」ことで心身のバランスを保っている人もいるかもしれませんね。

その2：仕事にメリハリをつける

自宅で仕事をしていると、ついダラダラと作業をしてしまいがちですが、仕事にメリハリをつけるのも、リモートワークを効率良くおこない、ストレスを溜めないコツといえます。最近では、「25分集中して、5分休む」ことを繰り返すポモドーロ・テクニック（※）が注目を集めていますが、こうした仕事のやり方はリモートワークに向いているかもしれません。逆に、漫然とただ机に向かっている、といった作業のやり方は、効率が上がらないだけでなく、かえって疲れやストレスを溜めてしまいます。

上記の例でいえば、25分間はしっかり集中して作業に取り組み、次の5分間はリラックスしてちょっと体を動かしたり、お茶を飲んだりする、というのが理想的なパターンです。このとき、5分間の休憩時にネットやSNSを見たり、他の仕事をしたりすると、心身を休められないので注意しましょう。

※ポモドーロ・テクニック…イタリア出身のコンサルタント、フランチェスコ・シリロが考案した時間管理術。短時間の作業と短い休憩を1セットとして、それを繰り返すのが特徴。

その3：コミュニケーションを大切にする

さて、すでに述べましたが、「孤独感」はリモートワークの意外と大きな落とし穴です。これは性格にもよりますが、リモートワークを続けていると、自宅で1人で仕事をすることに耐えられず、「オフィスに出勤したい」という人も出てきます。こうしたことを考えると、リモートとはいえ、何らかのコミュニケーション手段を確保しておくことや、コミュニケーションの機会を持つことの重要性がわかります。たとえばクエステトラ社では、業務の進行や管理を Questetra BPM Suite でおこなっていますが、その機能のひとつに「オープンチャット」というものがあります。これは、社内やチーム内でチャットをおこなえるコミュニケーションツールであり、@マークを付けて個人にメンションを飛ばすことも可能です。私はおもに業務上の連絡にこのオープンチャットを使用していますが、こうしたチャットツールは、

• 過去のやり取りを簡単に参照できる

という点でも便利です。もちろん、業務上の質問などは適宜オープンチャットでおこなうようにしていますが、リモートワークでは、オフィスと違って相手の状況がわからないため、「いま、質問してもいいのかな？」と考えてしまう場合もありますよね。こうした配慮も行き過ぎるとストレスの原因になってしまいます。不要な質問や確認を繰り返して他者の時間を奪う「時間ドロボウ」にはならないように注意したいところですが、それが業務上で必要なことであれば、私はチャットで速やかに質問するようにしています。質問をされた相手は「都合のいいタイミングで返事ができる」のもチャットの利点ですね。

また、チャットでは解決できないような入り組んだ話の場合は、私たちは Google Meet でビデオミーティングをおこないます。これも、延々とチャットでやり取りをしているよりも、対面で話したほうが遥かにスムーズだからです。こうした ビデオミーティングやオープンチャットで、私の場合はある程度コミュニケーションの問題はクリアできていると思います。ちなみに、弊社のオープンチャットでは、たまに（しばしば？）雑談めいたやり取りもおこなわれますが、特にリモートワークにおいては、こうしたコミュニケーションも必要なのかもしれませんね。

その4：「共有」を大切にする

上記のコミュニケーションの話とも密接に関係してきますが、リモートワークにおいては、オフィス勤務以上に、さまざまな「共有」が大切であることを実感しています。この「共有」は、小さなところでは「職場での話題」といったものから、業務に必要な情報やデータまでさまざまです。ここでまた Questetra BPM Suite の話になりますが、私がスムーズにリモートワークをおこなえているのは、大前提として Questetra BPM Suite によって業務プロセスが共有されていることによります。たとえば Questetra では、下図のように業務の進捗状況がひと目でわかるように表示されます。

こうしたプロセスや進捗状況の共有は、「チームで作業している」ということを再確認する上でも重要です。たとえば、誰がどのような作業を担当していて、自分の作業はどのような位置づけになるのか、といったことが明確になれば、リモートワークにおける孤独感や不安は緩和されるかもしれません。

これは、作業の「成果」や「成果物」の共有についても同じことがいえます。自分がしている仕事の「ゴール」がハッキリすることで、業務における自分のポジションも明確になり、達成感も得やすくなるでしょう。こうした感覚は、「孤独」や「不安」に陥りがちなリモートワークにおいて、とても大きな意味を持つと思います。

その5：環境を整える

さて、ここまで「リモートワークでつまずかないためのポイント」を挙げてきましたが、これらの大前提として、

• リモートワークに適した環境を整えておく

ことはとても大切です。たとえば、Questetra BPM Suite はクラウド型のサービスであり、インターネット環境さえあれば、どこからでもオフィスにいるときと同じシステムにアクセスして作業できるという特長があります。また、業務フロー図に沿って業務が自動で進行するため、自宅で作業をしていても、業務の受け渡しをスムーズにおこなえます。これもリモートワークにおいて重要なポイントですね。

ちなみに、リモートワークでは従業員の勤怠管理が課題となるケースも多いようですが、クエステトラ社では出退勤報告フローというアプリを活用することで、こうした課題をクリアしています。これは、自宅からでも出退勤の時刻が報告できるほか、入力画面に記入すればその日の作業内容をオープンチャットに投稿できるというスグレモノです。

＜「出退勤報告フロー」のサンプル＞

なお、環境の整備ということであれば、「ペーパーレス」や「脱ハンコ」も進めておくに越したことはありません。そもそも、リモートワークでは紙の書類の回覧はできませんし、ハンコの捺印や署名のためにオフィスに行かなければならない、というのは本末転倒ですよね。こうした課題について Questetra BPM Suite では、PDF の自動生成やクラウドストレージとの連携によるファイルの自動保存といった機能を活用することでクリアできるようになっています。また最近では、Box との連携がさらに強化され、Box上にある文書への電子署名プロセス（署名用文書の生成から署名依頼まで）を一元化・自動化するなど、Questetra は業務の効率化・ペーパーレス化をサポートするべく日々進化しています。

まとめ

では最後に「リモートワークでつまずかないための5ヵ条」を列記します。

1. 心身の健康管理に留意する
2. 仕事にメリハリをつける
3. コミュニケーションを大切にする
4. 「共有」を大切にする
5. 環境を整える

上記はあくまで私の実感に基づいた注意点ですが、心身の健康には留意しつつ、できるだけ快適な環境でリモートワークに励みたいものですね。そして、リモートワークに適した環境づくりには、私たちも業務にフル活用している Questetra BPM Suite をオススメします。無料お試しも可能ですよ。

こんにちは、マーケティング部の林です。

仕事上の「うっかりミス」、経験のない人はいないのではないでしょうか？
人間である以上、こうしたミスを100%無くすことは難しいですよね。

しかし、ときには作業上の小さなミスが、会社の信用に関わるような大きな事態に発展してしまうケースもあるため、ミスの防止は業種を問わず大きな課題となっています。そこで今回は、「作業ミスを防ぐ仕組みづくり」について、業務プロセスに照らし合わせて解説していきます。

作業ミスの原因は？

さて、うっかりミスは「ケアレスミス」と言われたりもしますが、これはその名のとおり注意不足が原因で起こるミスですね。やるべき作業を忘れていたり、必要な工程を飛ばしたりといったケースもこうしたミスのひとつといえます。

では、なぜこのようなミスが起こるのでしょうか？その原因はさまざまです。たとえば、単純に疲れが原因で注意力や集中力の低下を招いているのならば、適切な休憩を取ることがミスの予防につながるかもしれません。

しかし、そもそも業務の手順や職場環境に問題があり、ミスが多発しているのならば、それらを根本から見直す必要があります。

問題 1：「チェック」の工程がない

もし業務プロセスにおいて、作業の仕上がり（成果物）を誰もチェックしない状態であれば、

• 「チェック工程」を業務プロセス内に設ける

ことによって作業ミスを抑制できる可能性があります。下図は「問い合わせ対応」の業務プロセス図です。

一見、問題がないように見えますが、このプロセスにはチェック工程がなく、作業ミスの防止策が取られていません。これでは回答メールに内容の間違いや誤字脱字があっても、スルーされてしまうおそれがあります。

そこで、これを下図のように改善します。

このように、チェック担当を指定し、第三者の視点でチェックをおこなうことにより、早い段階でミスを発見し、その影響が拡大するのを防げます。

また、単純なチェックでは足りない場合は、ダブルチェックなどの工程を組み込む方法もあります。ただし、チェックにも時間や労力などのコストはかかっていることを念頭に置いて、ムダな重複作業が生じないように気をつけることも大切です。

問題 2：業務が標準化されていない

一方、

• 各々がそれぞれのやり方で作業をおこなっている

ことが、作業ミスの原因となっている場合もあります。こうした業務の属人化は、ベテランにとっては「自分がもっともやりやすい手順」で作業をおこなえる反面、新人にとっては「作業の正しい手順がわかりにくい」というデメリットにもなります。

また作業を熟知している人でも、「慣れ」からくる油断がミスを招く場合もありますし、はっきりとした手順がわからないまま作業をおこなうのは、作業ミスのリスクが高い行為です。

そこで、業務の標準化が必要となります。

業務の標準化とは、その時点での最良の業務手順を抽出し、誰もが同じ手順で業務をおこなえるようにマニュアル化することです。

標準化が適切におこなわれれば、知識不足や経験不足によるミスを回避しやすくなります。ただし、業務に慣れている人においては、マニュアルが作成されても「必要ない」と思われる工程を飛ばしたり、重要度の低い工程で手を抜いたり、といった「マニュアル無視」で業務を進めてしまう可能性もあります。

こうした「マニュアル無視」が、その人にとっては「業務の効率化」につながっている場合もあるので厄介ですが、マニュアル無視が常態化すると、なんのためにマニュアルが存在しているのかわからなくなってしまいますよね。

そこで、手順に問題が見つかったり、より良いやり方が見つかったりした場合には、速やかにマニュアルを改良し、常に業務プロセスを最適化しておくことが重要となります。こうした作業をあくまで現場主導でおこなうことで、チーム内の各々に当事者意識が生まれ、マニュアルを遵守する風土も醸成されるはずです。

作業ミスを防止する業務プロセスを構築

さて、ここまで作業ミスの原因と、その解決策について述べてきました。すでにお気づきの方も多いと思いますが、「作業ミスの防止」は「業務プロセスの改善」と密接に関係しています。

たとえば、業務プロセスを改良・再構築して「チェック工程」を盛り込むにしろ、最良の手順を抽出してマニュアルを作成するにしろ、まずは業務プロセス全体をしっかりと把握しなければこうした作業はおこなえません。

そこで必要となるのが、業務のモデリング（可視化）です。

業務のモデリングとは、業務の流れを図式化して把握しやすくすることです。上の項でも、「チェック工程のないプロセス図」と「チェック工程を盛り込んだプロセス図」がすでに登場していますが、これらは BPMN という表記法で描かれた業務プロセス図（ワークフロー図）です。

たとえば下図は、おなじく BPMN によって描かれた基本的な業務プロセス図の例です。「工程」と書かれている部分には、実際には具体的な作業が入りますが、こうして図式化することで、誰もが業務全体の流れを直観的に把握できるようになります。

ほかにも、業務プロセスを図式化すると、

• 業務全体を俯瞰で見られる
• 問題や課題を発見しやすくなる

といったメリットが得られます。たとえば、なんとなく見過ごされていた、業務上のボトルネック（業務が滞留するポイント）や作業のムダな重複などは、「図にすると一目瞭然」になるかもしれません。

業務を自動化して作業ミスを防止する

一方、少々乱暴な言い方ですが、「人的ミス」を起こさないためには、その作業を「人間にやらせない」という解決法もあります。

たとえば、データの入力・収集・加工といった作業であれば、RPA ツールを導入して、ロボットにこうした作業を担当させるのも一つの方法です。もちろん導入にはコストがかかりますが、単純作業をロボットに代行させることで、人間はより重要度の高い作業に集中できるのが RPA のメリットです。ロボットは「疲れ」によって集中力が低下したり、それによってミスをしたりすることもありません。

また作業ミス防止には、BPM ツールによって、業務全体の進行や管理を自動化する方法も有効です。Questetra BPM Suite を受発注管理業務に活用している三信電気株式会社の事例では、BPM ツール（Questetra BPM Suite）の導入によって、入力ミスを抑制できただけでなく、コストの削減にも成功したことが報告されています。

Questetra で作業ミスを防止するシステムを構築　

さて上の項では、RPA ツールとBPM ツールという2つのソフトウェアについて述べました。大まかにいうと、RPA ツールは業務の一部分である特定の作業を自動化するツールであり、BPM ツールは業務全体の進行や管理を自動化するツールといえます。

これらは上手く活用できれば業務の効率化につながるツールですが、たとえば RPA ツールの導入においては、「仕事の受け渡し」が課題となる場合があります。これは、「人間」から「ロボット」に仕事の指示を出したり、「ロボット」がおこなった仕事の成果を「人間」が受け取ったりする際に、手間がかかるケースがあるためです。

しかし、BPM ツールと RPA ツールを連携させれば、こうした課題は解決できます。

これは、「BPM ツールで業務プロセス全体を管理し、RPA ツールによる工程をその中に組み込む」という連携です。この連携により、「人間」と「ロボット」の間の仕事の受け渡しを自動化でき、 RPA ツール導入の効果を高められます。

先に述べた事例でもご紹介した Questetra BPM Suite はクラウド型の BPM ツールであり、RPA ツールとの連携にも幅広く対応しています。まずは、Questetra で業務プロセスを可視化して見直すところから、作業ミス防止の実践に乗り出してみませんか？

こんにちは、マーケティング部の林です。

前回の記事では、表計算ソフトを使用する業務について、ビジネスプロセスマネジメント（BPM）の視点からどのような改善が可能かについて述べました。これは、おもに「チーム内の業務プロセス」をいかに改善するかという内容でした。

しかし、業務プロセスはチーム内だけを対象とするものだけではなく、チームの外（クライアントや協力企業）を含むケースも存在します。また、こうしたプロセスにおいては、外部の企業とファイルやデータをやり取りすることもありますよね。

Google ドライブや Box といったクラウドストレージは、チーム内での「共有」はもちろんのこと、こうした外部とのやり取りにおいても重宝されるツールです。

今回は、クラウドストレージを活用した「外部とのやり取り」をテーマに、BPM の手法や BPM ツールを用いた業務プロセスの改善について、具体例とともに述べていきます。

BPM における「共有」の重要性

ビジネスプロセスマネジメント（BPM）の詳細については、前回も解説したので省きますが、大まかにいうと BPM は、

• PDCA サイクルを回しながら、業務プロセスを継続的に改善していく業務管理の考え方

であり、

1. 業務のモデリング（業務プロセスの定義と視覚化）
2. 業務の実行
3. プロセス状態のモニタリング（状況の把握）
4. 分析と問題の発見およびプロセスの改善

という4つの要素で構成されています。

さて、BPM による業務プロセスの改善においては、2つの「共有」が大きなポイントとなります。

1つは、上記の「2.業務の実行」において不可欠となる、チーム内での「業務プロセスの共有」です。そしてもう1つが、業務プロセスにおける「書類やデータの共有」という工程です。こうした「書類やデータの共有」が、業務上の課題となっているケースは少なくありません。次項では、BPM の視点で「共有」を捉えなおした、業務プロセスの改善例を紹介します。

クラウドストレージによる「共有」

株式会社一条工務店仙台の事例では、社外との書類のやり取り（共有）を見直すことで、業務を大きく改善したことが報告されています。

同社は木造住宅を専業とする注文住宅メーカーですが、従来は住宅の「施工」に関わる協力会社とのやり取りを、FAX で処理していました。これは、住宅の施工に伴う依頼・検査・支払といった多岐にわたる手続きをおこなうためです。しかし、「報告・連絡・確認」といった工程を経るたびに、そこでは当然多くの書類が作成・送信されることになります。これは、双方の会社にとって大きな負担になっており、現場監督の残業過多や施工の遅れにつながる事態となっていました。これは、書類の「共有」に由来する問題といえます。

そこで同社は施工管理業務を抜本的に見直し、Questetra BPM Suite を活用したプロセスの改善に乗り出しました。

Questetra BPM Suite は、BPM の考え方による業務の進行や改善をサポートするソフトウェア（BPM ツール）です。BPM ツール はパソコン上で作成したワークフロー図に沿って業務を自動で進行できるのが特長ですが、今回の改善活動においては Questetra と Google ドライブの連携が重要なポイントとなりました。

Questetra を活用した新たな施工管理のプロセスでは、これまで担当者が作成し、FAX で送信していた工事依頼書や検査合格通知書といった書類が、Questetra によってPDF ファイルとして自動生成され、協力会社にメールで自動送信されます。

メールでファイルを受け取った協力会社は、そのメールに簡単なコメントをつけて返信をするだけで、（これも従来は FAX でおこなっていた）工事終了報告や請求処理通知をおこなうことができます。また、Questetra はそれと同時に関係する書類（工事終了報告書や請求処理通知書）も自動的に生成します。こうして生成されたファイルは、Google ドライブにも自動保存されるため、担当者はオフィス以外にいてもスマートフォンなどで書類を確認できるようになったとのことです。

BPM で「共有」について見直した成果

さて、Questetra BPM Suite を導入し、BPM の手法で業務プロセスの改善をおこなった株式会社一条工務店仙台では、下記のような成果を得ました。

• 書類作成の負担を軽減
• FAX 受信を確認するために事務所に戻るという手間をカット（残業の大幅減）
• 協力会社における書類のやり取りに関する手間を軽減
• FAX の送信漏れなどによる工事の遅れを大幅に削減

この業務改善では、従来は FAX でおこなっていた施工管理における書類の「共有」を、BPM ツールである Questetra BPM Suite と クラウドストレージである Google ドライブの連携によって効率化したところがポイントです。その効果は、単に書類作成や送信・確認の手間を軽減するだけでなく、現場監督の残業や工事の遅れを大幅に減らすところまで波及しました。

Questetra BPM Suite とクラウドストレージの連携でさらなる改善を

ちなみに、おなじく Questetra BPM Suite を活用して購買業務のプロセスを効率化した公益財団法人 京都大学iPS細胞研究財団の事例では、数あるワークフロー製品の中からQuestetra BPM Suite を選択した理由として、

• Box と連携できる機能が、Questetra には標準で装備されている

ことが挙げられています。これは財団内だけでなく、提携している民間企業とのファイル共有にも日常的に Box が利用されているためとのことでした。

このように近年では、業務に Box を活用している企業や団体も増えていることから、Questetraでも Boxとの連携機能を強化しています。

インターネット環境があれば、どこからでもファイルやデータにアクセスできるクラウドストレージは、単体でも業務の効率化に役立つツールです。しかし、上記の事例のように「クラウドストレージによるファイル共有を含む業務プロセス」について、さらなる効率化や改善を検討する際には、BPM ツールとの連携は有効な選択肢となります。

クラウドストレージによる業務の効率化を、さらに一歩も二歩も前進させる BPM ツールとの連携を、無料お試しも可能な Questetra BPM Suite でスタートしてみませんか？

こんにちは、マーケティング部の林です。現在では多くの企業が、Word や Excel といったシンプルなものから、ワークフローシステムのように業務全体を管理するものまで、パソコン上でさまざまなツールを活用しています。いまや、こうしたツール無しでは、日常業務が成り立たない企業も多いのではないでしょうか。さらに、ここ数年はリモートワークに代表されるように、ワークスタイルにも大きな変化が起こっています。そんな中で、業務プロセス（業務の流れや手順）を見直したり、業務で使用するツールを再選定したりする企業も多いようです。

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、こうした業務プロセスの見直しや改善に有効な業務管理の手法です。そして、適切なツールを使用することは業務改善の重要なポイントといえます。そこで本シリーズでは、こうしたオフィスで使用される代表的なツールを BPM の視点で捉え、具体的に「どうすれば業務改善につながるのか？」を検証していきます。

まず第1回目は、Excel に代表される表計算ソフトについて、業務効率化の実例を元に解説します。

BPM （ビジネスプロセスマネジメント）とは？

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、PDCA サイクルを回しながら、業務プロセスを継続的に改善していく業務管理の考え方であり、下記の4つの要素から成り立っています。

1. 業務のモデリング
   （業務プロセスの定義と視覚化）
2. 業務の実行
3. プロセス状態のモニタリング（状況の把握）
4. 分析と問題の発見およびプロセスの改善

こうした要素を繰り返しながら、業務プロセスを常に最適化していくのが BPM の目的です。業務プロセスの状態が常にチェックされ、問題を発見したら直ちに改善する、という体制が構築されれば、ミスや滞留は抑制され、いつも効率よく業務を進められるようになります。また、現場が自主的に業務上の課題や問題を発見し、改良していくことは、組織力の向上にもつながります。なお、PDCA サイクルと BPM の関係については、こちらの記事もご参照ください。

BPM とツールの関係

さて、ここからは表計算ソフトと BPM の関係について述べていきます。

Excel のメリット・デメリット

Excel を業務に使用している企業は多く見られます。Excel のメリットとしては、書き込みや保存に特別な知識を必要とせず、誰でも扱える汎用性の高さが挙げられます。特に集計を伴う管理業務においては、 Excel をはじめとする表計算ソフトは欠かせない存在といえるでしょう。

また、かつては、

• リアルタイムでファイルを共有するのが難しい
• 同時に複数人でファイルを編集できない

というのが Excel の弱点とされていましたが、クラウド型のサービスである Excel Online の登場により、こうしたデメリットはかなり改善されています。

しかしながら、Excel を単体で使用している場合には、

• 情報の追加や削除

に手間がかかる点は改善の余地があるポイントです。業務プロセスの中で、Excel のファイルを開き、情報を入力したり削除したりする更新作業が業務の負担になっているケースは珍しくありません。また、こうした作業を手入力でおこなっているのであれば、入力ミスや記載漏れのリスクも発生します。そこで次項では、BPM の視点で集計業務の効率化に成功した事例を元に、ツール連携の可能性について述べていきます。

表計算ソフトへの手入力が業務の負担に

株式会社 Impress Professional Works の事例では、紙ベースでおこなっていた「問い合わせ対応」の業務に Questetra BPM Suite を活用することにより、ペーパーレス化・効率化に成功したことが報告されています。

従来の同社の「問い合わせ対応」業務には、

• データの入力や集計に手間がかかる
• 進捗状況の把握が難しい

という問題がありました。

これは同社が、紙の『問い合わせ対応票』で対応状況の管理や集計をしていて、集計に必要なデータは、問い合わせ対応票の数を数えて表計算ソフトに手入力するという方法を採用していたことによるものです。また、案件の進捗状況についても、担当者に聞かないと「誰がどの案件を担当しているのか」「対応状況がどうなっているのか」を確認できないという状態でした。そこで同社では BPM ツールである Questetra BPM Suite を導入し、本格的な業務改善に乗り出しました。

BPM 推進に適したツールとは

Questetra BPMSuite を始めとする BPM ツール（BPM Suite）はビジネスプロセスマネジメント（BPM） の考え方に沿って業務や業務改善を進めることに特化したソフトウェアです。BPM ツールやワークフローシステムといわれるソフトウェアは、業務プロセス全体にアプローチできるのが特徴ですが、たとえば  BPM ツールでは、

• 業務プロセスを図式化し、その通りに業務を自動進行（モデリングと業務の実行）
• 業務の進行状況や各人の負荷状況をリアルタイムで表示（モニタリング）
• 「工程の処理」や「プロセスの完了」にかかった時間を参照（分析と問題の発見）

といったことを容易におこなえます（カッコ内は BPM の構成要素です）。さて、下図は Questetra BPM Suite で可視化された業務プロセスのサンプル画面です。

Questetra では、このように業務の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、上の項で述べた「進捗状況の把握が難しい」という問題はアッサリと解決します。

ツールの連携による業務改善の実例

一方、もうひとつの「データの入力や集計に手間がかかる」という問題については、同社はツール同士を連携させることで解決しました。これは、Questetra BPM Suite から Google SpreadSheet にデータを連携できる機能を用いたもので、同社では問い合わせデータが Google SpreadSheet に自動的に追加されるように業務プロセスを構築しました。こうしたツール同士の連携により、データの入力や集計の手間は大幅に軽減されたとのことです。

＜Google SpreadSheet への自動処理タスクを組み込んだ『問い合わせ対応フロー』の例＞

Questetra BPM Suite で スムーズに BPM を実践

上の項で述べた事例のように、BPM ツールと他のツールを連携させることで、業務プロセス改善の選択肢は大きく広がっていきます。また、こうした改善には、業務プロセスを可視化（モデリング）し、プロセスを監視して（モニタリング）、課題や問題を抽出・改善する BPM の考え方が大きく影響していることは見逃せません。

冒頭にも述べましたが、Questetra BPM Suite は BPM の考え方に沿った業務の進行やプロセスの改善をサポートする BPM ツールです。こうした BPM ツールは、BPM というマネジメント手法をスムーズに実践するために不可欠なツールといえるでしょう。

クラウド型の BPM ツールである Questetra BPM Suite は、お申込み後スグにご利用できるだけでなく、無料お試しも可能です。この機会に Questetra BPM Suite で BPM による業務プロセスの改善を実践してみませんか？

こんにちは、マーケティング部の林です。PDCA サイクルという言葉は知っていても、その具体的な内容や、それを「どのように業務改善に役立てればいいのか？」という点については知らない人も多いのではないでしょうか？そこで今回は、PDCA サイクルという言葉の意味合いと、PDCA サイクルを具体的に業務に役立てるための考え方やツールについて紹介します。

基本：PDCA サイクルとは？

PDCA とは、

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（評価）
• Act（改善）

の頭文字をとった用語であり、この4ステップを繰り返しながら物事を改善していくことを「PDCA サイクルを回す」といいます。|ポイントとなるのは、PDCA サイクルが一過性のものではなく、

1. 計画を立てて
2. それを実行して
3. 結果を評価（分析）して
4. 問題点を改善する

というプロセスを繰り返すことです。つまり、上記の「4. 問題点を改善する」まで進んだら、問題を改善するべく新たな「計画を立てる」ところに戻る訳ですね。こうして実践しながらブラッシュアップを繰り返すことで、物事を「らせん状」に改善していくのが理想的な PDCA サイクルの運用法です。

PDCA サイクルと BPM

ちなみに、このように PDCA サイクルを回しながら業務を改善していく企業活動の代表的なものに BPM（Business Process Management）があります。PDCA サイクルは、ビジネスから生活習慣の改善まで幅広く応用できる考え方ですが、BPM はその中でも「業務の流れ（＝ビジネスプロセス・業務プロセス）」に着目しているところがポイントです。BPM では PDCA サイクルのそれぞれのステップでおこなわれる作業が、下記のように具体化されています。

1. 業務プロセスの設計および可視化（Plan）
2. 業務プロセスの共有・実行（Do）
3. 業務プロセスのモニタリング（Check）
4. 業務プロセスの分析および改善（Act）

基本的には PDCA サイクルと同じ4ステップですが、「可視化」や「共有」が欠かせない点が  BPM の特徴です。BPM は、この4ステップを繰り返すことによって、業務プロセスを常に最良の状態に更新しつづける（＝最適化する）ための手法です。業務プロセスが常に最適化されていれば、その時点で「もっとも効率的でミスの少ない手順」によって業務を進行できます。これは、企業が提供するサービスや製品の質の向上にダイレクトに影響するほか、効率化によりムダな残業などを抑制できれば、職場環境の改善にもつながります。また、BPM の考え方が組織に浸透することにより、組織の体制や社会状況が変化しても、それに合わせた業務プロセスを現場主導で臨機応変に構築できるようになります。

業務をモデリングする – 見える化・可視化

さて、ここで PDCA サイクルを実際に業務改善に役立てるために必要な「業務のモデリング（可視化）」について補足しておきます。業務のモデリングでは、業務の流れを図に表すことで「見える化（可視化）」します。たとえば、業務マニュアルのように業務の手順を文章であらわすのも一つの方法ですが、図式化することにより、業務の手順はより共有しやすくなり、スムーズに実行（Do）できるようになります。これは BPM においても欠かせない要素であり、PDCA の「Plan（計画）」と「Check（評価・分析）」に大きく関わってくる作業です。まず、業務プロセスを設計（Plan）する際には、業務の流れを図に描いてみることによって、

• 業務にヌケやモレがないか？
• ムダな工程がないか？
• ムリのない流れになっているか？

といったことをチェックしやすくなります。また、業務プロセスを設計したとおりに実行してみて不具合があった場合には、プロセス上の問題や課題を抽出しなければなりません（Check）。その際にも、図式化されていれば業務プロセス全体を俯瞰的に見られるため、問題や課題はより発見しやすくなります。

上の図は、BPMN（※）という表記法で描かれた業務プロセス図の例です。こうした表記法を使用することは、「いくつかのルールさえ把握しておけば、誰もが業務全体の流れを容易に把握できる」という点でも有効です。また、業務プロセス図のルールがチーム内で共有されていれば、プロセスの変更や修正を、業務に関わる誰もがスムーズにおこなえるようになります。

※BPMN（Business Process Model and Notation）…「多くの人が直観的に業務の流れを理解できること」 を目標に考案された業務プロセスの描画記法。

PDCA サイクルの運用をサポートする Questetra BPM Suite

弊社が提供している Questetra BPM Suite は、その名の通り BPM の考え方に沿った業務改善活動をサポートするソフトウェアです。たとえば、Questetra BPM Suite はPDCA サイクルに対応する下記のような機能を内包しています。

• パソコン上で業務プロセス図を簡単に作成できる（Plan-計画・可視化）
• 作成した業務プロセス図に沿って業務を自動で進行（Do-実行）
• 工程の処理にかかった時間や各メンバの負荷状況・成果などのデータを参照できる（Check-分析）
• パソコン上で業務プロセスの変更・共有を簡単におこなえる（Act-改善）

まさに Questetra BPM Suite は、PDCA サイクルを「業務に役立つように」運用するためのソフトウェアといえるでしょう。また、こうしたワークフローシステムや BPM ツールと呼ばれるソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。

ほかにクラウド型の特長としては、「インターネット環境さえあれば、どこからでもオフィスで使っているのと同じシステムに簡単にアクセスできる」ことが挙げられます。これは業務の効率化やテレワークに大いに役立つポイントです。Questetra BPM Suite は無料お試しも可能です。この機会に Questetra BPM Suite で「実際に業務に役立つ PDCA サイクルの運用」をぜひご体験ください。

こんにちは、マーケティング部の林です。今回は、業務改善を検討する際の指標となる「QCDの改善」について、ワークフローシステムを活用した成功例を紹介しつつ、解説していきたいと思います。

QCD 改善とは？

QCD は、製造業の品質管理において重要な3要素「Quality (品質)」「Cost (費用)」「Delivery (納期)」の頭文字をつないだ言葉です。しかし、現在では製造業だけでなく、ビジネスシーンから日常生活まで応用できる視点として広く知られるようになりました。

QCD の改善とは、

• Quality (品質) を低いから高いに
• Cost (費用) を高いから安いに
• Delivery (納期) を遅いから早いに

することを指します。これは製造業だけでなく、あらゆる業種にあてはめることのできるフレームワークです。

「Q」の水準は落とさない

ちなみに QCD においてもっとも重要とされるのが「Q」、すなわち「品質 (Quality)」です。これは製造業なら商品の、サービス業ならサービスの品質を表します。QCD 改善の大前提として、

• Q（＝品質）は落とさない

ことが大切なのは言うまでもありません。たとえば、費用 (Cost)や納期 (Delivery)が改善されても、「安いけど、すぐ壊れる」「早いけど、仕事が荒い」といった結果になってしまっては、顧客満足度は下がってしまいます。

「C」と「D」は同時に改善できない？

一方、QCDの「C」と「D」ですが、この2つを同時に改善するのは困難といわれています。

業種によっては「Delivery （納期）」を「スピード」と言い換えてもいいかもしれませんが、たとえばワインのボジョレー・ヌーヴォーを例にとると、航空便で運ばれたものは解禁日に届くかわりに高価ですよね。逆に船便で運ばれたものは、時間がかかるかわりに安価です。ここで「安さ」と「スピード」を両立させるのは難しく、もし無理に「早く届くけど安価」を実現させるならば、仕入れるワインの品質を落とすことになるかもしれません。

このように、QCD における3要素は、お互いに深く影響しあう関係にあります。そのため、QCD 全体のバランスを見ながら改善を進めることが重要です。次項では、ワークフローシステムを活用して QCD をバランスよく改善した成功例を紹介します。

QCD をバランスよく改善した事例

ではここで、QCD 改善の具体例として、三信電気株式会社の事例を見てみましょう。同社では、もともと紙ベースで受発注管理をおこなっていましたが、紙の書類から Excel と複数のシステムに入力する際に「転記間違い」が発生することや、社内の承認スピードが遅いことが問題でした。また、紙の書類の印刷・保管に手間やコストもかかっていました。

そこで同社では、クラウド型のワークフローシステム Questetra BPM Suite を導入し、業務の自動化・ペーパーレス化をおこなって、下記のような成果を得ました。

1. 入力の手間を軽減し、ミスも低減：品質 (Quality) の向上
2. 管理コストを50%削減：費用 (Cost) の抑制
3. 申請から承認までの業務時間を短縮：納期 (Delivery) のスピード化

1は、書類作成のために複数のシステムや Excel に入力していたデータを、Questetra BPM Suite だけに入力すればよくなったことによるメリットです。また、手間の軽減やミスの低減には、自動入力や PDF の自動生成といったワークフローシステムの機能も役立っています。

2は、書類の印刷や保管に関する手間と費用を、ペーパーレス化により削減できたことによる効果ですね。

3は、Questetra BPM Suite がクラウド型であり、「インターネット環境さえあれば、どこでもオフィスで使っているのと同じシステムに簡単にアクセスできる」ことによるメリットです。同社では、申請者と承認者が社外にいるときには申請・承認作業ができず、長い場合には書類への押印に数日を要していました。しかし、Questetra BPM Suite によって社外でも申請・承認がおこなえるようになったため、社内に申請書が滞留することはなくなりました。こうして全体で見てみると、本事例では QCD をバランスよく改善できたことが分かります。

QCD改善にワークフローシステムが果たす役割

前項で述べた事例から、QCD 改善におけるクラウド型ワークフローシステム・Questetra BPM Suite の有効性はお分かりいただけたかと思います。ワークフローシステムは、パソコン上で業務の流れを簡単に図式化でき、作成した図の通りに自動で業務を進められるソフトウェアです。QCD 改善の基本となるのは、業務の現状を把握し、優先すべき改善ポイントを絞り込むことですが、こうした一連のプロセスをおこなう上でも、ワークフローシステムは大いに役立ちます。

たとえば、業務の流れが図として視覚化されれば、改善ポイントは見つけやすくなります。また、QCD のバランスを検証する際には、ワークフローシステムに蓄積された「作業の処理にかかった時間」などのデータが参考になるでしょう。

ちなみに、弊社が提供している Questetra BPM Suite は無料お試しも可能です。この機会に  Questetra BPM Suite で、QCD 改善に着手してみてはいかがでしょうか？