こんにちは、マーケティング部の林です。

PDCA サイクルという言葉は知っていても、その具体的な内容や、それを「どのように業務改善に役立てればいいのか?」という点については知らない人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、PDCA サイクルという言葉の意味合いと、PDCA サイクルを具体的に業務に役立てるための考え方やツールについて紹介します。

基本:PDCA サイクルとは?

PDCA とは、

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Act(改善)

の頭文字をとった用語であり、この4ステップを繰り返しながら物事を改善していくことを「PDCA サイクルを回す」といいます。

ポイントとなるのは、PDCA サイクルが一過性のものではなく、

  1. 計画を立てて
  2. それを実行して
  3. 結果を評価(分析)して
  4. 問題点を改善する

というプロセスを繰り返すことです。つまり、上記の「4. 問題点を改善する」まで進んだら、問題を改善するべく新たな「計画を立てる」ところに戻る訳ですね。こうして実践しながらブラッシュアップを繰り返すことで、物事を「らせん状」に改善していくのが理想的な PDCA サイクルの運用法です。

PDCA サイクルと BPM

ちなみに、このように PDCA サイクルを回しながら業務を改善していく企業活動の代表的なものに BPM(Business Process Management)があります。PDCA サイクルは、ビジネスから生活習慣の改善まで幅広く応用できる考え方ですが、BPM はその中でも「業務の流れ(=ビジネスプロセス・業務プロセス)」に着目しているところがポイントです。

BPM では PDCA サイクルのそれぞれのステップでおこなわれる作業が、下記のように具体化されています。

  1. 業務プロセスの設計および可視化(Plan)
  2. 業務プロセスの共有・実行(Do)
  3. 業務プロセスのモニタリング(Check)
  4. 業務プロセスの分析および改善(Act)

基本的には PDCA サイクルと同じ4ステップですが、「可視化」や「共有」が欠かせない点が  BPM の特徴です。BPM は、この4ステップを繰り返すことによって、業務プロセスを常に最良の状態に更新しつづける(=最適化する)ための手法です。

業務プロセスが常に最適化されていれば、その時点で「もっとも効率的でミスの少ない手順」によって業務を進行できます。これは、企業が提供するサービスや製品の質の向上にダイレクトに影響するほか、効率化によりムダな残業などを抑制できれば、職場環境の改善にもつながります。

また、BPM の考え方が組織に浸透することにより、組織の体制や社会状況が変化しても、それに合わせた業務プロセスを現場主導で臨機応変に構築できるようになります。

業務をモデリングする – 見える化・可視化

さて、ここで PDCA サイクルを実際に業務改善に役立てるために必要な「業務のモデリング(可視化)」について補足しておきます。

業務のモデリングでは、業務の流れを図に表すことで「見える化(可視化)」します。

たとえば、業務マニュアルのように業務の手順を文章であらわすのも一つの方法ですが、図式化することにより、業務の手順はより共有しやすくなり、スムーズに実行(Do)できるようになります。

これは BPM においても欠かせない要素であり、PDCA の「Plan(計画)」と「Check(評価・分析)」に大きく関わってくる作業です。

まず、業務プロセスを設計(Plan)する際には、業務の流れを図に描いてみることによって、

  • 業務にヌケやモレがないか?
  • ムダな工程がないか?
  • ムリのない流れになっているか?

といったことをチェックしやすくなります。

また、業務プロセスを設計したとおりに実行してみて不具合があった場合には、プロセス上の問題や課題を抽出しなければなりません(Check)。その際にも、図式化されていれば業務プロセス全体を俯瞰的に見られるため、問題や課題はより発見しやすくなります。

上の図は、BPMN(※)という表記法で描かれた業務プロセス図の例です。こうした表記法を使用することは、「いくつかのルールさえ把握しておけば、誰もが業務全体の流れを容易に把握できる」という点でも有効です。

また、業務プロセス図のルールがチーム内で共有されていれば、プロセスの変更や修正を、業務に関わる誰もがスムーズにおこなえるようになります。

※BPMN(Business Process Model and Notation)…「多くの人が直観的に業務の流れを理解できること」 を目標に考案された業務プロセスの描画記法。

PDCA サイクルの運用をサポートする Questetra BPM Suite

弊社が提供している Questetra BPM Suite は、その名の通り BPM の考え方に沿った業務改善活動をサポートするソフトウェアです。

たとえば、Questetra BPM Suite はPDCA サイクルに対応する下記のような機能を内包しています。

  • パソコン上で業務プロセス図を簡単に作成できる(Plan-計画・可視化)
  • 作成した業務プロセス図に沿って業務を自動で進行(Do-実行)
  • 工程の処理にかかった時間や各メンバの負荷状況・成果などのデータを参照できる(Check-分析)
  • パソコン上で業務プロセスの変更・共有を簡単におこなえる(Act-改善)

まさに Questetra BPM Suite は、PDCA サイクルを「業務に役立つように」運用するためのソフトウェアといえるでしょう。

また、こうしたワークフローシステムや BPM ツールと呼ばれるソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。

ほかにクラウド型の特長としては、「インターネット環境さえあれば、どこからでもオフィスで使っているのと同じシステムに簡単にアクセスできる」ことが挙げられます。これは業務の効率化やテレワークに大いに役立つポイントです。

Questetra BPM Suite は無料お試しも可能です。この機会に Questetra BPM Suite で「実際に業務に役立つ PDCA サイクルの運用」をぜひご体験ください。

▼無料お試しはこちらからもお申込みいただけます▼

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