※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。
木造住宅の建築において発生する協力会社様との書類のやり取りを自動化。施工管理業務や法定台帳の作成業務を大幅にコストダウン。
Q. 改善のターゲットになった業務とは？
“株式会社一条工務店仙台” は、“株式会社一条工務店” のグループ会社である、木造住宅を専業とするハウスメーカー（注文住宅メーカー）です。宮城県、岩手県の 6 箇所の拠点から営業を展開しています。
「家は、性能。」という企業ポリシーのもと、省エネ・耐震・耐久・健康、すべてにおいて “妥協しない性能” を追求しています。
住宅は、お客様との契約の後、敷地調査・仕様の打ち合わせ・設計・施工など、様々な工程を経て完成します。今回、一条工務店仙台が BPM (Business Process Management) に取り組み、業務効率を劇的に改善させるターゲットとしたのは、「施工」に関連する業務です。
Q. 「施工」業務に存在した課題とは？
「施工」の工程では一般に、基礎工事、大工工事、外壁工事、設備工事といった、様々な種類の工事が施工種別ごとに協力工業者様に委託されることになります。工事の進行に応じて、一条工務店仙台の社員である “現場監督” との間で、依頼・検査・支払など多岐にわたる手続きをヌケモレなく「報告・連絡・確認」することが必要となります。
近年に至り、手続きの煩雑さが原因となる「連絡・報告」遅れが散見されるようになったり、“現場監督” の時間的な業務負荷が問題視される機会が増えてきたため、施工管理業務の抜本的な見直しが検討されることとなった次第です。
これらのやり取りが FAX を利用して行われていましたが、次のような課題が存在していました。
- FAX 送信の手間が、現場監督・協力会社様の双方にとって大きい。
- 現場監督は、書類を作成する手間が大きい。
- 現場監督は、受信した FAX を確認するためだけに事務所に戻る手間が大きい。
- FAX 送信モレが発生した時、後追い確認の時間的・精神的な負担が大きい。
このように FAX の利用における手間の大きさから、多くの現場監督は残業過多に陥っていました。また、状況の把握をしづらいことが原因で、情報伝達に遅れが生じ、施工の遅れにつながってしまうことも発生していました。
このような状況を「業務の自動化」で解決するために Questetra BPM Suite が採用されました。
Q. 具体的にはどのような方法で？
Questetra BPM Suite で、次の書類を作成し、Googleドライブへ保存する業務が自動化されました。
- 現場監督が作成するもの
- 工事依頼書
- 検査合格通知書、引渡・請求依頼書
- 協力会社様が作成するもの
- 工事終了報告書、検査依頼書
- 引渡確認書、請求処理通知書
基幹システムで管理されている施工計画データを、アシスタントが CSV データとして抽出し、Google スプレッドシートの形に変換します。その後、そのデータは Google スプレッドシートのスクリプトにより Questetra BPM Suite に自動投入されます。
Questetra BPM Suite では、施工計画データに基づいた工事のスケジュールに合わせて、前述の書類（工事依頼書や検査合格通知書など）が PDF 形式のファイルとして自動的に生成されます。
協力会社様には、これらのファイルが添付されたメールが自動送信されます。協力会社様は、メールに簡単なコメントをつけて返事をするだけで、工事終了報告や請求処理通知を行うことができます。また、それと同時に関係する書類（工事終了報告書や請求処理通知書）が自動的に生成されます。
生成されたファイルは、Google ドライブにも自動保存されるため、現場監督は必要に応じて Google ドライブの検索機能や閲覧機能を利用してファイルの内容を『現場にいながら』確認することができます。
現場監督は、ドキュメント作成の手間や、FAX の受信を確認するために事務所に戻るという手間がなくなり、残業が大幅に減りました。同時に、協力会社様の方でも書類のやり取りに関する手間が減ったことから、FAX の送信漏れなどによる工事の遅れも大幅に削減されました。
販売や設計業務にも BPM を広げたい
建設業法では、どのような工事を、いつ、どの協力会社様に、いくらで発注したのか台帳を作成し保管しなければならないことが定められています（建設業法第40条3）。
1 軒の家を建てるには、数十種類の工事が発注されることがあります。一条工務店仙台では、『工程の管理』『発注の管理』『財務管理』が別々のシステムで管理されている為、これらの工事の記録を一つの『台帳』にまとめるのは、手間が大きく現状の事務処理体制ではリソース不足という課題がありました。
現場監督が担当する「施工」業務を Questetra BPM Suite で管理するようになってからは、台帳に記載するべき情報がすべて Questetra BPM Suite 上に記録されるようになりました。そこで、Questetra BPM Suite に格納されたデータに基づく台帳PDFを、自動的に生成する仕組みを構築しました。こうして、台帳を作成する業務も自動化されました。
一条工務店仙台の社内では、今回の Questetra BPM Suite を利用した BPM の取り組みを通じて、
- G Suite と BPM システムを連携させる事で、大幅な事務処理の削減を実現できること
- パートさんの手作業に頼っていた事務処理業務の自動化を少しずつ着実に進めていけること
が広く認識されました。
この経験を活かし、G メール・Google ドライブ・Meet・Google フォーム等「G Suite」を使い込んでいる営業部門や設計部門、総務部門などの業務にも、『G Suite の機能と BPM システムを組み合わせて効率化を推進する』 活動が展開されることになっています。
(本記事は、一条工務店仙台様を担当するクエステトラ社のスタッフにインタビューして作成されたものです)
(本記事の公開にあたっては、一条工務店仙台様ご担当者の許可を得ています)
