1．課題：プロセス開始漏れによる日報未提出
QueQueシステムズ社のマーケティング部では、部員に毎日日報を提出してもらうことで、業務の進捗や課題を共有しています。部員はワークフローシステムにある日報提出プロセスを開始し、報告内容を入力・送信します。その後、マネージャが内容を確認し、必要に応じて差し戻しを行うフローです。
現在、部員が日報提出プロセスの開始を忘れることがあり、提出が漏れるケースが発生しています。その場合、報告が翌日以降に遅れることで、マネージャが状況を把握するタイミングが遅れ、迅速な対応や意思決定が難しくなる可能性があります。また、プロセスを開始しない限りタスクリストに表示されないため、開始漏れが発生しやすい状況です。
2．解決策：プロセス開始を自動化
プロセスオーナーはワークフローの開始イベントとして、タイマー（タイマー開始イベント）を配置しました。
このタイマーにより、毎朝7:00に部員全員のプロセスが自動的に開始されます。また、タスクリストにも「日報入力」工程が表示されるようになります。
Before :
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- 手動でプロセスを開始
- 1. 日報入力
- 2. 確認
- 3. 再提出（差し戻しの場合）
After :
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- AM 7:00に自動でプロセスを開始
- 1. 日報入力
- 2. 確認
- 3. 再提出（差し戻しの場合）
Compare Before/After
3．効果
- 開始漏れのリスクを解消
- 毎朝自動でプロセスが開始されるため、部員がプロセスを開始する手間がなくなり、開始漏れのリスクが排除されました。
- タスクリストへの確実な表示
- 日報提出タスクがタスクリストに必ず表示されるようになります。
- これにより部員がタスクを認識できるようになり、帰宅前に日報提出タスクが放置される可能性が低下します。
4．横展開可能な業務
- 定期報告書の提出業務
- 週次・月次報告書の提出プロセスに開始タイマーを設定し、開始漏れを防止。
- 例：営業部の月次報告、プロジェクトチームの進捗レポート。
- 勤怠申請・確認業務
- 毎日の勤怠入力プロセスを自動開始することで、未入力や申請漏れを防止。
- 例：リモートワークの出勤報告、残業申請
