道路建設株式会社

道路舗装工事の原価管理業務などの業務プロセスを整理、仕組み化。予算書などの成果物の審査フローで、承認までにかかる時間の50%短縮を実現。


工事の実行予算書など作成→承認までのスピードが50%以上アップ

Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか?

道路建設株式会社は、高度な技術力を活かしたアスファルト舗装を中心に、北海道での道路舗装事業を展開しています。

Questetra は、舗装工事の原価管理業務、外注管理業務、工事完了後の検定報告業務などを中心に活用しています。

Q. 具体的な活用方法を教えてください

道路工事では、受注後に「実行予算書」が作成されます。

「実行予算書」には、詳細な “工程” や資材・機材等に関する協力業者からの “見積” が記録されています。そして、「実行予算書」が決裁者に “承認” されれば、工事を開始することができます。

工事が開始されると、「実行予算書」で計画した工事原価を上回らないよう、日々原価管理を行います。工事終了後、実際に発生した工事原価について最終報告を行い、決裁者の承認を得ます(工事規模によっては中間原価報告が必要です)。

本業務では「実行予算書」を含め、次のような成果物が作成されます。

  • 実行予算書(工事予想原価の妥当性判断)
  • 中間及び最終原価報告書(原価管理の出来を判断)
  • 発注伺い(外注費用の妥当性判断)

それぞれの成果物が完成するまでに、起案 → 審査 → 承認 という工程が処理されます。

Questetra を通じて 2 段階の決裁システムを採用しています。

まず、起案者による起案後、10名前後の審査者が一斉に起案内容を確認します。この段階では承認・否決の判断は行われず、内容に対する意見を各審査者が述べます。全員の審査が終了後、起案内容は最終決裁者に届き、最終決裁者が承認もしくは否決(差し戻し)する形式となっています。

Questetra 導入以前は、次のように進めていました。

起案者は、起案内容が記入された Excel ファイルを IT 管理者へ送信します。

IT 管理者は、Excel ファイルを社内サーバーに保管した上で、審査者(10名前後)に審査をメールで依頼します。IT 管理者は審査状況を逐一確認し、滞留している場合は、口頭・メールで審査者に審査を促します。

全員の審査が終了したら、最終決裁者にメールで承認を依頼します。承認状況を確認し、滞留している場合は、口頭・メールで承認を促します。

このような流れで成果物の審査フローを進めていたのですが、次のような課題が生じていました。

審査に伴う、社内サーバーへの保管、審査者(10名前後)への審査依頼、進捗の把握が全て手作業であり、IT 担当者に多くの負荷が発生していました。また、起案から承認まで平均して10日間程度発生してしまい、工事着手日が遅れるケースが散見されていました。

  • 誰かの審査や承認で滞留していることに気付かない
  • 負荷の大きい IT 管理者が対応できないと、審査が遅れてしまう
  • 手作業で実施する工程があり、スムーズな審査ができない
  • 複数回の差し戻しの結果、誰がその仕事(のボール)を握っているのかが分からなくなる

Questetra でプロセスを整理して以降、案件の滞留状況をグラフィカルな画面で確認できるようになりました。おかげで状況確認のために発生していたコミュニケーションコストが大幅に減りました。

また、原則として、外出先から社内サーバへのアクセスはできませんが、クラウドサービスである Questetra であれば、外出時でもインターネットに接続して PC やスマートフォンで審査ができるようになりました。その結果、審査工程にかかる時間が大幅に削減されました。

Questetra 導入後、起案から承認まで早ければ当日中、多くが 3 ~ 5 日で審査終了となっています。

高齢社員も使用可能な仕組みを構築

Q. Excel での報告書作成に苦労されているとお聞きしました

工事終了後、発注者による工事検定が行われます。検定終了後、工事に対する評価や指摘内容を社内で共有するために、検定報告書を作成しています。

検定報告書の作成は、ミドル層からベテラン社員まで幅広い年齢層の人が担当しています。中には官庁や他企業の OB の方もおり、こちらは高齢な人が多いという特徴があります。

報告書の起案も、原価管理業務と同様に Excel を使っていました。しかし、高齢社員にとっては Excel への入力が難しい場合が多く、本人は紙で報告書を作成し、それを IT 部門の担当者が Excel に起こすこともありました。

このような状況を Questetra で解決しました。

Q. どのような工夫をされましたか?

Questetra では検定報告書の起案画面に、慣れない人にもできるだけ使いやすくする工夫を行いました。

  • 選ぶだけで報告に必要な情報が集まるように選択肢を活用
  • 迷わずに入力できるように分かりやすい説明文を記載

これにより、高齢社員でも自ら Questetra を使って起案できるようになり、IT 部門の担当者の負担を激減させることができました。

インターネットさえつながればどこからでも起案できることも、起案者が積極的に Questetra を利用するようになったポイントです。

今後は、社員がより働きやすい環境を得ることができるように、また BCP(事業継続計画)に対応した強い組織を目指し、社内の多くの業務に Questetra を適用していくつもりです。

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