リモートワークでつまずかないための5ヵ条とは？

こんにちは、マーケティング部の林です。

現在では、多くの企業がリモートワーク（テレワーク）を導入していますね。クエステトラ社も例にもれず、多くの人がリモートワークで日々業務をおこなっています。

さて、かくいう私も、リモートワークで業務をおこなう1人なのですが、約2年半の在宅勤務で、さまざまなメリットを実感するとともに、「注意しなければならないポイント」も見えてきました。

そこで今回は、自分の体験を通して見えてきたリモートワークの注意点をシェアしていきたいと思います。

リモートワークで実感したメリット
リモートワークで注意したいポイント
まとめ

リモートワークで実感したメリット

まず、従業員にとってのリモートワークのメリットは、なんといっても通勤の負担がないことでしょう。当時、私は京都市内のオフィスまで自転車またはバスで30分程度のところに住んでいましたが、それでも勤務が格段にラクになったことを覚えています。

まして、「満員電車で1時間以上」といった通勤をされている方なら、会社への行き帰りの負担がなくなることは、大きなメリットになるでしょう。会社側にとっても、従業員の通勤費やオフィスの維持管理費といったコストを軽減できるのはメリットですね。

また周囲の目を気にせず、マイペースで黙々と仕事ができるのもリモートワークの良いところです。そういえば、腰痛持ちの知人は「オフィスではできないラクな姿勢で仕事ができる（からリモートワークは助かる）」と言っていました。

リモートワークで注意したいポイント

一方、リモートワークには意外な落とし穴もあります。ここからは、従業員・管理者それぞれの立場における注意点を述べていきたいと思います。

その1：心身の健康管理に留意する

自宅など自分に合った環境でのびのびと仕事ができるのはリモートワークのメリットですが、これが裏目に出てしまう場合もあります。

たとえば、

1人で仕事をしている孤独感
まわりの状況がわからないことによる焦りや不安
仕事とプライベートの区別をつけにくい

といった理由から、リモートワークで「オフィス勤務以上にストレスを溜めてしまう」人は決して少なくありません。

そこでリモートワークでは、オフィス勤務以上に心身の健康管理に留意することが必要となってきます。

特に、リモートワークで「外出する機会が極端に減った」人は要注意かもしれません。私も、もともとが出不精なほうなので、意識して1日1回は外に出るようにしています。こうした軽い散歩は簡単なストレス解消法ですね。

そういえばコロナ禍以降、夕方に走っている人をよく見かけるようになりました。なかには「仕事を終えたら走る」ことで心身のバランスを保っている人もいるかもしれませんね。

その2：仕事にメリハリをつける

自宅で仕事をしていると、ついダラダラと作業をしてしまいがちですが、仕事にメリハリをつけるのも、リモートワークを効率良くおこない、ストレスを溜めないコツといえます。

最近では、「25分集中して、5分休む」ことを繰り返すポモドーロ・テクニック（※）が注目を集めていますが、こうした仕事のやり方はリモートワークに向いているかもしれません。逆に、漫然とただ机に向かっている、といった作業のやり方は、効率が上がらないだけでなく、かえって疲れやストレスを溜めてしまいます。

上記の例でいえば、25分間はしっかり集中して作業に取り組み、次の5分間はリラックスしてちょっと体を動かしたり、お茶を飲んだりする、というのが理想的なパターンです。このとき、5分間の休憩時にネットやSNSを見たり、他の仕事をしたりすると、心身を休められないので注意しましょう。

※ポモドーロ・テクニック…イタリア出身のコンサルタント、フランチェスコ・シリロが考案した時間管理術。短時間の作業と短い休憩を1セットとして、それを繰り返すのが特徴。

その3：コミュニケーションを大切にする

さて、すでに述べましたが、「孤独感」はリモートワークの意外と大きな落とし穴です。

これは性格にもよりますが、リモートワークを続けていると、自宅で1人で仕事をすることに耐えられず、「オフィスに出勤したい」という人も出てきます。こうしたことを考えると、リモートとはいえ、何らかのコミュニケーション手段を確保しておくことや、コミュニケーションの機会を持つことの重要性がわかります。

たとえばクエステトラ社では、業務の進行や管理を Questetra BPM Suite でおこなっていますが、その機能のひとつに「オープンチャット」というものがあります。これは、社内やチーム内でチャットをおこなえるコミュニケーションツールであり、@マークを付けて個人にメンションを飛ばすことも可能です。

私はおもに業務上の連絡にこのオープンチャットを使用していますが、こうしたチャットツールは、

過去のやり取りを簡単に参照できる

という点でも便利です。

もちろん、業務上の質問などは適宜オープンチャットでおこなうようにしていますが、リモートワークでは、オフィスと違って相手の状況がわからないため、「いま、質問してもいいのかな？」と考えてしまう場合もありますよね。こうした配慮も行き過ぎるとストレスの原因になってしまいます。

不要な質問や確認を繰り返して他者の時間を奪う「時間ドロボウ」にはならないように注意したいところですが、それが業務上で必要なことであれば、私はチャットで速やかに質問するようにしています。質問をされた相手は「都合のいいタイミングで返事ができる」のもチャットの利点ですね。

また、チャットでは解決できないような入り組んだ話の場合は、私たちは Google Meet でビデオミーティングをおこないます。これも、延々とチャットでやり取りをしているよりも、対面で話したほうが遥かにスムーズだからです。こうしたビデオミーティングやオープンチャットで、私の場合はある程度コミュニケーションの問題はクリアできていると思います。

ちなみに、弊社のオープンチャットでは、たまに（しばしば？）雑談めいたやり取りもおこなわれますが、特にリモートワークにおいては、こうしたコミュニケーションも必要なのかもしれませんね。

その4：「共有」を大切にする

上記のコミュニケーションの話とも密接に関係してきますが、リモートワークにおいては、オフィス勤務以上に、さまざまな「共有」が大切であることを実感しています。この「共有」は、小さなところでは「職場での話題」といったものから、業務に必要な情報やデータまでさまざまです。

ここでまた Questetra BPM Suite の話になりますが、私がスムーズにリモートワークをおこなえているのは、大前提として Questetra BPM Suite によって業務プロセスが共有されていることによります。

たとえば Questetra では、下図のように業務の進捗状況がひと目でわかるように表示されます。

こうしたプロセスや進捗状況の共有は、「チームで作業している」ということを再確認する上でも重要です。たとえば、誰がどのような作業を担当していて、自分の作業はどのような位置づけになるのか、といったことが明確になれば、リモートワークにおける孤独感や不安は緩和されるかもしれません。

これは、作業の「成果」や「成果物」の共有についても同じことがいえます。自分がしている仕事の「ゴール」がハッキリすることで、業務における自分のポジションも明確になり、達成感も得やすくなるでしょう。こうした感覚は、「孤独」や「不安」に陥りがちなリモートワークにおいて、とても大きな意味を持つと思います。

その5：環境を整える

さて、ここまで「リモートワークでつまずかないためのポイント」を挙げてきましたが、これらの大前提として、

リモートワークに適した環境を整えておく

ことはとても大切です。

たとえば、Questetra BPM Suite はクラウド型のサービスであり、インターネット環境さえあれば、どこからでもオフィスにいるときと同じシステムにアクセスして作業できるという特長があります。また、業務フロー図に沿って業務が自動で進行するため、自宅で作業をしていても、業務の受け渡しをスムーズにおこなえます。これもリモートワークにおいて重要なポイントですね。

ちなみに、リモートワークでは従業員の勤怠管理が課題となるケースも多いようですが、クエステトラ社では出退勤報告フローというアプリを活用することで、こうした課題をクリアしています。これは、自宅からでも出退勤の時刻が報告できるほか、入力画面に記入すればその日の作業内容をオープンチャットに投稿できるというスグレモノです。

なお、環境の整備ということであれば、「ペーパーレス」や「脱ハンコ」も進めておくに越したことはありません。そもそも、リモートワークでは紙の書類の回覧はできませんし、ハンコの捺印や署名のためにオフィスに行かなければならない、というのは本末転倒ですよね。

こうした課題について Questetra BPM Suite では、PDF の自動生成やクラウドストレージとの連携によるファイルの自動保存といった機能を活用することでクリアできるようになっています。また最近では、Box との連携がさらに強化され、Box上にある文書への電子署名プロセス（署名用文書の生成から署名依頼まで）を一元化・自動化するなど、Questetra は業務の効率化・ペーパーレス化をサポートするべく日々進化しています。