「コロナ」で「テレワーク」で「リモートワーク」な時代。”請求書の保存方法” が大きく変わろうとしている。そもそも “電帳法” とは何か? “インボイス制度” との関係は? そして “ペポル規格” とはナンダ? ワークフロー会社自身の実録。「新しい電子帳簿保存法」と「あるべきワークフロー」の関係を分かりやすく解説。

1. 電帳法とは何か?

デンチョウホウとは『電子帳簿保存法』のことだ。「↓デン↑チョー↓ホー」と関西弁風に発音すると、ちょっとカッコイイ? 〔←伝わらなぁーい〕 \(^o^)/

そして正式名称は、例によって、、、非常に長い。(37文字)

むしろ英語の方がワカリヤスイかもしれない。。。
Act on Special Provisions (←特例) concerning Preservation Methods (←保存方法) for Books (←帳簿) and Documents (←書類) Related to National Tax Prepared by Means of Computers (←コンピュータ利用で)

2. 何が書かれているの?

電子帳簿保存法には、「請求書データはソノママ保存してネ。”紙保存” はボチボチ止めてネ。」と書かれている。 〔ドッキリ〕

ただ、つい最近まで、「自信ないヤツは、”紙” に印刷して7年間ほど書庫で暖めとけよ!」と書かれていた。。。 〔バックリ〕

受け取った「電子データ」(請求書)を紙に印刷して保存、はダメ

ちなみに、”紙” で届いた請求書は “紙” のまま保存しても構わない。そこで、取引先に「請求書は “紙” で送ってクダサイ」とお願いする会社が出現しているヨウダ。。。(←「デジタル保存ワークフロー」なんて考えられない会社/考えたくない会社)。しかし、コレは、ナンボなんでも、無茶苦茶だ。国には(国税庁には)、多少のクレームは覚悟の上で、デジタル化を推進してもらいたい。「飛脚を廃止して郵便制度を創り上げるんだ!」くらいの気概をもって(←140年ほど前)。。。、

追記:2021-12-06) 日経新聞2021年12月6日によると「電子保存義務化2年猶予」が確定したヨウダ。

…電子保存するよう企業に義務付けるのを伸ばす…7割超が「知らない」…デジタル化が滞る日本の実情を映す。

日経新聞2021年12月6日◇…電子保存するよう企業に義務付けるのを伸ばす…7割超が「知らない」…デジタル化が滞る日本の実情を映す。

追記ここまで

3. そもそも「帳簿」ってナニ?

この法律は「国税関係帳簿書類の保存方法」について規定している。なので、「帳簿」と省略されているが、「国税関係帳簿書類」(8文字)を理解する必要がある。法律文(第2条:定義)には、『国税関係帳簿書類』は 「国税関係帳簿又は国税関係書類をいう」 と書かれているのだが、見づらい&読みづらい。 〔←いちお日本語〕 (-_-;)

目を凝らしてヨク見れば、以下の集合関係が読み取れる。(?)

 「帳簿書類」「国税関係 “帳簿”」(Books) + 「国税関係 “書類”」(Documents)

電帳法の改正にあわせて、業務プロセスも改訂シタ

4. じゃ “帳簿” と “書類” はナンヤネン!(怒)

国税庁の説明資料が分かりやすい。

賢明な方はお気づきだろう。ポイントは『書類』「発行(控)」「受領」に大別されているところだ。つまり『書類』は企業間(や株主向け)で受け渡しされる書類を指す。

たとえば「請求書」は『書類』だ。「郵送した請求書」は「発行書類(控)」だ。「受け取った請求書」は「受領書類」だ。ちなみに、、、『帳簿』の訳語は “Books” で、『書類』の訳語は “Documents” となっている。 〔分かる人には分かる〕

5. で、”電帳法2022″ で何が変わった? (呆)

“変化” については、国税庁の説明資料を、以前のバージョンと比較するとワカリヤスイ(?) 〔ウォーリーを探せ!〕

「7つの間違い探しクイズ」が好きな方なら、瞬時に、以下のような変化が読み取れるだろう。。。

  • 2022年から、受け取った「紙」を電子データ保存するに税務署長の承認が要らない
  • 2022年から、受け取った「電子データ」紙に印刷してはならない

(たしかに、折角の「電子署名」や「電子タイムスタンプ」も、、、紙に印刷しちゃったら無意味だ。〔←逐次プリントアウトする業務プロセス〕)

6. ホンデ、、、どうしたらイイん? (疲)

特に『書類』については “ペーパーレスで一元管理” を実現したい。 〔バックリ〕

「コロナ」で「テレワーク」で「リモートワーク」な、この御時世に、紙で保存するなんてアリエナイ。。。つまり、紙で受け取った請求書や領収書はスキャンして Cloud サーバに保存すればイイ。メールで届いた請求書PDFも Cloud サーバに保存すればイイ。そういう業務プロセスにしなければならない。

ただ、、、その Cloud サーバ(保存環境)を使いこなせるかどうか?は、各社のITリテラシーに大きく依存する。

  • 「請求書PDFが添付されたメールを “受け取っただけ”」では保存にならない。
  • 「税務調査時の “ダウンロード要求”」に応じられる必要がある。

などの “保存要件” もある。

すべての会社、すべてのヒトが、使いやすい「保存環境」は、、、ナイ。自社内のITリテラシーを考慮して、各社それぞれで「保存方法」(デジタル保存が自然とムリなく実現できる業務プロセス)を決めるしかない、のだ。。。 〔←答えになってない(深く陳謝)〕 

また加えて、顧問税理士や監査法人/会計監査人の了解を得ながら進める必要もある。(もっとも、日本中の税理士・会計士が、みんな「暗中模索状態」なのだが…)

  • ※国税庁:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
    • 真実性の確保
      • 訂正・削除履歴の確保(帳簿)
      • 相互関連性の確保(帳簿)
      • 関係書類等の備付け
    • 可視性の確保
      • 見読可能性の確保
      • 検索機能の確保

7. インボイス制度との関係は?

で、実は、、、この話は「電帳法2022」だけで終わらない。

スグに「インボイス制度2023」が来る。 〔ドッキリ〕 (ていうか密接に関連している)

いわゆる “インボイス制度” の開始とは、「適格請求書等保存方式」のルール変更 を指す。この『適格請求書』は「消費税法」の管轄だ。そして「軽減税率あるけど、キッチリ納税してネ」と言っている。大切なことは、「電帳法2022」も「インボイス制度2023」も、どちらも『保存方式』を規定している点だ。

であるならば、、、誰が、どう考えても、『”どちらの制度にも対応する保存方式” で保存できる環境』(業務プロセス)を整備したい、と考える。そしてソコに全ての『書類』(請求書・領収書)を保存したい。

  • スキャン(orスマホ撮影)した請求書ファイル ※紙の請求書(Paper Invoice
  • PDF等の電子インボイス(Unstructured E-Invoice/構造化されていない電子インボイス)
  • XML等の電子インボイス(Structured E-Invoice/構造化された電子インボイス)
  • (請求書/領収書の無い支出)

★消費税法(2023-10-01) 第五十七条の四
適格請求書発行事業者は、国内において課税資産の譲渡等を行つた場合において、当該課税資産の譲渡等を受ける他の事業者から次に掲げる事項を記載した請求書、納品書その他これらに類する書類(以下この条から第五十七条の六までにおいて「適格請求書」という。)の交付を求められたときは、当該課税資産の譲渡等に係る適格請求書を当該他の事業者に交付しなければならない。ただし…
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=363AC0000000108_20231001_428AC0000000015

★国税庁:インボイス制度公表サイト
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm

8. じゃ、どーすれば?? (涙)

我がクエステトラ社は、ワークフロー会社なので(!)、、、当然ながら(?)、、、自社製品『Questetra BPM Suite』上で「適格請求書の保存プロセス」を運用する。 〔バックリ〕

今回改めて、以下のような業務プロセス(ワークフロー図)を描いた。

稼働させるとスグに業務システムとして全社員が利用できるようになる。そして、その使い方は、、、(さまざまな申請方法〔開始方法〕があるのだが)、、、たとえば「メールで請求書(PDF)を受領した」の場合(←あるあるユースケース)は、

  • 請求書受領者は einvoice.xxxx@questetra.com にメールを転送する(するとワークフロー基盤に請求書PDFが保存される)
  • 転送者(請求書受領者)に「1b. 日付金額等入力」のシゴトが割り当てられる ※画面参照
  • 転送者(請求書受領者)の上司に「2. 上司承認」のシゴトが割り当てられる(ふつう承認をクリックする)
  • 経理担当に「3. 経理承認」のシゴトが割り当てられる(ふつうOKをクリックする)
  • ワークフロー基盤によって、自動的に Google Drive の特定フォルダに保存される
  • ワークフロー基盤によって、”削除不可域” にタイトルが保存される

といった流れになる。(文字で説明するより、フロー図をジックリ見ていただいた方が早い…)

コレは、Questetra のサポートサイトで公開されているワークフローアプリ『請求書保存プロセス』をベースにしている。今後も、この業務プロセスを改善し続ける予定だ。(もし「イイ感じの特化型 SaaS 製品」が出てくれば、連携したり、乗り換えたりするかもしれない)

★サンプルワークフロー『請求書保存プロセス, 適格請求書』(無料ダウンロード)
https://support.questetra.com/ja/templates/e-invoice-storage-20211020/

SaaS型ワークフロー製品『Questetra BPM Suite』は、「自社の業務フロー」を描くことができるヒトなら(!)、ノーコードで業務システムを構築できるツールだ。こういった複雑な業務プロセスであっても、「自社の業務フロー」を描くことができるヒトなら(!!)、一日もあればシステム化できる。「GoogleDrive自動保存」などの自動工程も200種類以上用意されており、一般的な SaaS ワークフローとはかなりチガウ機能構成になっている。興味のある方は、是非、試してみてほしい。(無料トライアルは60日間だけど、何度でもトライできるw!)

9. ペポルって何?

(えーっと、日本版Peppol、、、また今度、、、「続き」書きます、、、ゼッタイ。〔情報不足ナウ〕。 もしココまでの内容で疑問質問あれば、下の『コメントを残す』に書き込んでください。)

Questetraは「フロー図・業務データ・引受ルール」の設定で開発が完了する No-Code BPM です

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