「事前のレビュー」で、スムーズな申請承認フローを実現しよう！
1. 課題: 稟議起案者の経験不足
BunBun商事は「スピード命」がスローガン。全社員が迅速かつ効率的な業務遂行を目指しています。稟議プロセスにおいても、部長の判断だけで決裁完了となる “クイック決裁” が採用されています。いわゆる「根回しフロー」（多段階承認）や「合議フロー」（多数決承認）は存在しません。
しかし近年、稟議の “差し戻し” が急増しています。”差し戻し” の主な理由としては、以下の3点が挙げられます。
- 情報不足: 稟議に必要な情報が不足しており、判断材料が不十分なケース
- 目的不明: 稟議目的が不明確で、判断に迷いが生じるケース
- 稟議不要: そもそも稟議自体が要らないケース
BunBun商事は「稟議起案者の経験不足という課題を抱えている」と言わざるをえません。
2. 解決策: 経験者にレビューを依頼できるフローの追加
経験豊富な社員であれば、必要な情報を漏れなく記載し、稟議の目的や根拠を明確に示すことができます。また、稟議書の必要性を事前に検討し、作成する意義がない場合はそもそも提出しません。
そこでプロセスオーナーは、”アドバイスフロー”（事前に助言を求められるフロー）を追加することにしました。
この改善により稟議起案者は、必要に応じて経験豊富な社員からアドバイスをもらえるようになりました。（指名された社員に、通知メールが届き助言タスクが割り当てられます。）
Before
- 1.起案する: 稟議を申請したい従業員は、ワークフローアプリを開始し、先頭工程〔1.起案する〕にて稟議事項を記入し［処理完了］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者の上司（申請者が所属する部の部長）は、決裁工程〔2.決裁する〕にて可否を判断します。決裁（承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。
- 決裁通知: 決裁されたことがメール通知されます。（宛先: 申請者）
After
- 0.助言する: 指名された助言者は、助言を書き込んだうえで、［処理完了］ボタンをクリックします。（必要に応じて別途口頭で助言します）
- 1.起案する: 稟議を申請したい従業員は、ワークフローアプリを開始し、先頭工程〔1.起案する〕にて稟議事項を記入し［稟議を提出］ボタンをクリックします。草稿段階で助言をもらいたい場合、助言者を選択したうえで［助言者に助言を依頼］ボタンをクリックします。
- 2.決裁する: 申請者の上司（申請者が所属する部の部長）は、決裁工程〔2.決裁する〕にて可否を判断します。決裁（承認）する際は［決裁する］ボタンをクリックします。否決する際は［差し戻す］ボタンをクリックします。
- 決裁通知: 決裁されたことがメール通知されます。（宛先: 申請者）
3. 効果
- 差し戻しの減少: 経験豊富な社員からの助言により、稟議書の内容が充実し、差し戻しが減少します。
- 審査時間の短縮: 必要な情報が事前に確認できるため、審査にかかる時間が短縮されます。
- 意思決定の迅速化: 審査時間の短縮により、意思決定が迅速化されます。
- 業務効率の向上: 差し戻しの減少と審査時間の短縮により、全体的な業務効率が向上します。
- コンプライアンスの強化: 稟議内容の充実により、コンプライアンス違反のリスクを低減できます。
- 従業員満足度の向上: 自分の提案が迅速に検討・承認されることで、モチベーション向上やエンゲージメント向上が期待されます。
4. その他の業務への応用
経験者によるレビューは、稟議プロセス以外にも様々な業務に活用できます。
- 新規事業企画: 新規事業企画書の質を高め、事業化の可能性をより高めることができます。
- 顧客対応: 顧客対応の質を高め、顧客満足度を向上させることができます。
- 問題解決: 問題解決のためのアイデアをより効果的に導き出すことができます。
- 人材育成: 研修プログラムの内容をより効果的なものにすることができます。
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