企業において、コーポレートサイトや、製品(商品/サービス)サイトを自社で制作/更新する際、WordPressを利用するケースは多いでしょう。

今回は、WordPressの「投稿(post)」や「ページ(page)」の投稿作業の一部を自動化し、作業を省力化する方法をご紹介したいと思います。

WordPressへの投稿を自動化する方法

準備するツール(クラウドサービス)

使用するツールは、「WordPress」と「Questetra BPM Suite」です。

Questetra BPM Suiteとは、ノーコードで業務システムを構築できる業務システムプラットフォームです。Questetra BPM Suiteでは、システムの設計図となる「ワークフロー図」を作成します。これにより、ワークフロー図上に設置した工程が、設置した順に処理されていきます。

下書きが自動作成される仕組み

Questetra BPM Suiteに、記事を投稿したいサイトの情報やタイトル、投稿内容などを設定(入力)します。設定情報をもとに、WordPressに下書き記事(草案)が自動的に作成されるようQuestetra BPM Suiteからシグナルが送信されます。

WordPressに下書き記事が自動的に作成され、下書き記事のURLなどの情報がQuestetra BPM Suiteに送信されます。

WordPressに投稿されるまでの流れ

下の図は、WordPressに投稿されるまでの流れを描いたワークフロー図です。WordPressに下書きが自動投稿される自動処理アイテムを使用します。

<WordPress記事投稿ワークフロー図>

具体的には、以下の順でWordPressへの投稿が完了します。

  1. 人が処理する工程:タイトル/記事本文/抜粋/投稿タイプ(post/page)などを設定(入力)する。
  2. システムが処理する工程(自動処理アイテム):1で設定された情報をもとに、WordPressに下書きが自動的に作成される。
  3. 人が処理する工程:WordPress の編集画面で確認し、下書きを「公開」にする(作業後に[投稿]ボタンを押す)。

この業務プロセスを採用することで、投稿者の作業は、下図のような入力フォームにある必要項目を入力し、出来上がった下書きを確認/投稿ボタンを押下するだけです。そのため、投稿作業が単純化され省力化されます。

<「投稿内容入力」工程の入力フォームイメージ>

※入力フォームの項目は、工程毎に作成/設定できます。

業務プロセスで活用する方法

Questetra BPM Suiteは、複数人/複数部署が関わる組織で使用できる点が大きな特徴です。

サイト制作や更新において、特にコーポレートサイトや製品ページなどでは、正確な情報を掲載する必要があります。そのため、複数の部署/担当者が、内容に間違いがないかを確認する必要があります。Questetra BPM Suiteは、この様な社内における部門横断的な業務プロセスを実現するために役立ちます。

また、Questetra BPM Suiteでは、複数人/複数部署が関わる業務プロセス内に、自動化アイテムを使用できます。作成するワークフロー図内には、人が処理する工程(投稿文作成や内容確認など)とシステムが処理する工程(記事下書き自動作成アイテムなど)の双方を設置できます。そのため、組織が関わる業務においても、効率化/作業の省力化が可能です。

以下のワークフロー図は、WordPressに記事の草案が自動的に追加されるアイテム(自動処理工程)を組織における業務プロセスに使用した例です。

具体的な工程処理の流れは以下の通りです。

  1. 人が処理する工程:タイトル/記事本文/抜粋/投稿タイプ(post/page)などを設定(入力)する。
  2. 人が処理する工程:1で設定された内容をチェックする。要修正の場合は、修正するよう差し戻す。
  3. システムが処理する工程(WordPress記事草案自動追加アイテム):1で設定された情報をもとに、WordPressに下書きが自動的に作成(追加)される。
  4. 人が処理する工程:WordPress の編集画面で確認し、下書きを「公開」にする(作業後に[投稿]ボタンを押す)。
  5. 人が処理する工程:投稿された内容をチェックする。要修正の場合は、修正するよう差し戻す。

この様に、Questetra BPM Suiteを使えば、WordPressに下書きが自動的に作成(追加)されるため、作業時間の短縮による業務の効率化や省力化が可能です。

また、ワークフロー図通りに仕事を進めていけるため、業務のムラを防止できます。これ以外にも、業務プロセスにチェック担当/工程を入れることで、ミスの軽減による業務品質の向上を実現することも可能です。

ご興味のある方は、是非お試しください。

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