株主総会の議案賛否集約において誤集計が課題。解決策として、株主がWebフォームで賛否を入力すると「行使済み」にステータスが自動更新されるフローを導入。これにより、事務局担当者は誤集計のリスクを低減し、集計作業の効率化を実現します。また、管理画面での状況把握もリアルタイムに可能になります。
1．課題：議案賛否の誤集計
DoDoクラウド社は、ITスタートアップ企業で、約20名の株主を抱えています。同社では、株主総会における議案の賛否をスムーズに集約するために、事務局担当者がメールを通じて議案を送付し、株主はWebフォームを通じて賛否を入力する運用を行っています。
しかし、現行のプロセスでは、事務局担当者が各株主の議決権行使済か否かについて一覧で把握することができません。そのため、個別に状況を確認する必要があり、集計ミスが発生し、誤った結果報告がなされるリスクがあります。また、集計作業に手間がかかるため、業務改善が求められています。
2．解決策：議決権行使ステータスを可視化
プロセスオーナーは、議決権行使状況を正確に把握するため、ステータスが管理できるようにワークフローアプリを改編します。
具体的には、株主がWebフォームから賛否の入力を完了した後、データ項目「ステータス」が自動的に「行使済み」に更新される仕組みを追加します。これにより、事務局担当者は管理画面上で即座に状況を確認できるようになります。
Before :
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- プロセスの起動
- 株主へのメール配信
- Web フォームからの賛否記入
After :
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- プロセスの起動
- 株主へのメール配信
- Web フォームからの賛否記入
- 記入された場合、ステータスが「未行使」から「行使済」に変更される
Compare Before/After
参考：親プロセス（株主総会議案登録プロセス）
株主総会議決権行使プロセスは、親プロセスである「株主総会議案登録プロセス」から起動されます。
3．効果
- 賛否集計の正確性向上
- ステータスの自動更新により、集計時のヒューマンエラーが排除されます。
- これにより、議案の賛否結果が正確に管理できます。
- 議決権行使の状況確認をリアルタイム化
- 事務局担当者は、管理画面上で即座に議決権行使の状況を確認できます。
- 未回答の株主への適切なフォローが可能になります。
4．横展開可能な業務
- 契約書の承認フロー
- 各部署の承認状況を自動更新し、契約締結までのプロセスを効率化。未承認の担当者へ適切なリマインドが可能になります。
- 社内稟議の進捗管理
- 予算申請や業務改善提案の承認フローを可視化し、申請から承認までのリードタイムを短縮します。
- イベント参加者の出欠確認
- 社内外のイベントや研修の参加登録をリアルタイムで把握し、欠席者へのフォローをスムーズに実施します。
