この記事のまとめ
- Oike-System社の受注承認プロセスでは、社長から必ず差し戻される案件があった。
- プロセスを改編し、低評価案件は自動で申請者に差し戻されるようにした。
- 業務効率の向上、社長の業務負担軽減が実現した。
1．課題：低評価案件の決裁判断に時間を使う無駄
Oike-System社は、Web システム受託開発やシステムコンサルティングを手がける企業です。
受託案件の受注に際しては、営業担当者が顧客から注文書を受領した後に、社内で受注承認プロセスが開始されます。
プロセスの中で、案件のリスク評価をするため、案件の利益率・クライアント企業の財務状況などを元に「A〜Cの案件ランク」が自動算出されます（Aが最も評価が高い）。案件ランクについては、経理部長が案件ランクの妥当性を確認し、承認します。
この際、案件ランクについて確認事項がある場合は経理担当者に差し戻されます。一方、ランクの算出そのものが正しければ、たとえリスクの高いランクCの案件であっても、経理部長は承認し、社長決裁に回します。
経理部長は、過去の承認履歴を確認したところ、ランクCの案件については社長の決裁が降りたことはなく、必ず営業担当者に差し戻されていることがわかりました。つまり、社長に決裁を仰ぐ時間が無駄になっていたと言えます。
2．解決策：低評価案件を自動的に申請者に差し戻す
経理部長は、「ランクCと判定された案件については、社長の決裁の前に申請者に差し戻しても良い」という点を社長と合意しました。
プロセスオーナーは、ランクCとなった案件が自動で申請者に差し戻されるようにワークフローを修正します。
Before :
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- 1. 受注申請
- 2. 営業上長承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 案件ランク自動計算 1
- 入力された情報を基に、自動で利益ランク・与信ランク・関係性ランクが算出されます。
- 案件ランク自動計算 2
- 算出された利益ランク・与信ランク・関係性ランクを基に、自動で案件ランクが算出されます。
- 3. 案件ランク確認
- 経理担当者は、算出された案件ランク確認します。
- 4. 案件ランク承認
- 経理部門上長は、案件ランクを承認します。
- 確認事項がある場合は、経理担当者に差し戻します。
- 案件ランクがAの場合
- 6. 受注処理に流れます。
- 社長に共有メールが送信されます。
- 案件ランクがB・Cの場合
- 5. 社長決裁に流れます。
- 5. 社長決裁
- 社長は、案件ランクを確認し、受注を決裁します。
- 6. 受注処理
- 営業担当者は、注文請書を発行します。
- スプレッドシート書出
- 案件情報が指定したスプレッドシートに行追加されます。
After :
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- 1. 受注申請
- 2. 営業上長承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
- 案件ランク自動計算 1
- 入力された情報を基に、自動で利益ランク・与信ランク・関係性ランクが算出されます。
- 案件ランク自動計算 2
- 算出された利益ランク・与信ランク・関係性ランクを基に、自動で案件ランクが算出されます。
- 3. 案件ランク確認
- 経理担当者は、算出された案件ランク確認します。
- 4. 案件ランク承認
- 経理部門上長は、案件ランクを承認します。
- 確認事項がある場合は、経理担当者に差し戻します。
- 案件ランクがAの場合
- 6. 受注処理に流れます。
- 社長に共有メールが送信されます。
- 案件ランクがBの場合
- 5. 社長決裁に流れます。
- 案件ランクがCの場合
- 営業担当者（申請者）へ自動的に差し戻されます。（1-2.修正 へ）
- 5. 社長決裁
- 社長は、案件ランクを確認し、受注を決裁します。
- 6. 受注処理
- 営業担当者は、注文請書を発行します。
- スプレッドシート書出
- 案件情報が指定したスプレッドシートに行追加されます。
Compare Before/After
3．効果
- 業務効率の向上:
- ランクCの案件が自動的に申請者に差し戻されることで、社長の時間を使う必要がなくなり、より重要な案件に集中することが可能になります。
- 再申請の迅速化
- 自動差し戻しにより、顧客との再交渉など、再申請に向けた活動を時間を空けずに開始できます。
- リスク管理の強化:
- ランクCの案件が自動的に差し戻されることは、属人化による判断防ぎ、リスクの高い案件に対する管理が強化されることになります。
