採用活動は、全社で協力。人事だけに任せません。
1．課題：採用応募者が増えない
W社は、創業3年目、約30人の従業員を抱えるIT系スタートアップ企業です。資金調達も順調に進んでおり、経験者採用の強化に取り組み中です。自社採用サイトからの直接応募にも注力していますが、採用担当者は応募者数が少ないことに頭を悩ませています。
一方、採用担当者は応募を検討している人（応募検討者）から「応募を考えているが、具体的な業務内容を知りたい」「部門の雰囲気を知りたい」といったメール問い合わせを受けることが増えてきました。
しかし、採用担当者からメールを返信しても、実際に応募に至る確率は低く、各部門の部長からも応募数の少なさに懸念の声が上がっています。
2．解決策：カジュアル面談フローの追加
採用担当者は、自身ではなく、各部門の社員が応募検討者と直接面談した方が、応募者数の増加に繋がる可能性があると考えました。
そこで、応募検討者が業務内容や部門の雰囲気を理解し、より前向きに応募を検討できるように、いわゆる「カジュアル面談」を採用プロセスに組み込むことを企画し、各部門からの同意を得ました。
プロセスオーナーは、採用サイトの応募フォームを修正し、カジュアル面談が希望できるように選択肢を追加します。
さらに、ワークフローを修正し、「カジュアル面談の対応者を指名する工程」（採用担当者）と「カジュアル面談を実施する工程」（指名を受けた社員）を追加します。
その結果、カジュアル面談が選択された場合、採用担当者が任意の社内メンバーにカジュアル面談対応を割り当てられるように改編します。
Before :
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- 応募フォームから応募されます。
- 採用担当者は、[1-1.応募受付]工程で応募内容を確認します。
- 内容に不備がなければ、[2-1.人書類選考工程]に流します。
After :
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- 応募者は、カジュアル面談を希望する場合、応募フォームで「希望する」を選択します。
- 「希望する」が選択された場合、採用担当者は[0.カジュアル面談受付]工程でカジュアル面談を担当してもらう社員を最大3名指名します。
- カジュアル面談担当に指名された社員は、面談後、[0-1.カジュアル面談]工程で面談内容を記載します。
- 採用担当者は、応募者に正式な応募に進むかを確認し、応募する場合、[2-1.人事書類選考]工程に流します。
3．効果
採用応募者数の増加
- カジュアル面談を通して、応募者が必要とする情報が提供でき、情報不足による応募控えを防ぐことができます。
- 応募前の検討者との接点を増やすことで、応募への意欲を高めることができます。
入社後のミスマッチの防止
- 応募者が入社に至った場合、事前に業務内容や会社・部門の雰囲気を把握できているため、ミスマッチによる退職の可能性を下げられます。
思いがけない人材の獲得
- カジュアル面談を通じて、当初は興味がなかった部門への応募がされるなど、思いがけない人材との出会いが期待できます。
- 思いがけない人材との出会いが、イノベーションの創出や組織の活性化に繋がる可能性があります。
