チャットサービス（Microsoft Teams）で通知を行うことで、迅速に承認依頼を認識し、承認判断が実行されるようにします。
1．課題：承認依頼の認識モレ
A社では、申請の承認依頼をメール通知で行っていました。 ただ、承認権限を持つ人は大量のメールを受け取っており、他のメールに埋もれることで承認依頼を見逃す、そのため承認判断が遅延する、ということが頻発していました。
2．解決策：承認依頼をチャットで通知して素早く検知
社内調査によると、ここ１年はメールよりも Microsoft Teams がメインのコミュニケーションツールになっていることが判明しました。ヒアリング結果を考慮し、プロセスオーナーは、申請の承認依頼がメールに加えて Microsoft Teams でも通知されるよう工程を追加します。
Before :
申請者が出張申請をすると、承認者にメール（タスク割当時のメール）で承認依頼が通知されていました。
After :
申請者が出張申請をすると、承認者にはメール通知に加えて、Microsoft Teams でも承認依頼が通知されます。
自動投稿が可能なチャットサービス一覧
- LINE
- Slack
- Microsoft Teams （Microsoft 365）
- Google Chat （Google Workspace）
- Chatwork
3．効果
3.1 承認完了までのスピード向上
- チャットで通知することで、通知の見逃し・承認判断の遅延の減少が期待できます。
- 大量のメールに埋もれることなく、通知を確認しやすくなります。
3.2 コミュニケーションの効率化
- 申請内容について確認が必要な場合も、チャットで素早く確認ができ、問題の即時解決が期待できます。
4．事例展開
以下の業務でチャット通知できるようにします。
- 作業依頼プロセス（作業依頼および結果報告をチャットで共有）
- 日報プロセス（報告をチャットで共有）
- 問い合わせ管理プロセス（問い合わせ受付・回答完了をチャットで共有）
