関連部門の意見を事前に集約し、手戻りを防ぎ、企業の信頼性を高める。
1．課題：事後発覚する考慮漏れ
業種：製造業（産業機器メーカー）
S社では、「顧客から信頼されること」を最優先の行動規範としています。顧客の期待に応えるためには、製品の品質を保つことが重要です。このため、製品図面に不備があった場合、販売に関連する部門に属している社員であれば、いつでも開発部門に対し図面修正依頼の起票が可能です。
起票された修正依頼は、起票者のマネージャ承認後に該当の開発部門に依頼され、開発部門が図面を修正して関連部門に周知を行います。
しかし、周知後に関連部門から指摘が入ることがあります。例えば、品質保証部門からの追加要望や顧客クレームのリスク指摘などです。
その結果、指摘に基づいた再修正が必要となることがあり、これが業務効率の悪化につながっています。
2．解決策：関連部門の事前レビューを追加
プロセスオーナーは、開発部門への依頼の前に、関連部門が見解を入力できる「事前レビュー」を追加します。
これにより、開発部門は、関連部門の見解を考慮した上での図面修正が可能になります。
Before :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門を選択し、作業を依頼します。
- 4-1. / 4-2.修正
- 開発部門担当者は、図面を修正します。
- 5-1. / 5-2.承認
- 開発部門の課長は、修正を承認します。
- 6-1. / 6-2. / 6-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
After :
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- 1.起票
- 2.マネージャ承認
- 3-1. / 3-2. / 3-3. 確認
- 関連部門は、見解を入力します。
- 4.開発へ依頼
- 起票者は、該当製品を開発している部門を選択し、作業を依頼します。
- 5-1. / 5-2.修正
- 開発部門担当者は、図面を修正します。
- 6-1. / 6-2. 承認
- 開発部門の課長は、修正を承認します。
- 7-1. / 7-2. / 7-3. 確認
- 関連部門は、修正後の内容を確認します。
Compare Before / After
3．効果
業務効率化
- 再修正の回数が減り、全体的な作業効率が向上します。関連部門が事前に意見を出すことで、後からの修正要求が大幅に減少し、作業の手戻りを防ぐことができます。
開発部門の作業品質向上
- 関連部門の意見を事前に反映することで、修正の精度が上がり、作業の質が向上します。これにより、顧客からの信頼を一層強固にすることができます。
依頼内容の正確な履歴管理
- 起票者の依頼内容に加え、関連部門の見解が一元管理され、追跡可能な状態が保たれます。これにより、修正の経緯や理由が明確になり、業務の透明性が高まります。
