欠勤申請をWebフォーム受付にすることで、受付担当による手作業を不要にします。
1．課題：欠勤申請メール確認の手間
〇〇製作所では、工場で金属加工品の生産をしており、工場は午前8時から稼働しています。業務ルールとして、勤務者は、急な病気で欠勤する場合、午前6時までに受付担当へ申請メールを送信します。合わせて、受付担当は、午前3時から出勤し申請メールを確認し、管理職へメールで共有する必要がありました。
申請メールには、必要項目の記載漏れ等の不備があり、受付担当の確認が必須でした。しかし、受付作業は非常に手間がかかり非効率です。また、受付のためだけに早朝出勤することは、人的リソースの有効な使い方とはいえません。
2．解決策：欠勤申請をWebフォーム受付
〇〇製作所は、当日の欠勤申請をメールからWebフォームによる受付に業務ルールを変更します。プロセスオーナーは、”Webフォームで欠勤申請を受け付ける仕組み”を追加設定します。これにより、Webフォームで案内される項目に基づいて申請内容が入力されるため、記載漏れが防止され、人手による確認作業が不要になります。
Before :
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- 申請者は、出勤時刻や所属組織、名前、電話番号、理由を記載した病欠連絡メールを送信します。
- 受付担当は、連絡メールの記載内容を確認し、記載漏れ等を補足します。
- 申請者と全ての管理職宛に受付メールが送信されます。
- 申請者は、出勤時、実績を上長に報告します。
- 上長は、報告内容を確認します。誤記がある場合、差し戻します。
After :
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- 申請者は、出勤時刻、メールアドレス、名前、理由を受付フォームに入力します。
- 申請者のメールアドレスが Questetra BPM Suite ユーザに存在すると、受付通知メールが申請者と全ての管理職に送信されます。存在しない場合、受付不可通知メールが申請者に送信されます。
- 申請者は、出勤時、実績を上長に報告します。（Beforeと同じ）
- 上長は、報告内容を確認します。誤記がある場合、差し戻します。（Beforeと同じ）
3．効果
- 受付担当の負担がゼロに
- 受付作業がなくなり、担当者は、本来の業務にリソースを集中できるようになります。
- 申請の誤記載を防止
- Webフォームによる入力案内は、記載漏れや誤記入を防ぎ、申請の正確性を高めることが期待できます。
- 迅速な申請受付
- 人手による申請の確認作業が不要となるため、申請から受付完了までの時間が短縮されます。
4．その他の業務への応用
- 問合対応業務
- 注文受付業務
- 日報業務
