アパレルや雑貨を扱うオンラインショップ 森のショッピング株式会社 では、商品の認知度向上と販売促進を目的に、広報部が毎日1件、自社商品の投稿を Facebook や Instagram などのSNSで行う定例業務を続けています。
この地道な取り組みは、アカウントの成長を支える重要な基盤となり、ブランド力の向上や販売促進にも大きく貢献しています。
※このプロセス改善ストーリーはフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。
1. 課題：情報共有の不足による業務遅延
SNS投稿は会社のマーケティング活動に欠かせない重要な業務です。しかし、SNS投稿後の情報共有が不十分であったことが業務遅延の大きな原因となっていました。
投稿前の内容確認は部長が行う仕組みが整っていましたが、投稿後の部内共有は手作業に頼っていたため、正確に情報が共有されないことがありました。その結果、部員間で投稿内容の把握にズレが生じ、同じ内容が重複して投稿されたり、不整合な情報が発信されるケースが発生していました。
情報共有の不足により、キャンペーン準備や関連施策の進行が遅れ、マーケティング活動全体のスケジュールにも影響が出ることが少なくありませんでした。
2. 解決策：Slack連携で情報共有を自動化
こうした課題を解消するため、プロセスオーナーは、SNS投稿の内容が報告と同時に自動的にSlackへ共有される仕組みを導入しました。
具体的には、ワークフローに自動工程 ” Slack: チャット投稿 (Bots) ” を追加し、Slack API と連携しました。これにより、作業担当者が投稿内容を報告すると、自動的に指定のSlackチャンネルへ送信されるようになりました。
この自動化によって、手作業での転記が不要となり、投稿内容が瞬時に関係者全員に通知される仕組みが整いました。
Before
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投稿文準備
作業担当者は、SNSでの投稿文や画像を準備します。
レビュー
担当者が投稿準備を行うと、部長へレビュー依頼が送られます。部長は内容に問題がなければ承認、不備があれば、修正のため差し戻します。
修正
不備のため部長から差し戻された場合、作業担当者は投稿内容を修正し再提出します。
SNS投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
After
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投稿文準備
作業担当者は、SNSでの投稿文や画像を準備します。
レビュー
担当者が投稿準備を行うと、部長へレビュー依頼が送られます。部長は内容に問題がなければ承認、不備があれば、修正のため差し戻します。
修正
不備のため部長から差し戻された場合、作業担当者は投稿内容を修正し再提出します。
SNS投稿
作業担当者が、SNS投稿処理を行います。
Slack で共有
SNSへの投稿が完了すると、その内容がSlackに自動で共有されます。
3. 効果
共有漏れの解消
手作業による報告が不要になり、情報が確実にSlackへ共有されることで、共有漏れが完全に防止されました。
情報の正確な把握
リアルタイムで情報が共有されるため、部員全員が最新の投稿内容を把握し、重複や不整合が発生しなくなりました。
キャンペーン準備の迅速化
情報共有の遅れがなくなったことで、関連部署との連携がスムーズになり、キャンペーン準備や施策の進行が予定通りに行えるようになりました。
マーケティング施策全体の改善
投稿内容の把握が徹底されたことで、タイムリーなフォローアップや追加施策の実行が可能となり、マーケティング活動の成果向上につながりました。
4. その他の業務への応用
コンテンツ制作・公開業務
ブログ記事や動画が公開されると同時に内容が自動通知される仕組みを導入することで、関係部署への共有漏れを防ぎ、同じ内容の重複発信もなくなります。
商品ページの修正・更新業務
修正内容が反映されたタイミングで自動通知されることで、カスタマーサポートやマーケティング部署が最新情報を把握でき、誤情報の発信や修正漏れを防止できます。
広告出稿業務
出稿完了と同時にスケジュールや内容が自動的に共有されることで、広報や営業部門が広告内容をリアルタイムで把握し、関連施策をスムーズに進めることが可能になります。
カスタマーサポート業務
顧客対応の進捗や内容が自動的に共有されることで、二重対応や対応漏れを防ぎ、サポート品質の安定化につながります。
