Q. どの様な業務でご利用でしょうか？
インフィニトークは、コールセンターで使われる電話システム「InfiniTalk」の開発、販売、保守をしています。
「InfiniTalk」を軸として、コールセンター全体の構築を提案する「CTIソリューション」サービスを展開し、48業種300社10,000席以上での利用実績があります。現在では、コールセンターの早期立ち上げに大きく貢献するクラウド型の電話システムサービスも提供しています。
Questetra は、全社における各種申請系業務で活用しています。
Q. どのような課題があったのでしょうか？
受注した案件に関連するハードウェアなどの仕入れに関する業務では、営業マンが仕入れに関する申請を行い、上長が承認し、管理部門が発注を行います。Questetra を利用する前は、紙で「申請→承認→管理部で発注処理」というルールを定めていました。しかし、上長が不在で承認までに時間がかかったり、承認後の発注依頼は申請者自身が行っていたため、申請から発注の依頼まで時間がかかることがありました。
Questetra を利用するようになってからは、上長は場所を選ばず承認することができるようになりましたし、承認と同時に発注依頼の情報が管理部門に伝達されようになったので、申請から発注依頼までの時間が短縮されました。
更に、仕入れ業務の他にも、契約稟議、経費精算業務などについては業務監査の対象になりますが、過去の処理が全て Questetra で管理されているため、業務監査のコストダウンにもつながっています。
Q. 工夫されている点を教えてください
経費精算のプロセスで “領収書貼り付け用紙” をPDFで自動生成させるようにしています。
この用紙には、申請ID、申請者氏名などの情報が自動的に書き込まれるようにしています。申請者は、Questetra で申請後、自動生成された “領収書貼り付け用紙” を印刷し、そこに領収書を貼り付け管理部門に提出します。
申請者自身にとっては、自分で “領収書貼り付け用紙” を作る必要がなくなるというメリットが生まれ、管理部としてはフォーマットが統一されたことにより、大変処理がしやすくなりました。
Q. 今後の展開予定をお聞かせください
営業部門の業務効率を、更に向上させることに Questetra を活用したいと考えています。
クラウドSFAサービスを利用しており、営業案件の情報はこちらで管理しています。Questetra では見積書作成という業務を遂行する上で活用していますが、クラウドSFAとはまだ連携できていません。
今後は、例えば、クラウドSFAに格納されている取引先情報を Questetra でも使えるようにする、Questetra 側で承認を行った見積に関する情報をクラウドSFAに自動的に格納されるようにする、というようなことに取り組みたいと考えています。
