Questetra BPM Suite

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  • 中古PCを Chromebook として再生させる

    中古PCを Chromebook として再生させる

    Chrome OS のオープンソース開発版、クロミウム。Neverware 社が CloudReady という名前で配布している。
    Home Edition なら No Cost。ついでに No Support, No Management だけどね。

    0. 古くなったパソコンに Chrome OS

    毎度PCを買い替える度に「捨てるのモッタイナイ」と思ってしまう小市民です。

    そこで今回、冬休みの自由研究として(?)、古くなったノートパソコン数台に「Chrome OS」をインストールしてました。具体的には Neverware 社の『CloudReady』という OS です。コレ、「インストール 超カンタンになったぜ」というブログ情報に触れて以来数か月、ずっと気になっていたのです。。。（Chromium クロミウムってヤツですね ← どうでもいい）

    結論から言って、「この Cloud 時代、ブラウザさえ動けば十分」と考えている方にはモッテコイです。（自宅作業用パソコン、子供用パソコン、寝室用パソコン・・・）　＃ 年始の社内ネット会議で「Chrome OS」が少し話題になったこともあり、、、書き留めていたメモを、本 Blog にまとめてみました。

    目次（作業工程）

    工程１: インストールUSBの作成
    工程２: インストールUSBで起動
    工程３: Chrome OS を実機インストール
    工程４: 生まれ変わったパソコンを試運転

    必要なモノ
    A. 古くなったパソコン （←コレが新しく「Chrome OS 機」として蘇る）
    B. 8GB or 16GB のUSBメモリ （←これが「インストールUSB」になる）
    C. インストールUSBを作るための「Windows 機」

    工程１: インストールUSBの作成

    早速「インストールUSB」を作ります。

    以前は「Chromebookリカバリユーティリティ」と「bin.zip なイメージファイル」が必要だったらしいのですが、、、今では、（Windows 機を持っている人なら）、「cloudready-usb-maker.exe というファイル」を入手、実行し、ウィザードに答えるだけで、手っ取り早く作成することができます。

    現役の Windows 機に「USBメモリ」を挿し「cloudready-usb-maker.exe」をダブルクリックしてみました。

    ウィザードさんに「20分ほどかかるで」と脅（おど）されたのですが、実際は10分ほどで完成しました。（途中「64bit 用なん？ 32bit 用なん？」と聞かれるので、「古くなったパソコン」のスペックは、あらかじめ調べておくのが良いでしょう。）

    実際に使ったUSBメモリ：
    BUFFALO USB3.0対応 USBメモリ 8GB “RUF3-K8GA-BK/N” (864円)

    工程２: インストールUSBで起動

    USB ブートさせます。

    要するに、工程１で作った「インストールUSB」を今度は「古くなったパソコン」に挿し、その「古くなったパソコン」の電源を入れます。（BIOS の設定が「USB メモリで起動可能」になっている必要があります）

    すると「WiFi 設定」と「Google ログイン」が求められるので、それぞれ選択入力し、、、あらまカンタン、晴れて CloudReady （Chrome OS）の画面が表示されました。（←よく考えたら、このログインではインストールするだけなので、Google ログインする必要はありません。＝「ゲストログイン」で構わない。）

    実際に使ったパソコン：
    VAIO VGN-G2AAPS (Core 2 Duo ← 64bit)

    工程３: Chrome OS を実機インストール

    「古くなったパソコン」のハードディスクに OS をインストールします。

    工程２の「USB ブート」の完了後、OS 画面右下のメニューバーをクリックすると「Install CloudReady…」なるメニューを出現させることができます。クリックすると、「ウィザード形式でのインストール」を開始させることができる仕組みです。

    あれこれ答えるとインストール開始。。。インストールが完了すると勝手にシャットダウンします。Chrome OS 専用機にするつもりだったので、何も考える必要なく完了しました。（Windows OS とのデュアルブート環境にしたい場合は「UEFI モード」について調べる必要があるので要注意）

    工程４: 生まれ変わったパソコンを試運転

    ハードディスクで起動させます。

    要するに、さっきまで挿していた「インストールUSB」を抜いたうえで、「古くなったパソコン」（「生まれ変わったパソコン」と言うべきか？）の電源を入れます。

    するとハードディスクから OS が起動。で、、、「言語選択」と「キーボード選択」のあとに OS アップデートが走ります。ただこれらも全て「言われるがまま」でした。。。（なんせラクチン）。。。で、ログイン画面に到達します。

    まとめ

    と、いうことで、なんともカンタンに Chrome OS 機として蘇りました。

    まぁ OS ブートは、本物の Chromebook ほど早くありませんが、Gmail や Spreadsheets あたりは気持ちイイくらい軽く動作します。あ、、、もちろん、クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』にも、ちゃんとアクセスできますよ。

    なお、『Questetra BPM Suite』において業務プロセス定義を「モデリング」するには、Adobe Flash を有効にしなければなりません（2018年1月現在）。CloudReady 初期状態における Adobe Flash は、「インストールはされているのですが有効になっていない」という状態です。そこで、設定ページにある「Media Plugins」メニューから Adobe Flash を On にしておいて下さい。

  • 2018年はAPIエコノミーを狙う年

    2018年はAPIエコノミーを狙う年

    新年あけましておめでとうございます。APIエコノミー時代、やるべきことはホント山ほど。本年も宜しくお願いします。
    個人的な話ではありますが「法人向けソフトウェアを創る会社」をやり続けて、（早いもので）、18年の年月が経ちました。（←びっくり）

    ＃あの時生まれた赤ちゃんは、もう選挙権を・・・・（←さらにビックリ＆妙な焦燥感）
    しかも、普通の方からすれば「意味不明なモノ」（「CRM」とか「BPM」とか…）を創り続けている訳です。

    たまに「地味な人生かもね～」などと思ったりすることもナイワケデナハナイのですが、、、その実、創ったモノに対してそれなりの御評価を頂き続け、ホント幸せな話だと思っています。と、言う事で（!?）、、、
    2018年も「世界中のビジネス革新に貢献する」という理念を追求していきたいと思います。

    具体的には、やはり今年も「業務の自動化」を探求することになろうと思っています。ワークフローシステム側（サーバサイド側）での「自動通信」や「データ処理」が中心ですが、この「APIエコノミー時代」にあって、やるべきことはホント山ほどあります。
    皆々様、本年も引き続きご支援賜りますよう宜しくお願いいたします。

  • HIGASHI TWENTY ONE CO., LTD.

    HIGASHI TWENTY ONE CO., LTD.

    Build the core system of a rental business entirely with the cloud

    higashi21-OPG

    HIGASHI TWENTY ONE CO., LTD.

    Established

    1945

    Number of Employees

    1,394 (as of March 31, 2023)

    Business

    13 business operations centered on transportation business, office relocation business, and warehousing business

    Website

    https://www.e-higashi.co.jp/

    Industry

    Transportation

    User Departments

    Accounting, IT

    Built by combining Salesforce, AWS, and Questetra

    Q. What kind of work are you using Questetra for?

    Higashi Twenty One Co., Ltd. is a company whose core business is transportation, office relocation and warehouse storage. Based on this know-how, we offer a wide range of services including logistics business such as 3PL, in-building delivery services, nursing care equipment rental and wholesaling.

    We are using Questetra as a new nursing care equipment rental management system, which handles everything from order acceptance to delivery adjustment for the nursing care equipment rental business, cooperating with Salesforce and AWS (Amazon Web Services).

    higashi21-office

    Q. Please tell me how you are using it specifically

    Previously, we had built a system with packaged software that operated independently for each site. This presented us with several challenges.

    • Extra work occurred since there was a lack of sharing of inventory information or centralized management of master product information
    • A huge amount of manual work occurred in monthly processing since it could not cooperate with the accounting system
    • It was necessary to set up each new location and this took time

    In order to solve them, we built a new system by combining Questetra and AWS with Salesforce, which we had been using before.

    The new system is the backbone of this business, taking orders for nursing care equipment rental, coordinating the associated inventory and warehouse, and arranging trucks for delivery. With the introduction of the new system we were able to eliminate leakage and delays in the work while reducing the number of tasks, and we were able to greatly increase the efficiency of our work.

    API Integration

    Questetra partner support and various innovations

    Q. How did you develop it?

    We had it built by Vital Information Inc. Tokyo, Japan http://www.vitals.co.jp/ which is Questetra’s partner certified company.

    Vital Information Inc. is also a partner certified company of Salesforce and AWS, so they built a new system with an optimal combination taking advantage of the features of each mechanism.

    • Salesforce: master data management and sales billing management
    • AWS: input system for agencies and staffs
    • Questetra: automatic connection between systems, automatic alerts, approval processing for orders, etc.

    By utilizing Questetra, we believe that system cooperation could be achieved while reducing development costs.

    Q. Please tell me the points that you have devised

    In the area of web-based orders, which were previously received by telephone or fax, we made it obviously visible using revolving light so that orders can be detected in real time.

    In addition, we have made it possible to reliably perform required actions, such as alerts for stopping / resuming procedures occurring in accordance with the hospitalization of users.

    Through such ingenuity we could improve the quality of work while improving efficiency without compromising the response speed, and I am very satisfied.

  • 株式会社ヒガシトゥエンティワン

    株式会社ヒガシトゥエンティワン

    Questetra・Salesforce・AWS を組み合わせて介護レンタル管理システムを構築、対応スピードを落とさずに効率化

    higashi21-OPG

    株式会社ヒガシトゥエンティワン

    従業員数：1001名以上

    業種：旅行・交通・運輸

    設立

    昭和19年

    従業員数

    1,495 名

    ※2024年3月31日　時点

    事業内容

    輸送事業、事務所移転引越事業、倉庫保管事業を基幹とした13事業展開

    Web

    https://www.e-higashi.co.jp/

    利用部門

    会計・経理、情報システム

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    Questetra、Salesforce、AWS を組み合わせて構築

    株式会社ヒガシトゥエンティワンは、輸送事業・事務所移転引越事業・倉庫保管事業を基幹事業としています。そのノウハウをもとに、3PL等の物流事業やビル内デリバリーサービス、福祉用具レンタル卸など幅広いサービスを提供しています。

    Questetra は、介護用品レンタル事業の受付から配送調整までを行う「新介護用品レンタル管理システム」として、Salesforce や AWS（Amazon Web Services） とともに利用しています。

    higashi21-office

    無駄作業を無くし、業務を大幅に効率化

    以前は拠点ごとに独立して動くパッケージソフトでシステム構築していました。そのためいくつかの課題を抱えていました。

    • 拠点間で、在庫情報の共有や商品情報マスタの一元管理ができておらず、無駄な作業が発生する
    • 経理システムとの連携ができないため、月次処理で膨大な手作業が発生する
    • 拠点開設ごとに設定作業が必要となり、開設に期間を要する

    それらを解決するために、以前から利用していた Salesforce を活用しつつ、Questetra と AWS を組み合わせて、新システムを構築しました。

    higasi21-aws-salesforce-ja

    新システムは、介護用品レンタルの受注受付やそれに伴う在庫および倉庫の調整、配送のためのトラック手配までを行う本事業の基幹システムです。新システム導入により、様々な作業を軽減しつつ、作業のモレ・遅れをなくすことができ、業務の効率を大幅に高めることができました。

    Questetra パートナーによる支援と様々な工夫

    構築は、Questetra パートナー認定企業であるヴァイタル・インフォメーション社 (http://www.vitals.co.jp/) に依頼しました。

    ヴァイタル・インフォメーション社は、Salesforce および AWS のパートナー認定企業でもあり、各々の仕組みの特長を活かしつつ、最適な組み合わせで、新システムを構築していただきました。

    • Salesforce ：マスタデータ管理および売上請求管理
    • AWS ：代理店および職員の入力システム
    • Questetra ：システム間の自動連携や自動アラート、受発注等の承認処理

    Questetra の活用で、開発コストを抑えて、システム連携等を実現できたと考えています。

    独自の工夫を盛り込む

    電話や FAX で受付していた受注を Web 化した部分では、受注をリアルタイムで検知できるようパトライト（「メル丸くん」）をまわして、目で見える形にしました。

    また、ご利用者の入退院によって発生する請求停止／再開の手続きのアラート等、必要な対応を確実に実行できるようにしました。

    そういった工夫により、対応スピードを落とさずに効率化しつつ、業務の質向上も実現でき、非常に満足しています。

    higashi21-mailmal

    ※ 本事例は2017年12月時点の情報です

    同業種の導入事例

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  • CLARA ONLINE, Inc.

    CLARA ONLINE, Inc.

    Reduced lead time from order entry to delivery by 30%

    CLARA ONLINE, Inc.

    Established

    May 20, 1997

    Number of Employees

    267 (Group consolidated, excluding regular directors as of October 31, 2023)

    Business

    Internet service infrastructure, Business consulting, Licensed employment agency, Recruitment consulting, Import/export and trade consulting

    Website

    http://www.clara.co.jp/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Approval Flows, Accounting, Manufacturing dept

    Visualizing the status of each Step of the Order-delivery flow

    Q. What kind of business are you using Questetra for?

    CLARA ONLINE provides consulting services focused on the operation of cloud services.
    We support our customer’s business development in terms of both of business and infrastructure with our strengths particularly in cross-border initiatives from our bases in Tokyo, Nagoya, Beijing, Singapore, Taipei, Seoul and Hong Kong.

    We are using Questetra in all business operations within the company. Among them, it has had a significant impact in the Order delivery Process.

    Q. What kind of challenges did you have?

    From the time we received an order for building a network infrastructure to finally delivering it, we used to manage the status of each process mainly by email.

    Fortunately, as we started to receive more orders we had a lot of emails about each case and it became a great effort to keep track of them. Immediately before using Questetra about 500 emails were sent every month.

    By visualizing the business process of order entry-delivery using Questetra, not only did it become possible to immediately grasp the processing situation of each Issue, but also omissions which could not be prevented in email management have been eliminated, and the lead time to delivery has been shortened by about 30%.

    Actively utilizing smartphones to improve decision-making speed

    Q. Is there anything you have devised?

    We are linking the “Approval process”, which is for requesting approval on a project to be put into practice, and the “Settlement process” to settle expenses incurred at the time of execution.

    Although for the “Settlement process” it is necessary to clarify which Issue has been approved, this is done automatically. Also, the “Settlement Process” is not activated unless the Issue has been approved in the “Approval process”, so payments will not happen until the process is approved.

    In addition, we have linked the “Business trip request process” and the “Business trip expense settlement process” too. So I feel it is becoming common sense inside the company that all settlements concerning a business trip require approval in advance.

    Expense Claim process

    Q. Please tell me what you expect of Questetra in the future.

    By making use of Questetra in approval / decision-making type workflows the speed of decision-making has significantly improved.

    Many people are asking us to make it easier to use from their smartphones to speed the process up further.

    For example, they would like to not have to log in every time they use the system, to be notified when a process is assigned (not by email), to be able to see the number of projects assigned to themselves, and to be able to use the system without paging.

    I look forward to using Questetra for managing many operations in the future.

  • クララ株式会社

    クララ株式会社

    受注から納品までのリードタイムを30%短縮

    クララ株式会社

    (2024年4月1日 株式会社クララオンラインから社名変更)

    従業員数：101～300名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    1997年5月20日

    従業員数

    グループ連結 293名
    ※2024年6月末　時点（常勤役員を除く）

    事業内容

    インターネットサービス基盤、ビジネスコンサルティング、有料職業紹介、人材採用コンサルティング、輸出入業務・貿易コンサルティング

    Web

    https://www.clara.co.jp/

    利用部門

    申請・承認、会計・経理、製造・開発

    この記事の目次

    受注 – 納品フローの各工程の状況を可視化

    Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

    クララオンラインは、クラウドサービスの運用にフォーカスしたコンサルティングサービスを提供しています。

    特にクロスボーダーな取り組みに強みをもち、東京・名古屋・北京・シンガポール・台北・ソウル・香港の拠点から、ビジネスとインフラの両面でお客様の事業展開を支援しています。Questetra は、社内のあらゆる業務で利用しています。その中でも、受注 – 納品プロセスでは大きな効果をもたらしています。

    Q. どのような課題があったのでしょうか？

    ネットワークインフラを構築するご注文を受けてから、最終的に納品するまでの業務プロセスにおいて、以前はメールを中心に各工程の処理状況を管理していました。

    幸いにも多くのご注文をいただくようになると、各案件に関するメールが多く飛び交うようになり、それぞれの状況を把握する労力がとても大きなものになっていました。Questetra を利用する直前は、毎月500通のメールが飛んでいました。

    Questetra により、受注 – 納品の業務プロセスを可視化することにより、案件の処理状況をすぐに把握できるようになっただけでなく、メールの管理では防ぎきれなかった作業のモレがなくなり、納品までのリードタイムが約30%ほど短縮されました。

    意思決定スピード向上のためスマートフォンを積極活用

    Q. 工夫されている点はありますか？

    企画を実行に移すために承認を求める「稟議プロセス」と、実行の際に発生する経費を精算する「支払いプロセス」を連携させています。

    「支払いプロセス」では、その支払がどの稟議案件で承認されたものであるのかを明確にする必要がありますが、それが自動的に関連付けられます。また、「稟議プロセス」での承認が行われていないと「支払いプロセス」を起動されないので、稟議による承認が行われないまま、支払いの手続きが行われる、ということがなくなりました。

    他にも「出張申請プロセス」と「出張精算プロセス」も連携させており、支払いの前にかならず出張について承認が行われている必要がある、ということが社内に常識として定着したと感じています。

    立替金精算フロー

    Q. 今後 Questetra に期待する所を教えてください

    承認・決裁系の業務フローに Questetra を活用することで、意思決定のスピードが大幅に向上しました。

    更なるスピードアップのために、スマートフォンからもっと利用しやすくして欲しい、という声が多くあがっています。

    いずれもスマートフォンで利用する場合の話ですが、例えば、使うたびにログインをしなくて良いようにして欲しい、工程が割当てられた時に通知されるようにして欲しい（メールではなく）、割当てられている案件の件数が分かるようにして欲しい、ページングをしなくても良いようにして欲しい、というような要望があります。

    今後も、多くの業務を Questetra で管理して参りますので期待しています。

    ※ 本事例は2017年12月時点の情報です。クララ株式会社様の最新の事例はこちらから。

    同業種の導入事例

    導入事例を全て見る ≫

  • MFクラウドさんに対する不満？

    MFクラウドさんに対する不満？

    「MFクラウド会計」に不満って、、、ありますか？

    そう聞かれたことがあって、イロイロ考えてみました。そしてマトメてみました。先に言い訳しておくと「満足」しています。単純に「不満はあるか？」と聞かれて「ナイと即答できなかった」というダケの話です。私にとっては、、、Google さんの『G Suite』のように「ナイと仕事にならない」訳ではありませんが、「無くなると超コマル」ものです。（？）。※ もっとも我々自身が「SaaS ベンダ」であって、「SaaS 製品」はスグに好きになってしまう傾向が強いので、、、一般の方は、ソコんトコ、割り引いて読んでもらった方がイイかも知れません。

    ※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

    MFクラウドさんに対する不満？

    1.APIがない

    やはり「業務データを投入するクラウド」である以上、オープンなAPIを設けて欲しいです。

    私の場合、「確定した売上高が１秒でも早く記録されるような仕組み」を構築したいのです。その為なら、少々の努力は厭わないのデス。もう少し細かい話をすれば、、、『受注（契約）が社内ワークフローで承認された瞬間』（もちろん『Questetra BPM Suite』で）に、、、未来日付の「売掛金売上高」や「前受金売上高」そして「銀行入金額」が決まります。なので、決済履歴情報（銀行入金ログやカード決済通知）を待つことなく、それらが振替伝票データとして自動的に投入されていて欲しいのです。

    現在は『Questetra BPM Suite』で、承認された契約データから「MFクラウド・インポートファイル」（CSV）が自動生成される仕組みを運用しています。そのCSVファイルは、手作業で（！）MFクラウド側にインポート（仕訳帳インポート）されます。ちなみに、銀行入金については入金期限日での「未実現ステータス」で登録されます。（同期された銀行ログを削除し、情報が詳細なCSVデータの摘要を「実現」にします）

    もちろん、OAuth2（できれば Authorization Code Grant）、でAPI連携させたいところではありますが、いや、もう Basic 認証でも構いません。

    ＃管理職者視点：生産性を向上したい。

    会計システムの API 公開は、色々と懸念事項があるのだと推察しています。確かに振替伝票の Create が暴走すると企業会計が崩壊しかねません。ただ、FinTech な未来を考えた時に「手作業による振替伝票登録」というオペレーションは考えづらいです。RPA ロボットに任せるオペレーションに走れば、「スクリーンスクレイピング」と同様に負の遺産になりかねません。MFクラウド会計であれば、強制的に「未仕訳」のステータスになる、という仕様から始めれば良いと考察しています。

    2.ログイン履歴が分からない

    誰がいつ操作したのか、分かるようにして欲しいです。

    クラウドである以上、インターネット環境があれば、いつでもどこからでも操作できるワケです。私の場合、「いつ誰が」ログインしたのか、は、、、どーしても知りたいのです。（小市民）。できれば「接続元IP」とセットでログイン履歴を残して欲しいのです。会計士さんにも、リードオンリーな権限でログインしてもらっていますが、ログインしたかどうかくらいは知りたいのです。

    もちろん、ホントは「接続元IP」で制限できるようにして欲しいです。「誰かに売上情報が操作されてるかも？？、閲覧されてるかも？？」そんな不安で夜も眠れない、、、という程ではありませんが、、、、「なんちゃってセキュリティ」であっても、IP制限は有効だと思ってます。（e-Discovery とまでは言いません）

    ＃システム管理者視点：漏洩や改ざんの不安からの解放されたい。

    3. 主力製品の月次売上が比較しづらい

    積み上げ棒グラフの「上下積み上げ順」を、逆にして欲しいです。

    まぁ、細かい話っちゅやソレマデですが、、、売上割合が最も高い「主力製品売上」が、積み上げ棒グラフにおいて「上」にくるのです。よって「主力製品売上」の月次比較がしづらいのです。もちろん「表」では「主力製品売上」は一番上でなければなりません。。。でも「積み上げ棒グラフ」は一番下がイイと、、、ずーーーっと思ってます。現在は取締役会の度に、この表データをダウンロードし、エクセルさんで加工し。。。

    ＃管理職者視点：データ二次加工から卒業したい。（オザキ風）

    4. 次年度の入力もしたい

    翌事業年度の売上も、登録したいです。

    我が社の場合、サービスの「売上高」は月次計上にしています。しかし「入金」が毎月であるとは限りません。つまり、年間契約では「普通預金」は１レコードに対し「前受金売上高」が12レコード発生します。つまりショッチュウ（←頻繁に）、翌事業年度の売上を記録したいと思ってしまう訳です。

    現在は、『Questetra BPM Suite』から「翌事業年度分の振替伝票」という Google Spreadsheet ファイルに一次退避させています。（API で自動追記）。そして、事業年度の切り替わりの際に、ドカーーーンとインポートする、というオペレーションをとっています。

    ＃管理職者視点：「未実現」ステータスでもいい。来年の売上見込だって、リアルタイムで見たい。（ボンレスハム風・ウォッシュレット風）

    5.クレジット決済通知が遅い

    MFクラウド会計の利用料決済を、早めて欲しいです。会計システムはリアルタイムの試算表や月次決算を支援すべき立場にあります。にもかかわらず、MFクラウド会計自身の利用料チャージ（クレジットカードへの請求）が異常に遅いのです。具体的には、（「末日日付での請求」は同意できる仕様ながら）、「翌々月支払い」の明細でようやく集計される状態です。（これは他社サービスと比較しても、ずば抜けて遅い状態です）

    現在は、たとえば決算書を作成する際、カード明細に載ってない「MFクラウド利用料」を手作業で未払金に計上しなければなりません。。。コレ、どうゆーコト？

    PS:　以上、好き勝手書いてスミマセン。。。MFクラウド会計、とっても素晴らしいサービスです。満足度は高いです。少なくとも向こう5年くらいは浮気しないと思います。。。（手遅れ感が漂う？）

  • Tricorn Corporation

    Tricorn Corporation

    Adapting approval approval work used by all employees to internal control

    Tricorn Corporation

    Established

    February 10, 1997

    Number of Employees

    Approximately 60 (as of May 2024)

    Business

    Development and sales of the CRM platform “KREISEL”, Creative production, operation support, and system development in the CRM field, DX support using data

    Website

    https://www.tricorn.co.jp/

    Industry

    Hitech

    User Departments

    Approval Flows

    Q. What kind of work are you using Questetra for?

    We, Tricorn Corporation, provide enterprise oriented cloud based CRM services.

    Services, including “KREISEL” (http://kreisel.biz/), and “LOOPASS”, (http://www.loopass.net/) an ASP tool dedicated to LINE Business Connect, and “Autobahn for Appexchange”, (http://apex.tricorn.net/) a Salesforce coordinated email delivery application, etc. are utilized by many government agencies, financial institutions and listed companies.

    We introduced Questetra for implementation of internal control, and to improve operational efficiency.
    Starting with various Request applications to be used by all employees, such as Leave request and Decision-making request, now, we are using it for User support work. Now, about three months after introduction, approximately 40 Business Processes are in operation.

    Q. Is there anything you have devised?

    We have devised automatic splitting and cooperating with other services such as Chatwork.

    For example, there are various types of request for approval. We determine the approval route automatically using the “request type” and “amount of money” as split conditions to be input in the requesting Step so that it conforms with the internal regulations.

    Also, after approval we share information by connecting Questetra with Chatwork, which is adopted as a standard communication tool inside the company.

    For example, when procurement request were approved, that information was shared in Chatwork and effective use of the purchased items was promoted in the company.

    In addition to Chatwork we we also use kintone to register and reuse data from the ledger, and use Twilio to provide simultaneous voice notifications to smartphones (which is lent to all employees). Regarding the [Throwing Messages Intermediate Event], etc. we often use them for linking with other services since they are easy to implement.

    Released various Business Process a period of less than two months

    Q. How did you develop the workflow at the time of introduction?

    The current application rules have been quietly incorporated into Questetra..

    We were able to design the business processes relatively easily because the internal rules and documents describe “who”, “what” and “in what order” the business should be carried out. The design of the business process was carried out by the members of a cross-departmental business improvement project.

    Within the team, we reviewed the designed Business Processes from the viewpoint of consistency with internal regulations and information sharing with stakeholders in the company, and then released them.

    Q. Please tell me if you have any expectations of Questetra

    Immediately after the release, there was confusion within the company about how to operate this system, but the inquiries were resolved in about a month.

    In the future, we plan to expand utilization of Questetra for user support and development department operations, and some people want to use it in their own departments.
    To that end, I hope to improve the searchability of manuals and introduce ways to save labor in form input.

  • トライコーン株式会社

    トライコーン株式会社

    全社員が利用する稟議決裁業務を内部統制に適応

    トライコーン株式会社

    従業員数：51～100名

    業種：IT/ソフトウェア

    設立

    1997年2月10日

    従業員数

    約60名　

    ※2024年10月　時点

    事業内容

    • CRMプラットフォーム「クライゼル」の開発・販売
    • CRM領域におけるクリエイティブ制作・運用支援・システム開発
    • データを活用したDX支援

    Web

    https://www.tricorn.co.jp/

    利用部門

    申請・承認

    この事例に関連するプロセス改善記事

    この記事の目次

    ChatWorkと自動連携し、情報共有を同時に実現

    Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

    トライコーン株式会社は、法人向けクラウド型CRMサービスを提供しています。

    「KREISEL(クライゼル)」をはじめ、LINEビジネスコネクト専用のASPツール「LOOPASS（ルーパス）」、Salesforce連携メール配信アプリ「Autobahn（アウトバーン）for Appexchange」等のサービスは、多くの官公庁や金融機関、上場企業にご利用いただいています。

    Questetraは、内部統制の実施と業務効率の改善を目指して導入しました。
    全社員が利用する休暇申請や稟議等の各種申請から導入を進め、ユーザサポート業務でも利用しています。導入後約3ヶ月の現在、約40の業務プロセスが稼働しています。

    Q. 工夫されている点はありますか？

    自動分岐の利用やChatworkといった他サービスとの連携を行っています。

    例えば稟議申請。様々な種類の稟議申請がありますが、社内規程に適合した稟議申請となるように申請工程で入力する「稟議種別」や「金額」を分岐条件に使用し、承認ルートを自動的に決定しています。また、稟議の承認後には、社内の標準的なコミュニケーションツールとして採用しているChatworkと連携を行い、QuestetraからChatworkへ自動的に情報共有がなされるようにしています。例えば、「なにかを買いたい」といった購入稟議が行われた際に、Chatworkで情報が共有され、社内で購入物の有効利用が促進されるようになりました。

    Chatwork以外にも、kintone上の台帳への登録と登録後データの再利用や、Twilioを用いてスマートフォン（全社員へ貸与）への音声一斉通知を実現しています。メッセージ送信中間イベント等は他のサービスとの連携が実装しやすいため、多く活用しています。

    2ヶ月弱の短期間で各種申請業務プロセスをリリース

    Q. 導入時のワークフローはどのように開発したのですか？

    現状の申請ルールを粛々とQuestetraに落とし込みました。

    『「誰が」「何を」「どのような順序で」業務を遂行するか』が社内規程や文書に記載されておりますので、比較的容易に業務プロセスの設計を行うことができました。また、業務プロセスの設計は、部署横断の業務改善プロジェクトメンバで行いました。

    設計した業務プロセスは、社内規程との整合性や、社内関係者への情報共有を観点にプロジェクト内でレビューを行い、リリースを行いました。

    Q. 何か Questetra に期待する所があれば教えてください

    リリース直後は、社内で操作方法に関する戸惑いがありましたが、1ヶ月ほどで問い合わせは収束しました。

    今後は、ユーザサポートや開発部門の業務にもQuestetraを拡大利用していく予定で、自部門の業務で使いたいといった声も出ています。その上で、マニュアルの検索性向上や、フォーム入力の省力化方法の紹介を期待しています。

    ※ 本事例は2017年11月時点の情報です

    同業種の導入事例

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  • Cloud BPM v11.5 Conforming to the OpenAPI Specification

    Cloud BPM v11.5 Conforming to the OpenAPI Specification

    Original Japanese version

    PR-en-v115-api-specification-20171120Download

    Fits in Cloud-first or API Economy

    Kyoto, Japan – November 20th, 2017 – Questetra, Inc., the global SaaS provider of Business Process Management (BPM), today announced that they have published the new version 11.5 of the Cloud-based Workflow product “Questetra BPM Suite” on Nov. 20th, 2017. With this new version, it allows users to easily implement API collaborations and self-development, since the API documents and REST API testing environment have been organized to which conforms to OpenAPI specification (formerly Swagger).

    In order to improve the productivity of day-to-day operations, automation of Business Processes is essential. Since numbers of cloud service company publishes APIs (Application Programming Interface) which are for accessing resource of their own services, cases of “self-development of app using API” or “API collaboration between multiple services” are increasing its number.

    On and after the new version 11.5, you can promote not only automatizing request transmission to external systems (external APIs) using “Auto step”, but also automatizing requesting from external systems to the Workflow platform. For companies that utilizing multiple cloud services, Questetra can be the core cloud service.

    Questetra BPM Suite

    Cloud-based Workflow “Questetra BPM Suite” is a business platform for realizing environments of paper-less and remote-working.

    Business issues are controlled according with Business Flow Diagram. When a process reaches human task, the user will be asked to input. Also, when an issue reaches to automated Step, the predetermined processing (server-side processing) such as “Generate PDF” and “Save to cloud storage” is performed automatically. (BPM: Business Process Management)

    You can apply it to various business operations such as “Approval request flow”, “Document translation flow”, “Quality check process”, “Invoice issuance process”. Process owner of each Business Process can practice “improvement of Business Process” little by little in daily work. (Examples of Business Flow Diagram: http://en.workflow-sample.net/ )

    OpenAPI specification

    It is an online document generated dynamically according to Workflow platform. It allows developers to write program code that suites for their own Workflow platform efficiently. In addition, since communication test of request can be executed within online document, it is possible to create program code while simulating various data transmission.

    • System Settings API : APIs for performing changes in settings of the Workflow platform such as Users, Organizations, or System privileges
    • Workflow API : APIs for controlling or processing on Issues flowing on Workflow, searching for Issues, managing App privileges
    OpenAPI Documentation

    Other Improvements

    All Operators complete option

    In addition to the existing “Each task is finished when one of the allocated user has executed”, you can set an option of “Each task is finished when every allocated user has executed”. It is useful in a situation where all the operators must see.

    Enhance Single Sign-on (SAML)

    Enabled to set “Authentication lifetime” in ID Provider setting, so that you can use Google as the ID Provider. Also, adopting encryption that can be used as certificate, it supports more advanced algorithm.

    STARTTLS

    Email transmission from Questetra BPM Suite corresponds email encryption. It allows secure email transmission if the target email server supports STARTTLS.

    Release Note for the detail: https://support.questetra.com/versions/version-1150/

  • クラウド型ワークフローv11.5、OpenAPI仕様に準拠

    クラウド型ワークフローv11.5、OpenAPI仕様に準拠

    クラウドファースト時代・APIエコノミー時代のワークフロー基盤ニーズに対応

    PR-ja-v115-api-specification-20171120

    SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO 今村元一）は11月20日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン11.5を公開しました。新バージョン11.5では、OpenAPI 仕様（旧名 Swagger 仕様）に対応した REST API テスト環境およびドキュメントが整理され、利用者は外部システムからの API 連携プログラムを容易に開発できるようになります。

    日常業務の生産性向上のためには業務プロセスの自動化や複数のサービス間の連携が欠かせません。今日では、多くのクラウドサービスにおいて自サービスのリソースにアクセスするための API (Application Programming Interface) が公開され、「API 利用アプリの開発」や「複数サービス間の API 連携」といった事例も珍しくなくなってきたと言えます。

    新バージョン11.5からは、「自動工程」による外部システム（外部 API）へのリクエスト自動化だけでなく、外部システムからワークフロー基盤へのリクエスト自動化を推進していただきやすくなります。複数クラウドを運用中の企業であれば、その中核クラウドとしてご利用いただけるようになります。

    Questetra BPM Suite とは

    クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、ペーパレス環境やリモートワーク環境を推進するための業務プラットフォームです。

    業務案件は業務フロー図に従ってコントロールされ、案件が人間工程に到達すれば担当者はアウトプットを求められます。また、案件が自動工程に到達した際には、「PDFの生成」や「クラウドストレージへの保存」といった既定の処理（サーバサイド処理）が自動的に行われます。（BPM: Business Process Management）

    「稟議承認フロー」「文書翻訳フロー」「品質チェックプロセス」「請求書発行プロセス」といった様々な業務に適用していただけます。各業務のプロセスオーナーは日々の業務の中で少しずつ「業務プロセスの改善」を実践することが可能です。

    OpenAPI 準拠について

    ワークフロー基盤に即して動的に生成されるオンラインドキュメントです。開発者は自身のワークフロー基盤用のプログラムコードを効率よく書くことができます。しかも、オンラインドキュメント内にてリクエストの通信テストが実行できるため、様々なデータ送信をシミュレーションしながらのプログラムコード作成が可能です。

    • System Settings API ：　ユーザや組織、システム特権などワークフロー基盤の設定変更を行う API
    • Workflow API ： ワークフローを流れる案件の制御や処理、案件の検索、アプリ特権の管理などを行う API
    ＜OpenAPI ドキュメンテーション＞

    その他の機能改良について

    全担当者処理完了オプションを追加

    従来の「1人が処理完了すれば、案件は進む」に加え、「全員が処理完了するまで、案件は進まない」ように工程を設定することができます。担当者全員に回覧したい、といったシーンで活用いただけます。

    シングルサインオン（SAML）設定の強化

    ID Provider の設定にて「認証情報有効期間」を設定できるようになり、Google を ID Provider として利用できるようになります。また、証明書に利用できる暗号化方式で、より高度なアルゴリズムにも対応します。

    外部送信メールにて STARTTLS に対応

    Questetra BPM Suite からのメール送信にて、暗号化通信に対応します。相手メールサーバが STARTTLS に対応していれば、セキュアなメール送信が可能となります。

    詳細については、リリースノートを御参照ください。

    リリースノート: https://support.questetra.com/ja/versions/version-1150/

  • JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    Strict management from drafting to the registration of contract information

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp.

    Established

    April 1, 2006

    Number of Employees

    70 (as of April 2024)

    Business

    Credit card payment business, Property management system (PMS) business, Planning and development of new businesses and services

    Website

    https://www.jtb-jbi.co.jp/

    Industry

    Transportation

    User Departments

    Approval Flows

    Contributing to speeding up the contract approval

    Q. What kind of work are you using Questetra for?

    JTB BUSINESS INNOVATORS Corp. is a company that provides finance and settlement services for travellers and travel agencies.

    For example, we offer pre-paid cards that can be used overseas, foreign currency exchange services for foreign visitors to Japan, pre-settlement services for web accommodation reservations and so on.

    We are using Questetra for contract conclusion work. We operate three Workflows, from drafting a request for approval to making a decision, applying for a seal, and registering contract information, and since we can check the contracts in digital files it helps us to prevent the loss of the originals.

    Q. Please tell us why you chose Questetra.

    By using Questetra we cannot create an official contract unless we go through the Approval process and the Signature process, so we are able to thoroughly enforce internal rules.

    In addition, the approver is able to make decisions even while on business trips, and this has made it possible to shorten the time required for approval. It is stable as a system and we can use it with confidence considering the experience of JTB SYSTEM SOLUTION INC., a group company.

    Workflow with strict authority management and control of approval routes

    Q. What challenges did you have before introducing Questetra and how did you solve them?

    Prior to using Questetra we were managing contract signing draft documents on paper.

    From the drafting person’s viewpoint it was not clear how far the approval or signing work was to being finished, and they had to deal with unnecessary stress of having to contact the management department. By using Questetra’s data retrieval function the drafter became able to see the progress of the approval settlement and signing work, and this has helped us to understand when the official contract will be completed and to relieve the stress.

    Q. Is there anything you have devised for its use?

    Since we deal with important and confidential contract information as our business, we restrict viewing authority and control over process to the General affairs division and strictly manage authorization.

    We have designed the Workflow so that the approval route that complies with internal rules is automatically determined depending on the type of contract.
    In addition, we have prepared a Step for the General affairs department to check midstream to make sure that the contract type is not wrong, so there is no chance that we take the wrong decision route.

    From now on, I would like to promote automation like digitally storing the approval history information along with the approval document, so that we can utilize it for business expansion of the company.