受注 – 納品フローの各工程の状況を可視化

Q. どのような業務で Questetra をご利用なのでしょうか？

クララオンラインは、クラウドサービスの運用にフォーカスしたコンサルティングサービスを提供しています。

特にクロスボーダーな取り組みに強みをもち、東京・名古屋・北京・シンガポール・台北・ソウル・香港の拠点から、ビジネスとインフラの両面でお客様の事業展開を支援しています。Questetra は、社内のあらゆる業務で利用しています。その中でも、受注 – 納品プロセスでは大きな効果をもたらしています。

Q. どのような課題があったのでしょうか？

ネットワークインフラを構築するご注文を受けてから、最終的に納品するまでの業務プロセスにおいて、以前はメールを中心に各工程の処理状況を管理していました。

幸いにも多くのご注文をいただくようになると、各案件に関するメールが多く飛び交うようになり、それぞれの状況を把握する労力がとても大きなものになっていました。Questetra を利用する直前は、毎月500通のメールが飛んでいました。

Questetra により、受注 – 納品の業務プロセスを可視化することにより、案件の処理状況をすぐに把握できるようになっただけでなく、メールの管理では防ぎきれなかった作業のモレがなくなり、納品までのリードタイムが約30%ほど短縮されました。

意思決定スピード向上のためスマートフォンを積極活用

Q. 工夫されている点はありますか？

企画を実行に移すために承認を求める「稟議プロセス」と、実行の際に発生する経費を精算する「支払いプロセス」を連携させています。

「支払いプロセス」では、その支払がどの稟議案件で承認されたものであるのかを明確にする必要がありますが、それが自動的に関連付けられます。また、「稟議プロセス」での承認が行われていないと「支払いプロセス」を起動されないので、稟議による承認が行われないまま、支払いの手続きが行われる、ということがなくなりました。

他にも「出張申請プロセス」と「出張精算プロセス」も連携させており、支払いの前にかならず出張について承認が行われている必要がある、ということが社内に常識として定着したと感じています。

Q. 今後 Questetra に期待する所を教えてください

承認・決裁系の業務フローに Questetra を活用することで、意思決定のスピードが大幅に向上しました。

更なるスピードアップのために、スマートフォンからもっと利用しやすくして欲しい、という声が多くあがっています。

いずれもスマートフォンで利用する場合の話ですが、例えば、使うたびにログインをしなくて良いようにして欲しい、工程が割当てられた時に通知されるようにして欲しい（メールではなく）、割当てられている案件の件数が分かるようにして欲しい、ページングをしなくても良いようにして欲しい、というような要望があります。

今後も、多くの業務を Questetra で管理して参りますので期待しています。

※ 本事例は2017年12月時点の情報です