文章を書くのが苦手なら、AIに助けてもらいましょう。
1．課題：来場お礼の文章を書く手間
First-First フィットネススタジオは、全国に30拠点を持つ会員制のジムです。同社では、入会前にジムを体験できる無料プログラムを提供しています。無料体験からの成約率が高く、会員獲得に貢献しています。
入会者の会員管理は、全店舗共通のシステムが利用されています。一方、無料体験の受付や管理については、各支店が独自の方法で実施しています。京都支店は、独自のワークフローシステムを導入しました。体験受付用のWebフォーム機能や、予約の確定連絡メールの自動送信機能などを備えています。
無料体験終了後、受付担当者は来場者に入会意思を確認します。しかし、その場では入会せず、入会意思を後日に連絡する来場者も多いのが実情です。そこで、体験者の熱が冷めないうちに、「お礼メール」を送信することが重要とされています。担当トレーナーが作成したメッセージを添えたメールを当日中に送信したところ、来場者の印象が向上し、入会率が平均5%増加したとのデータが確認されています。（お礼メール送信機能もワークフローシステムに組み込まれています）
効果はあるものの、担当トレーナーが個別にお礼メッセージを作成するプロセスは時間と手間がかかり、残業時間が増加しています。また、文章作成が苦手なメンバーにとっては心理的負担が大きな課題となっています。そのため、効率化が急務です。
2．解決策：AIを使いメッセージを自動生成する
プロセスオーナーは、AI（ChatGPT）によって、お礼メッセージが自動生成されるようワークフローを改編します。
担当トレーナーは、来場者からヒアリングした「入会検討の背景」・「入会に向けての不安点」・「体験で使用した主なマシン」の3点をタスク処理画面で入力します。これらの入力内容を元にして、AIによってお礼メッセージが自動で生成されます。トレーナーは、文章作成の必要が無くなります。
Before :
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- 3 .入会確認
- 当日の体験終了後に入会確認をします。
- 4. 御礼文入力（入会保留の場合）
- 担当トレーナーは、体験者向けのフィードバックを100文字程度で入力します。
- 来場者向けに、担当トレーナーからのフィードバックが記載された御礼メルが送信されます。
- 5. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
（一定期間をおいて、自動的に終了します）
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
- 6. 振り返り
- 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。
After :
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- 3 .入会確認
- 当日の体験終了後に入会確認をします。
- 4. キーワード入力（入会保留の場合）
- 担当トレーナーは、来場者からヒアリングしたキーワード（3項目）を入力します。
- AIが、お礼メッセージを生成します。
- 5. 文章確認
- 受付担当者は生成された文章を確認し、表現を微修正します。
- 来場者向けに、担当トレーナーからのフィードバックが記載された御礼メールが送信されます。
- 6. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
（一定期間をおいて、自動的に終了します）
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
- 7. 振り返り
- 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。
Compare Before/After
3．効果
- 業務効率化とコスト削減
- トレーナーが個別に御礼文を作成する時間と手間が削減されます。
- 文章作成に苦手意識を持つメンバーの心理的負担も軽減されます。
- 従業員の生産性が向上し、業務効率化が実現します。
- 従業員満足度の向上
- AIの導入によって文章作成の負担が軽減され、特に文章作成が苦手なトレーナーにとって心理的ストレスが減少します。
- このような業務負担の軽減は、従業員の満足度向上や職務意欲の改善につながり、結果として従業員の離職率低下や職場環境の向上が期待されます。
- 入会率の維持によるAI導入の正当性確認
- AIによる御礼メール作成に移行しても、入会率が従来と同等に維持されることで、業務効率化と成果の両立が実現します。
- この成果により、AI導入がトレーナー個々の対応力に依存しない仕組みとして正当性を持ち、他の業務領域へのAI活用拡大のモデルケースともなります。
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