他の人の情報を誤ってメールに記載してしまったことはありませんか？
1．課題：メール返信時の宛名誤記載リスク
First-First フィットネススタジオは、全国に30箇所展開する、会員制のフィットネスジムです。同社では、ジムの良さを体感してもらうための無料体験を提供しています。入会する会員のほとんどが、無料体験を経て契約しています。
入会者の会員管理は、全店舗共通のシステムが利用されています。一方、無料体験の受付については、各支店が独自の方法で受付を実施しています。
京都支店では、メールで無料体験予約を受付けています。予約メールには、希望の日程を3つまで記載してもらいます。そのため、受付担当者が予約専用メールアドレスへのメールを受信すると、メーラーを使い体験希望者と日程を調整する必要があります。日程調整完了後、受付担当者は京都支店独自のワークフローシステムに情報を入力し、以降のステータス管理をそのワークフローシステムで一元的に行います。
体験希望者との日程調整時のメール文面は、「宛名・日時」を除けばほぼ同一です。そのため、受付担当者は、例えば「山田様」宛のメール文面をコピーし「吉岡様」宛のメールに利用していました。しかし、この作業手順が原因で、宛名の変更を忘れるミスが発生しました。（「吉岡様」に「山田様へ」と書かれたメールを送信）
メールの誤送信は、情報漏洩事案となります。また、会社としての信用が大きく毀損されます。
2．解決策：メール文面への宛名自動差込
プロセスオーナーは無料体験の受付方法を「メール受付」から「公開Webフォームでの受付」に変更することを決定しました。具体的には、ワークフローの先頭に「公開Webフォーム」を配置します。この変更により、体験希望者の氏名が自動的にワークフローシステムに取り込まれるようになります。
合わせて、「メールの自動送信機能」を追加することで、氏名が埋め込まれたメールが自動送信されるようになります。なお、体験希望者へ送られる全てのメール（受付完了、日程の確定連絡、日程の再調整依頼）が対象です。
Before :
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- 1. 受付・日程確定
- 体験希望者の個人情報・体験日程を入力します。
- 2. 入会確認
- 体験日当日の体験終了後に、入会の確認有無を確認します。
- 3. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
（一定期間をおいて、自動的に終了します）
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
- 4. 振り返り
- 無料体験を担当するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。
After :
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- 体験希望者は、Webフォームから必要事項（希望日程は3つ）を入力し、申し込みます。
- 1. 受付・日程確定
- 受付担当者は、体験希望日をもとに、対応日程を確定させます。体験希望者には、自動的に日程確定のメールが送信されます。
- 別の日程で調整する必要がある場合は、候補日を入力して、「再調整」ボタンをクリックします。日程再調整用のWebフォームのURLが記載されたメールが体験希望者に送信されます。
- 2. 入会確認
- 体験日当日の体験終了後に、入会の確認有無を確認します。
- 3. 後日入会
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
（一定期間をおいて、自動的に終了します）
- 後日改めて入会希望があった場合に、入会処理を実施します。
- 4. 振り返り
- 無料体験を提供するトレーナーは、入会有無の結果を確認し、振り返りを入力します。
Compare Before/After
3．効果
- 情報漏洩リスクの解消
- メール文面を手動でコピー＆ペーストする必要がなくなるため、宛名の入れ間違いによる誤送信が防止されます。
- 顧客情報がワークフローシステムに一元管理されることで、体験希望者の情報が適切に保護され、顧客からの信頼が向上します。
- 作業効率化
- メールの編集作業が不要になり、体験予約の受け付けから日程調整、ステータス管理までが自動化されることで、受付担当者の負担が軽減されます。
- コンプライアンス面の強化
- 情報漏洩リスクの低減と業務プロセスの標準化により、個人情報保護法や社内コンプライアンスの遵守が強化されます。
- リスクの発生時にも適切な管理体制を証明しやすくなります。
