通知メールで情報共有の迅速化とコミュニケーションの活性化を！
1. 課題: 情報共有の遅延
メンバーが5人の組織では、リーダーは毎日、5通の日報を読みます。
メンバーが10人の組織では、リーダーは毎日、10通の日報を読みます。
昨今では「ワークスタイルの多様化」にともなって、メンバーそれぞれの帰宅時間もバラバラになっています。その結果、リーダーが日報の内容を確認するまでに、ある程度の時間がかかってしまっているのが現状です。
理想的には、もっとタイムリーに日報内容を確認し、もっと素早くフィードバックしたいところです。そしてそのためには「部下の日報提出」を素早く検知したいところです。
2. 解決策: 通知メールで素早く検知する
プロセスオーナーは、経路上に「メールが自動送信されるイベント」を配置します。 ※［メッセージ送信イベント（メール）］
Before:
メンバーは「日報」を提出します。『日報の本文』（複数行テキスト）に「今日の業務実績」と「主要な進捗報告」を記入するのが通例です。〔1.日報を提出する〕
提出された「日報」は、リーダーの［マイタスク］にリストアップされます。リーダーは、報告内容に問題がなければ【了承する】ボタンをクリックします。もし質問事項や業務指示があれば、その旨を『日報へのフィードバック』に記入したうえで【差し戻す】ボタンをクリックします。〔2.日報を承認する〕
After:
メンバーが「日報」を提出した瞬間、リーダーは “日報20240401” という件名の通知メールを受信します。外出している場合であれば、メールの本文にて「日報」の内容を確認します。もし急ぎの業務指示があれば、スマートフォンから『日報へのフィードバック』を記入して、【差し戻す】ボタンをクリックします。
3. 効果
- 情報共有の迅速化
- メール通知によって、リーダーは日報提出をすぐに把握できるようになります。
- 出先でもスマートフォンから内容を確認できるため、タイムリーなフィードバックが可能になります。
- マイタスクでの確認頻度を減らせるため、リーダーの業務効率も向上します。
- コミュニケーションの活性化
- より活発なコミュニケーションを取れるようになります。
- フィードバックのタイミングが早くなるため、業務の改善や問題解決に役立ちます。
- メンバーはリーダーからのフィードバックをすぐに受け取ることができるため、モチベーション向上にもつながります。
- 業務の可視化
- 全ての日報がメールで通知されるため、メールCC設定を工夫すれば、メンバー同士の業務内容を共有しやすくなります。
- チーム全体の進捗状況を把握しやすくなるため、より効率的なタスク管理が可能になります。
- チームワークの向上にもつながります。
- データ分析の活用
- 日報の精度が上がり内容を、日報データを収集・分析しやすくなります。
- チーム全体の業務効率化や課題解決に役立てることができます。
4. 他業務での応用
- 週報・月報の提出
- 情報共有の迅速化、コミュニケーションの活性化、業務の可視化を実現できます。
- 特に、テレワークやリモートワークが普及している環境においては、効果を発揮します。
- 進捗報告
- プロジェクトやタスクの進捗報告にもメール通知を活用できます。
- 関係者全員に最新情報を共有することで、進捗状況を常に把握し、問題を早期に発見・解決することができます。
- 承認依頼
- 経費承認依頼にもメール通知を活用できます。
- 承認待ちの状態が短縮され、業務の効率化を実現できます。
- 問い合わせ対応・アンケート収集
- 迅速な回答、迅速な集計を実現します。
- トラブル発生時に迅速に対応できるようになります。
