“誤入力” は無くならない？！ むしろ “素早い検知” で企業イメージ向上を！
1. 課題: ナンバー誤入力
少数精鋭のコンサルタント集団である〇〇コンサル社では、外部講師を招いた勉強会を頻繁に開催しています。開催回数の増加にともなって、マイナンバーを収集する業務も日常化しています。
外部講師（マイナンバー申請者） には、フィッシングによる情報漏洩リスクを下げるべく、オンラインの申請フォームから先頭8桁のみを申請してもらっています。その申請を受け、「番号確認社員」が “本人確認” （実存確認と番号確認）を実施したうえで、末尾4桁を入力します。
しかし、記憶違いによって末尾4桁の入力を間違えてしまうことがありました。
結果として、誤ったマイナンバーが法定調書（税務署提出用の源泉徴収票）に書き込まれ、税務署から「そのようなマイナンバーは存在しない」と指摘されるという問題が発生してしまいました。なんとかして “再発” を防止したいところです。
2. 解決策: 自動検査
〇〇コンサル社では、「チェックディジットを用いた自動検査」を “ワークフロー・アプリ” に組み込むこととしました。
※ チェックディジットとは誤入力を検知するための検証用数字です。マイナンバーの場合は、先頭11桁の数字から12桁目が自動的に決定される仕組みとなっています。
プロセスオーナーは自動工程『#マイナンバー文字列: チェックディジット検査』を、ワークフローの下流に配置しました。
これにより「番号確認社員」が末尾4桁を入力した直後に、サーバサイドにてチェックディジット検査が行われるようになりました。もし、「マイナンバー(8+4)桁」が無効な12桁番号であった場合には、自動的に［再入力工程］に差し戻されるようになりました。
ワークフロー図 （BEFORE AFTER）
各工程の説明 (click to open)
BEFORE (Advanced edition):
- （1a.社員）: 役員従業員は、自身のマイナンバー（先頭8桁）と扶養親族のマイナンバーを申請します。あわせて番号確認担当者のメールアドレスを登録します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- （1b.個人）: 個人事業主は、自身のマイナンバー（先頭8桁）を申請します。あわせて番号確認担当者のメールアドレスを登録します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- 〔x1.受理文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「受理通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
- 〔x2.確認担当を自動セット〕: ワークフロー基盤は、（申請者によるメールアドレス指名を元に）、「番号確認社員」をセットします。 ※［データ更新］
- 【3.本人確認し4桁を入力】: 番号確認社員が、対面にて本人性を確認し、口頭で入手した末尾4桁を入力します。 ※ヒューマン工程
- 〔x4.文字結合(8桁+4桁)〕: ワークフロー基盤は、「マイナンバー12桁」を組み立てます。 ※［データ更新］
- 【4.給与クラウドに登録】: 経理部の誰かが、申請者のマイナンバーを給与クラウドに登録します。 ※ヒューマン工程
- 〔x5.通知文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「手続完了通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
AFTER (Professional edition):
- （1a.社員）: 役員従業員は、自身のマイナンバー（先頭8桁）と扶養親族のマイナンバーを申請します。あわせて番号確認担当者のメールアドレスを登録します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- （1b.個人）: 個人事業主は、自身のマイナンバー（先頭8桁）を申請します。あわせて番号確認担当者のメールアドレスを登録します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- 〔x1.受理文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「受理通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
- 〔x2.確認担当を自動セット〕: ワークフロー基盤は、（申請者によるメールアドレス指名を元に）、「番号確認社員」をセットします。 ※［データ更新］
- 【3.本人確認し4桁を入力】: 番号確認社員が、対面にて本人性を確認し、口頭で入手した末尾4桁を入力します。 ※ヒューマン工程
- 〔x3.CheckDigit検査〕: ワークフロー基盤は、「マイナンバー(8+4)桁」の有効性を検査します。 ※アドオン自動工程
- 〔x4.文字結合(8桁+4桁)〕: ワークフロー基盤は、「マイナンバー12桁」を組み立てます。 ※［データ更新］
- 【4.給与クラウドに登録】: 経理部の誰かが、申請者のマイナンバーを給与クラウドに登録します。 ※ヒューマン工程
- 〔x5.通知文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「手続完了通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
ワークフロー図のスライダー比較 (click to open)
3. 効果
この “チェックディジット検査” による改善効果は以下の通りです。
- 業務効率の向上
- 誤入力があった場合、番号確認社員の入力直後に、エラー通知されるようになりました。
- 誤入力があった場合の修正作業にかかる時間が短縮されました。
- 申請者のマイナンバー再提出が必要な場合でも、素早く依頼できるようになりました。
- 信頼性の向上
- マイナンバー情報の正確性を高めることで、社内外からの信頼性を向上させることができました。
- 外部講師からの信頼を獲得でき、企業イメージを向上させることができました。
- コンプライアンスの強化
- マイナンバー入力ミスの多くを自動的に検知できるようになりました。
- 法定調書に誤ったマイナンバーが記載される可能性を大幅に下げました。
4. 他業務での応用
この “自動検査” の仕組みは、「マイナンバー」に限らず、バリデーション検査が可能なあらゆるデータに適用できます。
- 商品コードの検査
- 商品コードのデータ形式がチェックディジット等で自動的に検査されるように設定します。
- 入力ミスによる商品情報（注文情報や請求情報）の誤りを防ぐことができます。
- 顧客データの検査
- 電話番号やメールアドレスなどのデータ形式が正規表現で自動検査されるように設定します。
- データ入力ミスによる顧客情報の誤りを防ぐことができます。
