申請フォーム…、色々なヒト向けにアレやコレや書かれているけど…。
1. 課題: 長すぎる説明文
〇〇コンサル社は、約50人の精鋭コンサルタントで構成されたIT系コンサルティングファームです。
各業界の最新情報を収集するため、頻繁に外部講師を招聘した社内講習会を開催しています。そして、その講演料支払いのためマイナンバーを申請するよう、都度、外部講師に依頼しています。（マイナンバー収集の業務）
- ワークフローを起動する公開Webフォーム “1.申請” (Before)
しかしその申請フォームには、「社員向けの説明文」と「個人事業主向けの説明文」が混在しており、外部講師にとって分かりにくいインターフェースと言わざるを得ない状況でした。
2. 解決策: 対象グループごとの申請フォーム
〇〇コンサル社ではこの課題を解決すべく、公開Webフォーム（申請フォーム）を、入社予定者等に利用してもらう “社員用” と外部講師等に利用してもらう “個人事業主用” に分離する方針としました。
すなわちプロセスオーナーは、”ワークフロー・アプリ” の開始ポイント（［メッセージ開始イベント Form］）を2つに増やし、
- 公開Webフォーム “1a.社員” では「役員従業員向けの説明文」だけが表示されるように、
- 公開Webフォーム “1b.個人” では「個人事業主向けの説明文」だけが表示されるように、
それぞれ改めました。その結果、外部講師はスムーズにマイナンバーを申請できるようになりました。
ワークフロー図の Before After 比較 （※画像比較スライダー）
ワークフロー図の詳細 （click to open）
Before (Advanced edition):
- （1.申請）: 申請者（役員従業員や個人事業主）は、自身のマイナンバーを申請します。役員従業員は扶養親族のマイナンバーも申請します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- 〔x2.受理文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「受理通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
- 【3.写真書類で本人確認】: 経理部の若手の誰かが、対面にて本人性を確認します。 ※ヒューマン工程
- 【4.給与クラウドに登録】: 経理部の誰かが、申請者のマイナンバーを給与クラウドに登録します。 ※ヒューマン工程
- 〔x5.通知文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「手続完了通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
After (Advanced edition):
- （1a.社員）: 役員従業員は、自身のマイナンバーと扶養親族のマイナンバーを申請します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- （1b.個人）: 個人事業主は、自身のマイナンバーを申請します。 ※［メッセージ開始イベント（フォーム）］
- 〔x2.受理文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「受理通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
- 【3.写真書類で本人確認】: 経理部の若手の誰かが、対面にて本人性を確認します。 ※ヒューマン工程
- 【4.給与クラウドに登録】: 経理部の誰かが、申請者のマイナンバーを給与クラウドに登録します。 ※ヒューマン工程
- 〔x5.通知文を自動生成〕: ワークフロー基盤は、「手続完了通知メール」の本文を組み立てます。 ※［データ更新］
公開フォームのサンプル （click to open）
3. 効果
この “申請フォームの分離” による改善効果は以下の通りです。
- 申請プロセスの簡略化 （申請者）:
- 必要な情報が明確になり、混乱が減少しました。
- 特に個人事業主にとっては、シンプルで直感的な申請が可能となりました。
- 申請時間の短縮 （申請者）:
- 分かりやすいガイド文により、申請に要する時間が短縮されました。
- 問い合わせ対応コストの削減 （経理部）:
- 明確な区別があることで、申請者からの問い合わせが減少しました。
- 申請者からの問い合わせが減少したことで、他の業務に集中できるようになりました。
- 法令遵守の強化:
- マイナンバー収集におけるガイドラインが明確化され、コンプライアンスリスクが低減しました。
- 外部講師の満足度向上:
- シンプルな申請プロセスを体験し、〇〇コンサル社への印象が向上しました。
- 〇〇コンサル社からの再度の協力依頼にも応じやすくなりました。
4. 他業務での応用
申請フォームの分離は、マイナンバー収集以外にも、様々な業務で活用できます。
- 経費精算
- 社員向けと役員向けで、経費精算の申請フォームを分離し、それぞれの申請に必要な情報を明確化する。
- 例えば、役員向けには接待費用の入力項目を追加する。
- 例えば、社員向けには旅費交通費用の入力項目を簡略化する。
- 休暇申請
- 有給休暇と病気休暇で、申請フォームを分離し、それぞれの申請に必要な情報を明確化する。
- 例えば、病気休暇には診断書の添付項目を追加する。
- 例えば、有給休暇には希望休暇と振替休暇の選択項目を追加する。
- 出張申請
- 国内出張と海外出張で、申請フォームを分離し、それぞれの申請に必要な情報を明確化する。
- 例えば、海外出張にはパスポートの有効期限の入力項目を追加する。
- 例えば、国内出張には宿泊施設の予約状況の確認項目を追加する。
- 購買申請
- 消耗品とIT機器で、申請フォームを分離し、それぞれの申請に必要な情報を明確化する。
- 例えば、IT機器には型番やスペックの入力項目を追加する。
