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内部統制強化と業務効率化を目的として導入

インプレスグループは、IT関連出版を行う『株式会社インプレスジャパン』など、十数社を傘下にもつメディア企業グループです。出版メディアやデジタルメディアを通じて、時代が求める付加価値の高いコンテンツ＋サービスを提供しています。（東証1部 9479）

今日では「ITパソコン」関連だけでなく、「音楽」「デザイン」「山岳自然」などの幅広い分野のコンテンツを販売し、持株会社である『株式会社インプレスホールディングス』が、経営資源の配分やインフラの提供を行っています。

クラウド型ワークフローシステム（Questetra）は、内部統制強化の一環としての「ITの統制」を実現するツールとして、またあわせて業務効率化を実現するツールとして導入しました。

運用に課題があった、多種多様な業務システムの利用権限申請

インプレスグループでは、グループ内の約600名の従業員が様々な業務システムを活用しています。「コンテンツの編集」はもちろん、「サービスの提供」や「取引・顧客データの管理」など、利用する業務システムは多岐に及びます。

「業務処理統制」の視点で言えば、これらの業務システムを上手に活用して業務処理そのものに「ミス」が起きない様にする事が大切です。ただ一方で「全般統制」の視点で言えば、それらの業務システムそのものが適切に運用される必要があります。

従来、システム利用権限の付与手続きは書面で行っていました。『情報システムのアカウント発行・停止申請』と言う形で、特に各子会社の人事部や業務責任者の回付を経て、社員の入社・退社・異動に伴う利用システム変更依頼を受け付けるのですが、以下の課題がありました。

1. 回付中の書類がどこかで止まっていても気付かない
2. 過去の手続き記録を検索しづらい
3. 内部統制の実施状況について監査を受ける際に時間がかかる

申請のオンライン化で内部統制監査対応コストも改善

今では、回付処理のオンライン化によってシステム利用権限が即日更新されるようになりました。また、更新内容が自動的に記録されるようになった事で監査証跡を簡単に提出できるようになり、「内部統制の実施状況に関する監査」（内部統制監査）への対応コストも大幅に下がったと言えます。情報システム部門自身の業務効率も非常に向上したと感じています。

業務フロー全体を俯瞰できるシステムを探していた

システムの選定については、「手続の電子化」も重要だったのですが、むしろ業務フローを明確にしたいと言う思いから「業務フロー図を全体俯瞰できる仕組み(システム)」を探していました。実は、『業務の流れ図』で画像検索していた折に Questetra を発見しました。

業務フロー図中の分岐ポイントで「条件分岐式を設定できる機能」や、業務フローのアラートポイントで「任意の送信先にメール送信できる機能」、各処理工程の担当者の割り当てを自動化できる「スイムレーン機能」が連動している点が、他製品には無い本当に素晴らしい機能だと思います。全ての業務フロー図を BPM システム上に記述できれば、担当者異動時の引き継ぎが、かなり楽になるのではないかと期待しています。

また、ワークフローシステムの導入プロジェクト自体は、「G Suite（旧Google Apps）と連携できる事」が重要でした。

G Suite との連携設定は非常に簡単で、すぐに Questetra と G Suite を連携させることができました。今後は人事総務の申請系業務プロセスにおいても利用して行く予定です。

また、複数のドメインを連携させたいとも考えています。各ドメインごとに別々の Questetra を運用するのではなく、「G Suite の複数ドメイン管理」の様な仕組みを Questetra 側も持って欲しいと思っています。期待しています。

※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。

※ 本事例は2013年5月時点の情報です