「株主名簿記載事項証明書」PDF生成後に別担当者が確認する工程を追加し、ダブルチェックを徹底。確認の属人化で生じていた誤記載を抑止し、信用低下リスクを軽減。
1．課題：証明書の発行ミス
EsEs 株式会社（未上場・株券不発行会社）では、株主に対して「株主名簿記載事項証明書」を発行しています。証明書発行依頼を受けた後、管理部の担当者は株主名簿から必要なデータを抽出して証明書PDFを作成し、送信しています。この一連の業務は管理部担当者が一人で実施していました。
時折、発行時に作業ミスがあり、誤った情報が証明書に含まれることがありました。このような問題はデータ抽出や確認の不十分さ、ならびにチェック体制の属人化が原因であり、信用の低下を招いていました。
2．解決策：ダブルチェック体制の導入
プロセスオーナーは、ワークフローアプリに、証明書PDF生成後に別の担当者が確認を行う工程を追加しました。これにより、従来は担当者一名のみで発行・確認されていた証明書PDFが、二人の異なるメンバーによって確認されるようになりました。
Before :
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- 株主が公開Webフォームより請求
- 証明書PDF生成
- 株主名簿をもとに、証明書PDF自動生成される
- 1. 依頼受理の判断
- 依頼内容に不備がないかを判断する
- Email送信
After :
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- 株主が公開Webフォームより請求
- 証明書PDF生成
- 株主名簿をもとに、証明書PDF自動生成される
- 1. 依頼受理の判断
- 依頼内容に不備がないかを判断する
- 2.PDFダブルチェック
- 管理部の別メンバによってダブルチェックが実施される
- Email送信
Compare Before/After
3．効果
- ミス発生の減少
- ダブルチェック体制により、証明書発行のミスが顕著に減少しました。
- 業務プロセスの透明性向上
- 二人の担当者による確認プロセスが実現され、業務の透明性と信頼性が向上しました。
- 担当者の業務負荷の適正化
- ダブルチェック体制により、業務が分担され、担当者一人当たりの業務負荷が適正化されました。
4．他業務への応用
- 金融機関での重要書類の発行プロセス
- ダブルチェック体制を導入し、発行ミスを防ぎ、顧客満足度の低下を防ぎます。
- 製造業の品質管理プロセス
- 品質管理プロセスでダブルチェック体制を取り入れることで、不良品の出荷を防ぎ、安定した品質が確保できます。
- 不動産業界における契約書類作成プロセス
- 担当者が契約書を作成した後、別の法務担当や営業リーダーが内容をチェックする体制を整備し、ミスを防止します。
5．提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
