手動修正後にPDF証明書作成を再実行するフローを追加。株主情報の特定エラー時に人手対応が必要だった処理を効率化し、ミスと発行遅延を削減。
1．課題：データ引当処理時のエラー
EsEs株式会社（未上場・株券不発行会社）では、株主に対して「株主名簿記載事項証明書」を発行しています。株主は、公開されているWebフォームを通じて申請します。
証明書発行のプロセスは、ほぼ自動化されています。具体的には、申請者のメールアドレスを元に、株主名簿（TSV形式）内で特定された株主情報が、PDF形式の証明書に差し込まれるという仕組みです。
しかし、株主名簿にメールアドレスが登録されていない場合や、同一のメールアドレスが複数の株主に紐づいている場合があります。この場合、対象の株主が一意に特定されず、証明書の作成に失敗することがあります。その結果、証明書の一部項目が空欄のまま出力される事象が発生していました。
また、このプロセスにはエラー発生を想定した処理が組み込まれていません。そのため、担当者の手作業による証明書の発行対応が必要となり、業務効率の低下を招いています。
2．解決策：手動リトライフローの追加
プロセスオーナーは、エラー発生時の対応策として、手動リトライフローを追加しました。
具体的には、担当者が証明書を確認する工程で不備を見つけた場合、株主情報の手動修正が可能になりました。また、情報が修正された場合、自動的にPDF形式の証明書に差し込まれる工程に回されます。
Before :
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- 株主が公開Webフォームより請求
- 株主名簿ファイルから、TSVで株主一覧を取得
- 請求者のメールアドレスで株主情報をフィルタし特定
- TSVでの請求者データの行数（何業目か）を取得
- TSVから株主名・株式数の情報を抽出
- 証明書PDFの生成
- 1.依頼受理の判断
- 請求者・生成された証明書PDFを確認
- Email送信（または申請不受理の判断）
After :
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- 株主が公開Webフォームより請求
- 株主名簿ファイルから、TSVで株主一覧を取得
- 請求者のメールアドレスで株主情報をフィルタし特定
- TSVでの請求者データの行数（何業目か）を取得
- TSVから株主名・株式数の情報を抽出
- 証明書PDFの生成
- 1.依頼受理の判断
- 請求者・生成された証明書PDFを確認
- 証明書に不備がある場合、TSVの行数を正しいデータに修正
- 「TSVから株主名・株式数の情報を抽出」自動工程へ
- Email送信（または申請不受理の判断）
Compare Before/After
3．効果
- 業務効率の向上
- エラー対応における手作業が削減され、事務処理ミスが減少し、証明書発行のスピードも向上します。
- 顧客満足度の向上
- 証明書発行の遅延が解消されることで、株主は必要な証明書をタイムリーに受け取ることができ、満足度が向上します。
- 明確な手順の確立
- エラー発生時の対応が明確になったことで、プロセス運営の効率化が進みます。
4．他業務への応用
- メール通知システム
- エラー時に再送処理を自動化することで、通知漏れや対応遅延を防ぎ、顧客対応のスピードと正確性を向上させることができます。
- 在庫管理システム
- 在庫情報の不整合が発生した際に、管理部門が修正を行い再処理を自動実行できる仕組みを導入することで、欠品や過剰在庫への迅速な対応が可能になります。
- 顧客データ更新プロセス
- データ更新中にエラーが発生した場合でも、確認・修正後に再処理を行えることで、顧客データの正確性と信頼性が高まります。
5．提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
