1. 課題：無効アドレスの特定に時間がかかる
ある美容室では、約50名のVIP顧客に「臨時休業のお知らせ」や「料金改定のご案内」などを一斉メールで配信しています。
これまでは、顧客名簿のTSVデータ（※）を使って、業務アプリ内で50件のメール送信処理を立ち上げ、それぞれの顧客に個別のメールを送っていました。このアプリは一度の操作で複数のメールを自動で送信できる仕組みです。
しかし、まれに無効なメールアドレスが含まれていると、エラーが発生します。エラーが発生した際、どのメールアドレスが原因かをすぐに特定することができず、1つのプロセスで50回実行される全てのメール送信ログを確認しなければなりません。このことが、担当者の負担となっていました。
※TSVデータとは、顧客名やメールアドレスなどの情報がタブで区切られて並ぶテキスト形式のデータです。
2. 解決策：メール送信処理を顧客ごとに分離
この課題を解決するため、プロセスオーナーはメール配信の仕組みを見直し、処理を再構成しました。従来はすべての送信を1つの業務アプリで管理していましたが、顧客ごとにメール送信を分けて処理する形（子プロセス）に変更しました。
具体的には、「顧客名」「メールアドレス」「告知文」の情報を子プロセスに渡し、各処理の中で1通ずつメールを自動送信する構成としています。さらに、エラーメッセージに必ずメールアドレスを含めるように設定することで、送信に失敗した場合も、どのメールアドレスが原因かをすぐに特定できるようになりました。
Before
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配信リストの登録
スタッフが、DM配信リストを登録します。
名前＆メアドセット
TSV文字列: セルデータの抽出 が行われます。顧客名と顧客メールアドレスが抽出されます。
メール自動送信
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
After
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配信リストの登録
スタッフが、DM配信リストを登録します。
名前＆メアドセット
TSV文字列: セルデータの抽出 が行われます。顧客名と顧客メールアドレスが抽出されます。
子プロセスを呼び出す
子プロセスを呼び出し、個別に配信処理を行います。
メール自動送信
抽出された顧客に対し、自動的にメールが配信されます。
3. 効果
エラーメールの特定
送信が顧客単位で管理されるようになり、エラーメッセージに送信先メールアドレスを含める設定を行ったことで、エラーメールの特定が容易になりました。
担当者の作業負荷の軽減
全件チェックが不要になり、確認作業の負担が大幅に減りました。
配信プロセスの保守性向上
顧客単位で明確に管理できるので、今後の改善やトラブル時の対応がしやすくなりました。
4. その他の業務への応用
アンケート依頼の配信
顧客や取引先へのアンケートURLを送信する際、送信記録を分離することで、回答状況や未回答者の把握が容易になります。
契約更新・確認連絡
契約更新案内や各種確認依頼も顧客単位で処理を分けることで、送信・返信履歴を正確に管理できます。
見積書・請求書の送付
見積書や請求書の送信業務でも、履歴を顧客ごとに記録でき、誤送信や再送依頼にもすぐに対応可能になります。
5. 提案資料
当社サービスの導入を検討いただく際の提案書サンプルです。課題に対する解決策の概要を記載しています。実際の相談内容に応じて、内容を個別にカスタマイズして提供いたします。
