全件確認やめます！目視は最小限

1. 課題：目視確認の負担が大きい

Fuwari美容室では、「臨時休業のお知らせ」や「料金改定のご案内」などを、毎月、約50人のVIP顧客に一斉にメール配信しています。これまでは、配信前に顧客名簿のTSVデータ（※）もとに、顧客台帳と照らし合わせながら、氏名とメールアドレスを1件ずつ目視で確認していました。

しかし、ここ半年ほどは誤りが確認されず、確認作業の必要性が低下していました。そのため、形式的に行っているこの作業が、スタッフにとって負担になっていました。

※TSVデータとは、顧客名やメールアドレスなどの情報がタブで区切られて並ぶテキスト形式のデータです。

2. 解決策：抜き取りチェックで省力運用

確認作業の負担を減らすため、プロセスオーナーは全件確認をやめ、ランダムに2〜3名のデータだけを抜き取って確認する方式に変更しました。サンプルに問題がなければそのまま進行し、問題があれば従来通り全件確認を行います。

さらに、確認には「開始後12時間以内」という締切を設定。期限までに対応がなければ、残りの顧客へは自動でメールが配信される仕組みとしました。

3. 効果

確認作業の省力化

抜き取り方式により、従来より少ない工数で確認が完了します。

目視確認の負担軽減

全件を1件ずつ目視で確認する作業が不要となり、スタッフの負担が大きく軽減されます。

配信スケジュールの安定

締切と自動配信の仕組みによって、送信のタイミングが明確になります。

4. その他の業務への応用

アンケート集計

一定時間後に自動的に集計や送信が進む仕組みで、担当者の確認作業の負担が軽減されます。

在庫管理

在庫データの確認が完了しなくても、期限後に自動的に処理が進みます。