600名分のフォーラム参加証を自動発行

大学教育研究フォーラム実行委員会は、その名の通り「大学教育研究フォーラム」というイベントを開催する委員会です。

大学教育研究フォーラムは、大学教育の研究や実践の成果に関する情報発信や意見交換の場であり、大学教育研究フォーラム実行委員会と京都大学高等教育研究開発推進センター、京大オリジナル株式会社との共催で、毎年開催されています。

同フォーラムの特徴は、学会よりもフランクな場であることです。学会では気軽に発表できない内容でもフォーラムでは発表しやすく、大学教員に留まらず大学職員・企業関係者など幅広い層が参加し発表できます。

Questetra BPM Suiteは、「大学教育研究フォーラム」の参加者受付や発表資料受付、関係者への案内などの運営業務で利用しています。大学教育研究フォーラム実行委員会が業務の仕組みを構築し、京大オリジナル株式会社（注1）がその仕組みを使って業務を進めています。

参加者受付では、約600名分のフォーラム参加証を申込みから入金確認まで Questetra で処理できるようにしました。

注1：
京大オリジナル株式会社は、京都大学の事業子会社として、大学の技術やナレッジを活かし、講習やコンサルティング、マッチング事業を展開している企業です。大学の外部組織であるため、大学の規定で学内組織では対応が難しいような提案も可能な組織です。

PayPalとも連携、領収書も自動生成しコストダウン

参加申込者が Web フォームにアクセスして必要な情報を入力すると、自動生成された参加証（PDF）がメールに添付されて申込者に送信されます。また、参加費は PayPal あるいは銀行振込で決済されるようにしました。

運営スタッフは、PayPal あるいは銀行振込で入金が確認されたものについて、Questetra に用意された入金確認工程を処理すると、領収書（PDF）が自動生成され、メールで申込者に送られます。

Questetra を利用する以前に採用していた参加費支払方法は、銀行振込に加え、当日会場での現金支払いでした。しかし、支払方法を PayPal あるいは銀行振込決済に変更したことで、会場での現金授受や領収書発行を行うスタッフが不要になり、運営において大きなコストダウンになりました。

事前資料提出も効率化

2020年度の大学教育研究フォーラムでは171件の発表がありました。発表資料は、事前に実行委員会に提出されます。資料（ファイル）は Web フォームで受け付けられるようにしました。

ここでは、提出された資料がどの発表のものであるのか、を分かりやすくする工夫をしました。発表タイトルについては、選択肢として選べるようにしました。

発表者は、資料受付フォームで自分の発表タイトルを選ぶ際、そのタイトルの一部を入力すれば、その文言を含む選択肢だけが表示されるため、約170タイトルの中からでも簡単に自分のタイトルを見つけ出せるようにしたのです。また、アップロードされた資料のファイル名に発表タイトルを付与するようにしました。

これにより、提出された資料と発表タイトルの紐付けに誤りがなくなり、発表の際に発表者と発表資料を取り違える、というようなミスが防止されるようになりました。

他業務へ展開に向けて

発表者の申込受付など他の業務へも展開していきたいと考えています。

発表者の申込みは、自前で構築したシステムを利用しています。今後は、この業務についても Questetra で処理される仕組みを構築し、前述の発表資料を受け付ける仕組みと連携させ、更なる業務効率化を図りたいと考えています。

※ 本事例は2021年6月時点の情報です